Geldt de waarde in het economisch verkeer of het normbedrag van € 3,35? We geven u wat antwoorden op deze vragen.
Verstrekt de werkgever een maaltijd op de werkplek dan is dit loon voor de werknemer. Hiervoor geldt een normbedrag van € 3,35. Is de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde hoger dan € 3,35, dan mag u toch het lagere normbedrag toepassen. Een eigen bijdrage van de werknemer komt in mindering op dit bedrag.
Het maakt niet uit of sprake is van ontbijt, lunch of diner. Het normbedrag is zodanig vastgesteld dat dit onder het bedrag blijft dat een werknemer gemiddeld besteedt aan een maaltijd op de werkplek.
U mag het normbedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling, dit komt ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Als u maaltijden aanwijst als eindheffingsloon hoeft u deze niet per werknemer te administreren. U houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. U vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,35 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.
In een bedrijfskantine met een externe cateraar waar werknemers van verschillende bedrijven eten, handelt u als volgt:
In uw administratie neemt u de verstrekking op als eindheffingsloon. U ontwikkelt samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:
U mag het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan uw betalingen en verstrekkingen aan de cateraar. U moet uitgaan van het normbedrag van € 3,35.
Een werkgever heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer koopt een lunch van € 2,35. Wat zijn de fiscale gevolgen?
Belastingtechnisch gezien verstrekt de werkgever een maaltijd. Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,35. Bij het loon van uw werknemer telt u het normbedrag minus de eigen bijdrage van de werknemer (€ 3,35 – € 2,35 = € 1). U kunt dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling en komt dus ten laste van de vrije ruimte.
Als de waarde in het economisch verkeer van de maaltijd aantoonbaar lager is dan het normbedrag, mag u de lagere waarde tot het loon rekenen. Het gaat hierbij niet alleen om de kosten van de ingrediënten. U moet ook rekening houden met de bijkomende kosten, zoals bijvoorbeeld: personeelskosten voor degene die de maaltijd bereidt, klaarzet of opruimt, kosten van faciliteiten die de werkgever beschikbaar stelt, energiekosten, verzekeringen, huurkosten.
Heeft de maaltijd op de werkplek een zakelijk karakter, dan is het normbedrag niet van toepassing. Voor een zakelijke maaltijd geldt een gerichte vrijstelling.
Maaltijden op de werkplek: paragraaf 20.3.1 Handboek Loonheffingen
Zakelijke maaltijden: paragraaf 20.1.3 Handboek Loonheffingen
De werkkostenregeling (WKR) is alleen bedoeld voor loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De werkgever kan een transitievergoeding daarom normaal gesproken niet in de vrije ruimte stoppen, omdat die loon uit vroegere dienstbetrekking is. De werkgever betaalt over de vergoeding geen premies werknemersverzekeringen, maar houdt wel loonbelasting/premie volksverzekeringen in én betaalt de werkgeversheffing voor de Zorgverzekeringswet (ZVW).
Vaak betalen werkgevers de transitievergoeding tegelijk uit met de eindafrekening van een werknemer, met daarin bijvoorbeeld de afkoop van de niet opgenomen vakantiedagen en opgebouwde vakantiebijslag. De werknemer ontvangt dan naast de vergoeding ook loon waarop de arbeidskorting van toepassing is. Alleen in deze situatie mag een werkgever de transitievergoeding aanwijzen als eindheffingsloon.
Er zit één addertje onder het gras: om de transitievergoeding in de vrije ruimte onder te mogen brengen, moet de vergoeding wel aan de gebruikelijkheidstoets voldoen. Dat betekent dat het gebruikelijk moet zijn dat de werknemer zo’n vergoeding belastingvrij krijgt. De Belastingdienst heeft dit in eerdere specifieke gevallen goedgekeurd. Daarnaast gaat de werkgever 80% eindheffing betalen over het meerdere als hij de grens van de vrije ruimte overschrijdt.
Door de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) mogen werkgevers per 1 januari 2020 de transitievergoeding niet meer naar beneden afronden op halve jaren. Een werknemer hoeft ook niet langer minimaal twee jaar in dienst te zijn om recht te hebben op de transitievergoeding. Aan de andere kant hebben oudere werknemers en werknemers met een lang dienstverband geen recht meer op een extra hoge transitievergoeding. Werkgevers kunnen berekenen wat het ontslag vóór en na de invoering van de WAB zal kosten.
Een werkgever kan bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkosten. Daarnaast kan hij er voor kiezen om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen als een bruto vergoeding te belasten (bruteren). Het voordeel daarvan is dat de werkgever dan niet langer alles per werknemer hoeft te administreren. Als een werkgever loon als eindheffingsbestanddeel aanwijst, is 1,2% van de totale fiscale loonsom vrij van belasting- en premie heffingen. Dit belastingvrije deel wordt in de volksmond de vrije ruimte genoemd. Alle vergoedingen en verstrekkingen boven dit bedrag worden met 80 procent belast.
Alles wat een werkgever aan vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer doet toekomen valt in eerste instantie onder het loon. Daar vallen dus ook vergoede kosten onder. Daarbij wordt niet gekeken naar de zaken die eventueel belastingvrij kunnen worden vergoed. Het arbeidsrechtelijke loon, waaronder bijvoorbeeld de auto van de zaak en een ambtswoning, zijn belast bij de werknemer.
Maar al het overige loon, zoals een fiets van de zaak, onkostenvergoedingen en het bedrijfsfeest, kunnen door de werkgever als eindheffingsbestanddeel voor de werkkosten worden aangewezen. Dat is meestal waar de onduidelijkheid begint. Want hoe groot mag dat eindheffingsdeel zijn en hoe zit het nou met de gebruikelijkheidsregeling?
Vanuit de werknemer gezien omvat het loon, naast het arbeidsrechtelijke loon:
Deze vergoedingen zijn dus niet van belang voor het eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. Ze behoren tot de gerichte vrijstellingen.
Voor de werkgever omvat het loon, naast het arbeidsrechtelijke loon, het loon in natura en de gerichte vrijstellingen ook nog uit vergoedingen en verstrekkingen. Het is voor een juiste belastingaangifte belangrijk om van die vergoedingen en verstrekkingen te weten of ze tot het loon behoren, volledig zijn vrijgesteld of slechts gedeeltelijk zijn vrijgesteld. Dat is waar de werkkostenregeling om de hoek komt kijken.
Vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever worden aangemerkt als eindheffingsloon, mogen niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Als het totaal meer dan 30% afwijkt van wat gebruikelijk is, wordt het meerdere belast alsof het loon is. Komt het bedrag niet boven de 2.400 euro in totaal, wordt het door de belastingdienst in elk geval als gebruikelijk aangemerkt.
Van een aantal zaken heeft de wetgever gesteld dat deze, hoewel de verstrekking loon in natura is en een zekere economische waarde heeft, toch op het fictieve bedrag van 0 euro worden gewaardeerd. Op de website van de Belastingdienst staat een actueel overzicht.
Werknemers kunnen loonbestanddelen omruilen. Zo kan een belast loonbestandsdeel worden omgeruild voor een onbelast deel. Dit wordt schriftelijk vastgelegd in de loonafspraken.
Om de juiste loonheffingen te berekenen moet u onderscheid maken tussen een receptie op de werkplek en op een externe locatie. Hieronder vindt u een uitleg van beide situaties.
De werkgever organiseert een receptie ter gelegenheid van het 25-jarig jubileum.
De volgende personen zijn uitgenodigd:
De werkgever maakt de volgende kosten:
De werkgever vraagt u om uit te zoeken wat de gevolgen voor de loonheffingen zijn. Hieronder leest u wat u moet doen.
Waar wordt de receptie georganiseerd?
U moet nagaan waar de receptie plaatsvindt. Er zijn 2 situaties mogelijk:
Als de receptie op de werkplek plaatsvindt, geldt de volgende waardering voor de onderdelen van de receptie:
De werkgever kan € 3,35 tot het loon van de werknemer te rekenen. Voor de jubilaris die zijn partner en 2 kinderen meeneemt, is dit € 3,35 x 4 = € 13,40
De werkgever kan het loon ook aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling.
Dit bedrag komt ten laste van de vrije ruimte. Er geldt geen gerichte vrijstelling.
In totaal kan de werkgever het volgende bedrag aanwijzen: € 3,35 x 81 personen = € 271,35.
Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Komen werknemers van andere vestigingen naar de receptie? Dan gelden bovenstaande waarderingen ook voor hen. De uitwerking is hetzelfde als hierboven.
Komen werknemers die in dienst zijn bij een andere werkgever naar de receptie? Dan gelden bovenstaande waarderingen alleen als de werkgevers de concernregeling toepassen.
De zakenrelaties zijn niet bij de werkgever in dienst. Voor hen is geen sprake van loon.
Als de receptie op een externe locatie plaatsvindt, geldt de volgende waardering:
De werkgever kan € 20 tot het loon van de werknemer rekenen. Als de jubilaris zijn partner en 2 kinderen meeneemt, is dit € 20 x 4 = € 80.
De werkgever kan het loon ook aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Er geldt geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering.
In totaal kan de werkgever het volgende bedrag aanwijzen:(€ 20 x 81 personen) = € 1.620.
Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.
De zakenrelaties zijn niet bij de werkgever in dienst. Voor hen is geen sprake van loon.
Artikel 13 Wet op de loonbelasting Artikel 31, lid 1 onderdeel f Wet op de loonbelasting Artikel 3.7 Uitvoeringsregeling loonbelasting Artikel 3.8 Uitvoeringsregeling loonbelasting
Paragraaf 4.2 Loon Paragraaf 8.1 Hoe werkt de werkkostenregeling? Paragraaf 8.1.5 ConcernregelingParagraaf 20.2.1 Werkplek Paragraaf 20.2.3 Consumpties op de werkplek Paragraaf 20.3.1 Maaltijden
Barbecue en de gevolgen voor de loonheffingenNieuwjaarsbijeenkomst: wat moet u doen? Teamuitje en gerichte vrijstellingenWanneer kiezen tussen werknemersloon en eindheffingsloon werkkostenregeling?
Als een diensttijduitkering aan alle voorwaarden voldoet, is de diensttijdvrijstelling van toepassing. De diensttijduitkering hoort dan niet tot het loon van de werknemer en is onbelast.
De diensttijdvrijstelling geldt als de werknemer tenminste 25 jaar in dienst is en nogmaals als de werknemer minstens 40 jaar in dienst is.
De grens van 25 of 40 jaar is zeer strikt. Als één dag ontbreekt, geldt de diensttijdvrijstelling niet. Begint de dienstbetrekking van een werknemer bijvoorbeeld op 2 januari 1979 en eindigt hij per 31 december 2019, dan is de periode van 40 jaar niet volgemaakt.
Voor de diensttijdvrijstelling geldt niet alleen de duur van het laatste dienstverband. De diensttijd van eerdere dienstverbanden bij dezelfde werkgever tellen ook mee. Belangrijk is dat de werknemer loon heeft ontvangen voor de verrichte arbeid. De perioden waarin het dienstverband onderbroken is, tellen niet mee.
Bij de diensttijd gaat het om de periode waarin een werknemer in dienstbetrekking is bij dezelfde werkgever. Heeft een werknemer eerst als uitzendkracht bij de werkgever gewerkt, dan tellen deze jaren niet mee.
In bepaalde gevallen mag u de diensttijd bij een andere werkgever wel meetellen. Voorbeelden hiervan zijn:
De diensttijdvrijstelling geldt één keer bij een 25-jarig dienstverband en één keer bij een 40-jarig dienstverband. Als de vrijstelling bij een 25-jarig dienstverband nog niet is gebruikt mag u bij een 40-jarig dienstverband de vrijstelling 2 keer toepassen.
De maximale diensttijdvrijstelling is het fiscale loon over een maand dat een werknemer ontvangt op het moment van uitbetalen van de diensttijduitkering. Dit is het loon uit kolom 14 van de loonstaat. Zowel loon uit tegenwoordige dienstbetrekking als loon uit vroegere dienstbetrekking tellen mee.
U houdt geen rekening met:
Bij het fiscale loon over een maand telt u het maandbedrag op van:
Bij het berekende bedrag telt u bovendien op:
U mag geen rekening houden met loon dat de werknemer van een andere inhoudingsplichtige ontvangt.
Is de werknemer minder gaan werken maar is de hoogte van de diensttijduitkering een voltijd maandloon? Dan gaat u voor de berekening van de diensttijdvrijstelling toch uit van het deeltijdloon.
Een werkgever mag een diensttijduitkering verstrekken in zowel ‘loon in geld’ als ‘loon in natura’, zolang de totale waarde niet meer is dan een maandloon. Als u aan bovenstaande 3 voorwaarden voldoet, geldt de diensttijdvrijstelling. Het bedrag boven het maandloon is loon voor de werknemer. De werkgever mag dit bedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling.
De diensttijduitkering is loon voor de werknemer als u niet voldoet aan alle voorwaarden. U kunt de uitkering aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. De diensttijduitkering moet dan aan de gebruikelijkheidstoets voldoen. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Meer over de gebruikelijkheidstoets leest u in hoofdstuk 4.2 Handboek Loonheffingen.
De werknemer is 12,5 jaar in dienst en ontvangt een diensttijduitkering van € 1.500. Dit is een half maandsalaris. De werkgever wil dit onbelast uitkeren aan de werknemer. Wat moet u doen?
Bij een diensttijd van 12,5 jaar is de diensttijdvrijstelling niet van toepassing. U controleert of de diensttijduitkering voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. De werknemer ontvangt naast de diensttijduitkering geen andere vergoedingen en verstrekkingen. De werkgever kan de diensttijduitkering daarom aanwijzen als eindheffingsloon. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Meer informatie Handboek loonheffingen hoofdstuk 19.2.1
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
