Een werknemer vordert bij de rechter in het kader van op te starten mediation alle stukken in zijn personeelsdossier, omdat hij daar volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) recht op heeft. De werkgever weigert de stukken af te geven, omdat de werknemer deze stukken al heeft dan wel bekend hiermee is. Wat zegt Rechtbank Den Haag?
Het uitgangspunt van de AVG is het transparantiebeginsel: iedereen moet in de gelegenheid zijn om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld, in te zien, en om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren.
Betrokkenen hebben dan ook het recht op inzage en op een kopie van de persoonsgegevens zonder daaraan andere beperkingen te verbinden dan de rechten en vrijheden van anderen.
Verzochte informatie moet in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek worden verstrekt.
Artikel 41 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) noemt een paar uitzonderingen waarin het recht op inzage valt te weigeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om de bescherming van de openbare veiligheid of de onafhankelijkheid van de rechter.
De werkgever voert aan dat de stukken waarvan de werknemer nu een kopie vraagt al eerder aan hem zijn verstrekt of dat hij met de gegevens die daarin staan bekend is of moet zijn, zoals bijvoorbeeld gegevens omtrent zijn ziekteverzuim en ziekteverloop. Dit behoort echter niet tot de uitzonderingen genoemd in artikel 41 UAVG.
Bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken.
Verder is in de AVG vastgelegd dat voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekening mogen worden gebracht dan een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten. Daaruit volgt dat de betrokkene ook om een kopie kan vragen van stukken die al eerder (ooit eens) zijn verstrekt.
Volgens de kantonrechter heeft de werknemer dan ook een rechtmatig belang bij afgifte van de stukken in zijn personeelsdossier die hem niet al na zijn verzoek zijn verstrekt. De kantonrechter vindt ook dat de werknemer daarbij een spoedeisend belang heeft. Hij heeft een conflict met zijn werkgever en het is voor hem van belang om te weten wat er in zijn personeelsdossier zit.
De werkgever heeft de wettelijke termijn van één maand niet in acht genomen en zonder bevel van de kantonrechter is niet te verwachten dat zij de werknemer binnen een redelijke termijn zal geven waarop hij recht heeft.
Oplegging van een dwangsom, als stimulans tot nakoming van de te geven beslissing, acht de kantonrechter aangewezen. De op te leggen dwangsom wordt gematigd en gemaximeerd.
De werkgever moet binnen drie werkdagen na het vonnis een kopie van de stukken waarin zij persoonsgegevens van de werknemer heeft verwerkt aan de werknemer overhandigen. Gebeurt dit niet dan volgt een dwangsom van 500 euro per dag dat de werkgever hiermee in gebreke blijft, met een maximum van 10.000 euro.
Uitspraak Rechtbank Den Haag, 31 augustus 2018, ECLI:NL:RBDHA:2018:10910
Een loonstrook maakt duidelijk wat een werknemer in een bepaalde periode heeft verdiend. Hij kan hiermee controleren of het uitbetaalde salaris klopt. De overheid stelt daarom allerlei eisen aan een salarisspecificatie.
Die gaan zowel over de inhoud van de loonstrook als het moment waarop je deze verstrekt.
Zo ben je in ieder geval verplicht om bij de eerste loonbetaling een loonstrook te geven aan een werknemer. Daarna moet je een loonstrook geven als een loonbetaling afwijkt van de vorige loonbetaling. In de praktijk geven veel werkgevers echter maandelijks een salarisspecificatie aan hun werknemers.
Volgens de Belastingdienst moet je in ieder geval de volgende gegevens op de loonstrook vermelden;
Het is ook mogelijk om een digitale loonstrook te geven. Dit kan echter niet zomaar. Je werknemer moet hier namelijk uitdrukkelijk mee instemmen. Als hij liever een papieren loonstrook ontvangt, dan moet je hem dus in deze vorm blijven geven. Daarnaast moet hij de digitale loonstrook kunnen opslaan. Op die manier kan hij de loonstrook ook op een later moment raadplegen.
Voor de loonstrook bestaat geen verplicht model. Je kunt dus gebruikmaken van een eigen format, bijvoorbeeld dat van je administratiekantoor. Als je de loonadministratie zelf doet, zorgt je salarissoftwarepakket voor de loonstroken. Op de website van salarisverwerking BV vind je een handig voorbeeld van een loonstrook met een interactieve uitleg.
U kunt ook om uitleg contact opnemen.Klik hier
Zo dient uw medewerker een identiteitsbewijs aan te leveren!
Bij het aangaan van een arbeidscontract bent u verplicht om een geldig ID-bewijs van de medewerker in het dossier te hebben. Dat mag een geldig paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument zijn, maar ‘géén rijbewijs‘.
dit geldt ook voor stagiairs die bij uw bedrijf stage lopen. Ook hierbij dient u de kopie tot vijf jaar na afloop van de stage te bewaren.
Van het paspoort heeft u een kopie nodig van de opengeklapte versie, waarbij alle randen en hoeken goed zichtbaar zijn. Ook moet u het Burgerservicenummer (BSN) kunnen zien op de kopie. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en een herkenbare foto bevatten.
Van de identiteitskaart heeft u een kopie nodig van zowel de voor- als achterkant, waarbij alle hoeken van de identiteitskaart goed zichtbaar zijn. Ook moet u het Burgerservicenummer (BSN) kunnen zien op de kopie. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en een herkenbare foto bevatten. (zie voorbeeld)
Van het vreemdelingenidentiteitsbewijs heeft u een kopie nodig van zowel de voor- als achterkant, waarbij alle hoeken van de identiteitskaart goed zichtbaar zijn. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en een herkenbare foto bevatten. (zie voorbeeld)
Let op: op de achterzijde staat vermeld of de desbetreffende persoon in Nederland mag werken en onder welke voorwaarden.
Het gaat om het identiteitsbewijs op het moment van indiensttreding. De kopie daarvan moet u blijven bewaren en nooit vervangen door een kopie van een recent (geldig) paspoort of ander identiteitsbewijs. Dat betekent dus dat wanneer de geldigheid van het identiteitsbewijs gedurende het dienstverband verloopt, u niet een nieuwe kopie hoeft te maken.
Werknemers dienen zich te allen tijden te kunnen identificeren. Dus ook bij een eventuele onverwachte controle. In dat geval is naast een paspoort, identiteitskaart en vreemdelingendocument ook een rijbewijs toegestaan.
Een medewerker gaat binnenkort uit dienst. Hij/Zij heeft nog 23 vakantiedagen over. Ze willen hun vakantiedagensaldo meenemen naar hun nieuwe werkgever. Kan dat? Zo ja, hoe giet ik dat in het vat?
Ja, dat kan.
In de wet staat dat een werknemer zijn vakantiedagentegoed bij zijn uitdiensttreding mee mag nemen naar zijn nieuwe werkgever. De werkgever betaalt dan het loon over het openstaande vakantiedagentegoed bij uitdiensttreding uit aan de werknemer. Vervolgens zet hij in een verklaring op hoeveel openstaande, niet genoten vakantiedagen de werknemer nog aanspraak had bij zijn uitdiensttreding en wanneer die zijn opgebouwd. De werknemer gaat met die verklaring naar zijn nieuwe werkgever die de werknemer dan in de gelegenheid moet stellen om zijn vakantiedagen, weliswaar zonder behoud van loon, op te nemen. Hij mag het opnemen van wettelijke vakantiedagen niet weigeren. Over de bovenwettelijke vakantiedagen mogen wel afwijkende afspraken gemaakt worden.
Voor de nieuwe werkgever is het vervelend dat de werknemer vakantierechten meeneemt. De werkgever mag de rechten beperken door schriftelijk met de werknemer overeen te komen dat hij afstand doet van zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Het recht op wettelijke vakantiedagen is niet in te perken, maar deze vakantiedagen vervallen in principe al een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. In de praktijk zal het meenemen van vakantie geen goede binnenkomer zijn en maakt de werknemer er daarom vaak geen gebruik van.
Weinig werknemers maken van deze “relatief onbekende” mogelijkheid gebruik.
Zie ook:
Vakantiegeld berekenen
NOG VAKANTIEDAGEN!
Dat vindt werkgeversorganisatie VNO-NCW. Zo kunnen bedrijven deze werknemers niet goed begeleiden.
Werkgevers zijn een lobby gestart waarin ze ‘een knellend probleem’ aankaarten: de strenge regels rond privacy van zieke werknemers. En ze doen hun beklag over de verplichte inzet van dure bedrijfsartsen. Die moeten na zes weken ziekte ingeschakeld worden. Veel te snel, vinden werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB Nederland.
De regels waarop de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert, zijn zo streng, zeggen zij, dat het werkgevers niet lukt zieke werknemers goed te begeleiden. Ook kunnen ze zo onmogelijk mensen met een arbeidsbeperking een juiste werkplek bieden, stellen zij in een pamflet dat ze naar de Tweede Kamer hebben gestuurd.
Werkgevers en ondersteunende partijen moeten relevante informatie mogen uitwisselen om mensen weer aan het werk te krijgen
Ondernemers schrijven,“Om mensen met een arbeidsbeperking aan het werk te helpen, om goede re-integratietrajecten te bieden voor ziek personeel en om uitval door ziekte te voorkomen, hebben we persoonlijke gegevens nodig”. “Werkgevers en ondersteunende partijen zoals het UWV, arbodiensten en bemiddelaars moeten relevante informatie mogen uitwisselen en verwerken om mensen weer aan het werk te krijgen of te houden.” Dat kan vaak niet door privacywetgeving.
VNO-NCW en MKB Nederland geven daarbij een paar voorbeelden. “Zo mogen werkgevers niet vragen naar ‘functionele mogelijkheden en beperkingen’ van een zieke werknemer. Oftewel je mag niet vragen of iemand nog kan zitten of staan of zich langere tijd kan concentreren. Dat is toch onhandig?”
In het pamflet beschrijven de ondernemers hoe lastig het is om een nieuwe werknemer met een beperking aan een juiste baan te helpen als je niet weet wat iemand mankeert. “Zo kan voor iemand met een autistische stoornis een rustige plek belangrijk zijn. Een uitzendbureau moet diegene dan niet op een druk callcenter plaatsen.”
Dat na zes weken ziekte een bedrijfsarts moet worden ingeschakeld is volgens VNO-NCW ‘volstrekt onnodig’. “Werkgever en werknemer zijn over het algemeen prima in staat zelf onderling afspraken te maken zonder te spreken over diagnose of behandeling.” Door het snelle inschakelen van de bedrijfsarts is er sprake van “onnodige medicalisering” en “daarmee hogere kosten voor de werkgever”. Een bedrijfsarts vraagt immers een hoger uurtarief dan een zogenoemde ‘medewerker verzuim’.
Wat de ondernemers ook onwerkbaar vinden is dat deze bedrijfsarts een plan van aanpak maakt. De werknemer moet bijvoorbeeld een bepaalde training krijgen of een andere interventie. Als de werknemer dat niet doet, kan de werkgever na twee jaar een boete krijgen van het UWV omdat de re-integratie niet goed gegaan is. Maar de werkgever weet niet exact wat er in het plan van aanpak staat, want dat is privé. Dus hoe kan hij dat dan controleren?
De werkgever hoeft niet het medisch dossier in te zien maar voor iemands functioneren is het wel goed om te weten wat iemand aankan
“De Autoriteit Persoonsgegevens kijkt uitsluitend naar de privacy van de werknemer en houdt geen rekening met de rechten en plichten van de werkgever”, klaagt Petra van de Goorbergh, directeur van Oval, de branchevereniging van arbodiensten en reïntegratiebedrijven. “De AP is niet gevoelig voor argumenten dat haar opstelling een negatief effect op een goede verzuimbegeleiding heeft of dat het tot enorme administratieve lasten leidt.” De bedrijfsartsen moeten in omfloerste taal beschrijven wat iemands mogelijkheden nog zijn en in een soort codetaal duidelijk maken aan de leiding van het bedrijf in hoeverre iemand ingeschakeld kan worden of dat de werknemer nog lang uit de roulatie is, zonder te verklappen wat er aan de hand is.
Van de Goorbergh: “De werkgever hoeft niet het medisch dossier in te zien maar voor iemands functioneren is het wel goed om te weten wat iemand aankan. En het zou fijn zijn als hij dat mag vastleggen. Dat mag nu niet. Dat is bizar. Zo’n medisch dossier moet natuurlijk niet het hele bedrijf door, maar je moet de begeleiding wel aan iemand kunnen overdragen zonder dat de persoon om wie het gaat telkens opnieuw moet vertellen wat er aan de hand is.”
De ondernemers vragen de Tweede Kamer of die de regelgeving wil aanpassen en nader beschrijven. Ook omdat de meeste ziekmeldingen in hun ogen helemaal geen medische oorzaak hebben. Met het pamflet kaarten de werkgevers een gevoelige discussie aan. Niemand wil immers dat (chronisch) zieke mensen minder kans maken op de arbeidsmarkt doordat iedereen weet dat zij wat mankeren.
