De minimale en maximale bedragen worden 1x per kalenderjaar vastgesteld op het gemiddelde van het minimumuurloon per 1 januari en per 1 juli. De bedragen van het minimumloon worden per 1 januari en per 1 juli geïndexeerd.
Zo zal bijvoorbeeld de jaarlijkse griepgolf uw werknemers heus niet overslaan. Dit ziekteverzuim duurt meestal niet lang. U zieke werknemer is binnen een paar dagen weer aan het werk.
Zo bent u verplicht om uw werknemer de eerste 2 jaar van zijn ziekte minimaal 70% van het loon door te betalen. En het werk blijft liggen dus u moet ook nog eens vervanging zoeken.
Om ervoor te zorgen dat u niet geconfronteerd wordt met de hoge kosten die (ziekte)verzuim met zich meebrengt, is het belangrijk goed beleid op te stellen om te voorkomen dat u werknemers onnodig (lang) ziek worden. In dit bericht vertellen we u welke vormen van verzuim er zijn, welke verplichtingen u als werkgever hebt tijdens het verzuim, maar vooral ook hoe u een goed verzuimbeleid kan opstellen zodat u ziekteverzuim voorkomt en niet onnodig veel geld verliest!
Wilt u weten over onze verzuimverzekering?
Welke gevolgen het ziekteverzuim heeft voor u als werkgever en welke verplichtingen dit met zich meebrengt, hangt af van het soort ziekteverzuim waar u mee te maken hebt.
Iedereen wordt wel eens ziek. Een griepje heeft u zo te pakken. Zo ook uw werknemers. Vaak duurt dit ziek zijn maar een paar dagen en kunt uw werknemer daarna weer aan het werk. Dan is sprake van kortdurend ziekteverzuim. Bij kortdurend ziekteverzuim van uw werknemers bestaan uw verplichtingen vaak enkel uit het doorbetalen van het loon. Daarnaast moet u uw werknemer binnen vier dagen ziek melden bij de arbodienst of de bedrijfsarts. Dit doet u heel makkelijk digitaal op de website van het UWV. Doet u dit niet of te laat dan riskeer u een boete van maximaal € 455,-.
Indien uw werknemer regelmatig korte periodes ziek is, spreekt u over frequent kortdurend ziekteverzuim. Dit ziekteverzuim kan leiden tot langdurig ziekteverzuim. Zorg er dan ook voor dat u als werkgever tijdig het gesprek aangaat met deze werknemer en leg de verslagen van die gesprekken goed vast in het personeelsdossier.
Let hier wel op welke gegevens u in de verslagen opneemt. Zo mag u details over de aard van de ziekte hier alleen in opnemen als uw werknemer hier toestemming voor heeft gegeven.
Natuurlijk hoopt u dat wanneer u het gesprek met uw werknemer bent aangegaan over het ziekteverzuim, het beter met hem gaat en hij zich minder vaak, en uiteindelijk helemaal niet meer ziek meldt. Toch kan het zijn dat er geen verbetering optreedt. Dan is, hoe naar het ook klinkt, het ontslaan van uw werknemer een optie. Dit kan als uw bedrijf in gevaar komt door het verzuim van uw werknemer, of als de werkdruk voor uw overige werknemers te hoog wordt. Het ontslag vraagt u aan bij de kantonrechter. U hebt hier wel een deskundigenoordeel van het UWV voor nodig.
Tip: U kan afspreken dat er een wachttijd geldt bij ziekteverzuim. U hoeft dan de eerste ziektedagen niet door te betalen. Doe dit altijd schriftelijk in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst.
Indien uw werknemer langer dan zes weken ziek is, is er sprake van langdurig ziekteverzuim. In dit geval rusten er veel meer verplichtingen op u als werkgever. Zo is de Wet Verbetering Poortwachter van toepassing. Deze wet schrijft voor dat u als werkgever uw zieke werknemer actief moet helpen bij zijn re-integratie.
Hierbij dient u ook de hulp van een bedrijf in te schakelen dat gespecialiseerd is in het weer aan het werk krijgen van u werknemer. Daarnaast bent u verplicht om in ieder geval twee jaar lang minimaal 70% van het loon door te betalen. Tot slot gaat uw onderneming verder en dient u vervanging te vinden. Dit kan hoog in de kosten lopen, waardoor werkgevers, met name bij contracten voor onbepaalde tijd, ervoor kiezen om dit risico af te dekken met een verzekering.
Is uw werknemer niet ziek, maar meldt hij of zij zich toch ziek? Dan is sprake van ongeoorloofd verzuim. In de praktijk gebeurt dit wel eens bij een arbeidsconflict.
Een arbeidsconflict is geen geldige reden voor een ziekmelding. Het kan echter voorkomen dat een werknemer daadwerkelijk ziek wordt als gevolg van een conflict. Let daar als werkgever goed op!
Meldt jouw werknemer zich ziek om bijvoorbeeld voor een ziek kind te zorgen? Ook dan is sprake van ongeoorloofd verzuim. Uw werknemer is immers niet zelf ziek.
We adviseren u om voor dergelijke situaties goede afspraken te maken. Zo kan u uw werknemer bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden om thuis te werken.
Hoe gaat u als werkgever om met ziekteverzuim? Wat zijn uw verplichtingen, hoe dringt u het ziekteverzuim terug en wat zijn uw mogelijkheden bij ongeoorloofd verzuim?
Zorg dat u duidelijk vastlegt hoe u omgaat met ziekteverzuim. U bent wettelijk verplicht een ziekteverzuimbeleid te voeren. Handig is op dit beleid op te schrijven en toe te voegen aan bijvoorbeeld het personeelshandboek. In het ziekteverzuimbeleid neemt u op hoe u omgaat met de verzuimregistratie en hoe u uw zieke werknemers begeleidt bij de re-integratie. Ook legt u hierin vast hoe u de verzuimpreventie regelt. U wilt natuurlijk alleen maar gezonde mensen op de werkvloer. Zeker als u bedenkt dat een zieke werknemer u gemiddeld €200,- tot €400,- per dag kost. U kan er natuurlijk voor kiezen om een verzuimverzekering af te sluiten. Deze verzekeringen zijn alleen heel duur. Beter is het dus om ziekteverzuim te verminderen en te voorkomen! Wilt u hulp bij het opstellen van u ziekteverzuimbeleid?
Neem dan contact op met ons team
De Wet Verbetering Poortwachter bepaalt dat zowel u als uw zieke werknemer zich moeten inspannen om er voor te zorgen dat de werknemer weer aan het werk kan. Jullie moeten samen een re-integratieplan (Plan van Aanpak) opstellen. Doe dit uiterlijk in de achtste week dat uw werknemer ziek thuis zit. In het Plan van Aanpak nemen jullie op wat jullie willen bereiken. Dit doel kan ook zijn dat de werknemer weer aan het werk is bij u in een andere functie zijn. Daarnaast kunt u afspraken maken over bijvoorbeeld het volgen van therapie of het krijgen van begeleiding door een coach. De kosten van het re-integratieproces liggen bij u als werkgever. Elke zes weken houdt u een evaluatie over het verloop van het re-integratieproces met uw werknemer. Maak van deze evaluatiegesprekken goede verslagen en bewaar deze in het personeelsdossier!
Wilt u meer weten over hoe een personeelsdossier u als werkgever kan beschermen?
Hoe u risico’s hiermee afdekt?
De meest zwaarwegende verplichting voor u als werkgever bij ziekteverzuim is de verplichting om gedurende twee jaar minimaal 70% van het loon door te betalen aan je werknemer. Indien 70% van het loon betekent dat dit bedrag onder het minimumloon uitkomt, moet u het minimumloon betalen.
Een tip: check altijd even de van toepassing zijnde CAO als u die hebt. Hier kan bijvoorbeeld in staan dat u in het eerste jaar 100% van het loon moet blijven doorbetalen. Kijk daarom eerst of er een CAO geldt in uw branche en lees die goed door.
Een zieke werknemer kost geld. Een goede manier om de kosten van ziekteverzuim laag te houden is door het ziekteverzuim zelf terug te dringen. En door, wanneer sprake is van ongeoorloofd verzuim, die maatregelen te nemen die nodig zijn.
Als u het voor uw werknemers te makkelijk maakt om zich ziek te melden, zijn ze geneigd dit veel sneller te doen. Ook als ze niet echt ziek zijn, of enkel een hoestje hebben. Neem geen genoegen met een simpel mailtje of een Whatsapp berichtje van je werknemer.
Zorg dat uw werknemer zich alleen ziek kan melden door vóór een bepaald tijdstip, bijvoorbeeld voor 9 uur s’ ochtends, direct telefonisch contact op te nemen met zijn of haar leidinggevende. Laat de leidinggevende dan ook een paar gerichte vragen stellen als: ‘Hoe voelt u zich nu?’, ‘Wanneer denkt u terug te zijn op het werk?’ en ‘Kunt u me elke dag up te date houden over hoe u uw voelt?’. Hiermee geeft u een signaal aan uw werknemers dat u een ziekmelding serieus neemt. Hierdoor zullen zij minder snel geneigd zich ziek te melden als ze niet echt ziek zijn.
We schreven net al dat u zieke werknemers recht hebben op doorbetaling van het loon bij ziekteverzuim (wachtdagen daargelaten). Dit is niet zo wanneer sprake is van ongeoorloofd verzuim.
Want dan telt ‘Geen arbeid, geen loon!’.
Zorg dat er besef is bij uw werknemers over hoe kostbaar het is voor uw bedrijf als iemand uitvalt en wat de consequenties zijn als iemand hier niet eerlijk over is. De consequentie kan namelijk ontslag zijn. Het is wat minder gezellig, maar neem het bijvoorbeeld op in het ziekteverzuimbeleid of het personeelshandboek. Daarnaast moet u de mogelijkheid hebben om te controleren of wel echt sprake is van ziekte. Uw zieke werknemer moet de controlevoorschriften die u in dat kader geeft, opvolgen. Deze voorschriften moeten schriftelijk worden gegeven en mogen niet onredelijk zijn. Volgt uw zieke werknemer de controlevoorschriften niet op, dan mag u de betaling van het loon opschorten.
Let wel op! U mag niet alles vragen aan uw werknemers. Zo hoeven zij, zoals we eerder al vertelden, niet te vertellen wat de aard van de ziekte is.
U hoort tegenwoordig steeds vaker dat mensen langdurig thuis zitten, omdat ze een burn-out hebben. Ze zijn opgebrand en overwerkt. Voor u als werkgever een ontzettend vervelende en met name kostbare aangelegenheid. Is iemand vaak moe, heeft iemand veel stress en gaat deze persoon vaak over zijn of haar kunnen heen?
Let dan op dat de werkdruk niet te hoog is.
Als u hier niets aan doet, kan dit leiden tot een burn-out. Bij een burn-out kan u de werknemer soms voor de duur van een jaar kwijt zijn.
Hoe voorkomt u een burn-out? Het verschilt van persoon tot persoon wanneer iemand te veel op zijn of haar bordje heeft. Het is daarom belangrijk om de werkdruk van uw werknemers in de gaten te houden. Plan wekelijkse of maandelijkse gesprekken (one-on-one) in, waarbij u vraagt hoe het bij ze gaat. Communicatie is erg belangrijk, omdat u de mogelijkheid wil hebben om op tijd in te grijpen. Probeer dan ook de drempel voor het vragen om hulp te verlagen en toon betrokkenheid. Zo weet u op tijd wat er speelt en kun u eventuele maatregelen treffen. Voorkomen is zeker in dit geval beter dan genezen.
Wist u dat uw werknemers u als werkgever aansprakelijk kunnen stellen voor de burn-out?
Dit is in de praktijk niet eenvoudig voor elkaar te krijgen door de werknemer. Maar houd hier rekening mee omdat de oorzaak van een burn-out vaak bij het werk ligt.
Zoals bij alles geldt ook hier: schrijf het op! Hou al het ziekteverzuim van uw werknemers bij in het personeelsdossier. Dit is helemaal belangrijk bij langdurig verzuim. Is dat verzuim namelijk ongeoorloofd, en wilt u uw verzuimende werknemer ontslaan, dan sta u met een goed bijgehouden personeelsdossier sterker in een eventuele ontslagprocedure bij de kantonrechter. Weet u nog niet wat een personeelsdossier is? En wat u hieraan hebt? Neem dan contact op met werkgeverscoach.
Heeft u vragen omtrent ziekteverzuim? Over uw rechtspositie? Over hoe u juridisch uw bedrijf goed kan beschermen in dergelijke gevallen? Neem gerust contact op met 100% Salarisverwerking. Wij staan altijd voor u klaar.
Uit de praktijk blijkt dat dit niet altijd duidelijk is. In deze handreiking vindt u meer informatie met een voorbeeld.
In de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ vermeldt u het loon voor de werknemersverzekeringen (loon SV) dat de werkgever als aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen betaalt.
U vult de rubriek voor de uitbetaalde aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen in als aan de volgende voorwaarden voldaan is:
De betaalde aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen is loon voor de werknemersverzekeringen. U vermeldt de aanvulling dus ook in de rubriek ‘Loon SV’. U gebruikt voor deze aanvulling dezelfde code als de code die geldt voor het arbeidsloon van de niet beëindigde dienstbetrekking.
In de volgende situaties vult u de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ niet in:
Let op!
Vult u in deze gevallen toch een uitbetaalde aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen in,
dan gaat UWV bij het vaststellen van een uitkering uit van een te laag loon.
De werknemer wordt arbeidsongeschikt en krijgt recht op een WIA-uitkering. UWV gaat voor het
bepalen van de hoogte van de uitkering uit van zijn loon in het jaar dat voorafgaat aan de arbeidsongeschiktheid.
In dat voorgaande jaar is de situatie als volgt:
In de aangifte over september en oktober vult u bij het loon voor de werknemersverzekeringen
€ 2.000 in. In de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ vermeldt u € 600, omdat u ervan uitgaat dat deze loonbetaling bestaat uit 70% loondoorbetaling en 30% aanvulling.
Dat is niet juist. Er is namelijk geen sprake van een aanvulling, maar van 100% loondoorbetaling bij ziekte. De totale loonbetaling is normaal loon. Het gevolg is dat UWV de uitkering baseert op een te laag loon. Want alles wat u invult bij de uitbetaalde aanvulling op een uitkering trekt UWV af van het loon voor de werknemersverzekeringen. In dit geval gaat UWV voor de berekening van de WIA-uitkering dan uit van € 22.800 (€ 24.000 loon – € 1.200), terwijl dat € 24.000 had moeten zijn.
Als de werkgever aan een werknemer een aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen betaalt en de dienstbetrekking is beëindigd, is geen sprake van loon SV. U gebruikt voor deze aanvulling code soort inkomstenverhouding/inkomenscode 61. De rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ vult u niet in.
In de brochure ‘Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2019’ leest u meer informatie over de rubrieken in de aangifte loonheffingen.
Op 25 juni ontvingen salarisprofessionals en softwareontwikkelaars deze informatie tijdens het zomercongres van team Oswo. Sprekers van UWV, Ministerie van Sociale Zaken en Belastingdienst gaven een toelichting op de gevolgen van de WAB voor de aangifte loonheffingen.
De WAB geldt met ingang van 1 januari 2020. Deze wet heeft onder meer gevolgen voor de WW-premie. Werkgevers gaan minder WW-premie betalen voor werknemers die ze vast in dienst nemen. In welke sector een werkgever actief is, heeft geen invloed meer op de hoogte van de WW-premie.
De lage premie is van toepassing als u aan 3 voorwaarden voldoet:
Voor onderstaande situaties is altijd de lage premie van toepassing:
In het voorbeelden WAB leest u meer hierover en wat u moet aangeven in de aangifte loonheffingen. U vindt in de memo ook voorbeelden voor de verschillende situaties die mogelijk zijn.
U bent als werkgever in zo’n geval ook niet verplicht een transitievergoeding te betalen. Het is wel mogelijk om andere afspraken, zoals een andere vergoeding, nabetaling van bonussen en uitbetaling van het IKB te maken.
Let op: u dient zorg te dragen voor een goede administratie. Laat de medewerker een beëindigingsovereenkomst tekenen waarin staat dat de overeenkomst met wederzijds goedvinden wordt beëindigd en welke afspraken er zijn gemaakt. U kunt ook de ontslagbrief bewaren. Als in die brief geen datum staat, dient u die nog te bevestigen aan de medewerker.
Als er geen sprake is van wederzijds goedvinden, kunt u soms de arbeidsovereenkomst ook met instemming van de medewerker beëindigen. Dat wordt meestal gedaan aan de hand van een vaststellingsovereenkomst (VSO). U bent in dit geval wel verplicht om een transitievergoeding te betalen conform de rekenmethode voor transitievergoedingen. Daarnaast kunt u afspraken maken over andere zaken, zoals een tijdelijke vrijstelling van arbeid, het tijdelijk doorbetalen van loon, bonussen en een extra vergoeding.
Let op: u dient zorg te dragen voor een goede administratie. Laat de medewerker een overeenkomst tekenen waarin alle afspraken zijn opgenomen.
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
