U bent als werkgever wettelijk verplicht een loonadministratie bij te houden als u voldoet aan deze drie voorwaarden:
Heeft u één of meer medewerkers in dienst en betaalt u ze loon, dan bent u ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen.
Voldoet u niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. U bent dan dus niet verplicht een loonadministratie bij te houden.
‘Werknemer ’ en ‘loon ’ hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ‘loon ’ als u het hebt over de loonheffingen, dan als u kijkt naar het arbeidsrecht.
Voor het arbeidsrecht is ‘loon ’ dat wat u ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als ‘loon ’.
Loon heeft trouwens veel synoniemen. Wat dacht u van: salaris, tantième, soldij, honorarium, stipendium. Als we spreken over loon, dan bedoelen we ook alle synoniemen.
Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn.
Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding.
Als werkgever met personeel bent u inhoudingsplichtig. En als zodanig heeft u de volgende verplichtingen en verantwoordelijkheden:
Dit alles is veel werk en omgeven door een complexe en telkens veranderende wet- en regelgeving. U hebt niet alleen te maken met fiscale en sociale wetgeving, maar in veel gevallen ook met pensioenen en CAO’s. Veel ondernemers branden zich daar niet aan. Het kost veel tijd en loopt risico’s op boetes, maar ook het risico dat u geen of onvoldoende gebruik maakt van alle wettelijke mogelijkheden zijn alom aanwezig. Uitbesteden aan een specialist is dan verstandig.
Wilt u de loonadministratie zelf doen of deels, maar heeft u daar toch wel hulp bij nodig? Of wilt u alles rondom payroll (deels) uitbesteden? Het 100% Salarisverwerking team kunt u ondersteunen om de salarisadministratie te doen zoals u dit graag wilt.
We zullen je op weg helpen met enkele aandachtspunten die van invloed kunnen zijn op de WW-premie. In de basis betaal je voor een werknemer 5% minder WW-premie wanneer er sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst, voor onbepaalde tijd, met een vast aantal uren. Voor die basiscriteria volgt hieronder een korte toelichting.
Een belangrijke voorwaarde voor de lage WW-premie is dat er sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Dat moet aantoonbaar zijn, ook wanneer iemand al meer dan 20 jaar in dienst is en ooit als zaterdaghulpje is begonnen. Inventariseer dit en neem eventueel maatregelen. Het zal later dit jaar vastgelegd moeten worden in jouw HR- of salarissysteem en per 2020 deel uitmaken van de loonaangifte. Een ‘ja’ in de aangifte van 2020 kan je 5% WW-premie besparen.
In de huidige loonaangifte wordt doorgegeven of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. Dit zal dus vastgelegd zijn in jouw HR- of salarissysteem. In de praktijk blijkt hier veel vervuiling in te zitten en loopt een UWV hier pas bij een uitkeringsaanvraag tegenaan. Controleer je administratie hierop. Alleen contracten voor onbepaalde tijd komen in aanmerking voor de lage WW-premie en wat houdt je tegen om tijdelijke contracten die begin volgend jaar voor onbepaalde tijd verlengd gaan worden, al iets eerder om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd.
Is er geen sprake van een vast overeengekomen arbeidsduur, dan is er volgens de standpunten van het kabinet een inkomensrisico voor de werknemer. Dit leidt tot een hoge WW-premie. De klassieke oproepkracht valt hieronder, maar ook een werknemer met een min-maxcontract. Ook voor parttimers met veel meeruren zal uiteindelijk de hoge premie betaald gaan worden. Juist op het gebied van de arbeidsduur heb je ‘huiswerk’ en dat kan je geld besparen.
Begin dus op tijd.
Op de salaris-/loonadministratie en HR afdeling zal door de WAB verwacht worden goed voorbereid te zijn op de volgende punten:
Begin op tijd met de WAB, want de ‘inleverdatum’ van 1 januari 2020 zal niet opgeschoven worden.
(AVG-proof)
Uitgangspunt is onze webbased software voor personeels- en salarisadministratie waarmee u 24 uur per dag toegang hebt tot uw digitale personeelsdossiers en salarisadministratie. Dit wordt ondersteund door handige apps waarmee verlofadministratie, digitaal declareren en personeelsplanning kinderspel wordt. Daarnaast zorgen handige koppelingen met onder andere uw boekhouding, arbodienst en roosterpakket voor eenvoudige een kostenbesparende oplossingen.
Salarisadministratie uitbesteden Salarisadministratie samen doen Salarisadministratie zelf doen
Meer weten over verzuimverzekering
Ruim de helft van de ondervraagden geeft aan niet van plan te zijn om de omzet uit salarisverwerking te vergroten. Van de kantoren die geen loonverwerking aanbieden zegt 62 procent dit ook in de toekomst niet te gaan doen.
De grootste belemmering vormt het gebrek aan expertise, waardoor inhuur van externe experts noodzakelijk is. Zo blijft te weinig marge over waardoor een groot deel van de accountants payrollverwerking niet rendabel genoeg vindt om als dienst aan de klant te leveren. Die uitkomst komt voor Vera Lenaerts, sales consultant online payroll bij Exact, niet als een grote verrassing. Ze spreekt regelmatig partners van accountantskantoren die aangeven geen geld te verdienen met salarisadministratie. Lenaerts: ‘Als ik vraag waarom een deel dit dan toch in het servicepakket opneemt, krijg ik vaak als antwoord: ‘Het is een extra service richting de klant.’ Deze reactie suggereert dat klantvriendelijkheid en rendement niet samengaan. Dat klopt niet.’
De Belastingdienst geeft loonbelasting tabellen uit waarmee inhoudingsplichtigen handmatig de loonbelasting/premie volksverzekeringen kunnen vaststellen die zij moeten inhouden voor hun werknemers of uitkeringsgerechtigden.
Deze tabellen kunt u downloaden en zien via belastingdienst.nl/tabellen.
De werknemer of uitkeringsgerechtigde kan wonen in Nederland, in een land van landenkring of in een derde land.
Voor werknemers en uitkeringsgerechtigden die wonen in het buitenland geldt een beperking van de heffingskortingen, zowel in de standaardsituatie als in een herleidingssituatie.
Voor inhoudingsplichtigen met een geautomatiseerde loonadministratie is er een alternatief voor het gebruik van deze tabellen: formules voor de berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen.
U vindt de formules in deze rekenvoorschriften. (pdf)
De bedragen in de tabellen zijn bindend. Als u de rekenvoorschriften toepast, moet de uitkomst dus hetzelfde zijn als wanneer u de tabellen raadpleegt. Een uitzondering geldt voor de bedragen die u berekent bij het maximale tabelloon (symbool Lmax). Een verschil van € 0,01 is toegestaan.
Voor deze werknemers en uitkeringsgerechtigden past u de herleidingstabellen toe, of u maakt gebruik van de substitutiemethode waarmee u de inhouding zelf kunt berekenen.
U kunt alle substitutiewaarden van bijlage 2, 3, 4 en 5 zelf berekenen.
Meer informatie, bijvoorbeeld over de witte en groene tabellen, over internationale situaties, woonplaats en over het loon waarop de berekeningen moeten worden toegepast, vindt u ook in het ‘Handboek Loonheffingen’ op belastingdienst.nl/loonheffingen.
Zie:
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
