U mag uitgezonden werknemers een vergoeding geven voor extra kosten van het verblijf in het buitenland. Voor deze vergoeding van extraterritoriale kosten (hierna: ET-kosten) geldt een gerichte vrijstelling.
Voor een bepaalde groep uitgezonden werknemers mag u de 30%-regeling toepassen. Dit houdt in dat u voor ET-kosten zonder nader bewijs een vergoeding mag geven van 30% van het loon inclusief de vergoeding. Als u voldoet aan de voorwaarden is de vergoeding gericht vrijgesteld.
Dit geldt voor de volgende werknemers:
Wilt u gebruikmaken van de 30%-regeling voor een uitgezonden werknemer? Dan moet de werknemer in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland verblijven. Uitzendingen van minder dan 15 dagen tellen hierbij niet mee. Maar als de werknemer eenmaal aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, dan mag u voor de berekening van het aantal dagen waarop u de 30%-regeling mag toepassen, ook alle uitzendingen van ten minste 10 dagen meetellen.
Om van de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers gebruik te kunnen maken, hebt u geen beschikking nodig van de Belastingdienst. Als u aan de voorwaarden voldoet, kunt u de regeling toepassen. De 30%-regeling geldt dan voor de duur van de uitzending.
Hieronder vindt u 2 praktische voorbeelden over de berekening van de dagen waarop u de 30%-regeling mag toepassen.
Voorbeeld 1
U zendt werknemer A op 1 februari uit naar Chili voor 50 dagen. Na afloop van het werk daar, komt de werknemer terug naar Nederland. In oktober van hetzelfde jaar zendt u deze werknemer opnieuw uit, nu voor 11 dagen naar Argentinië. Omdat deze werknemer aan de 45-dagenvoorwaarde voldoet, mag u ook de 11-daagse uitzending meetellen: u past de 30%-regeling voor deze werknemer toe op het loon dat hij tijdens de 61 dagen uitzending verdiende.
Voorbeeld 2
Op 8 maart zendt u werknemer B uit naar Tanzania. De uitzending duurt 20 dagen, waarna de werknemer weer naar Nederland komt. In de loop van hetzelfde jaar zendt u werknemer B nog 2 keer uit: voor 14 dagen naar Mali en voor 20 dagen naar Kenia. Hoewel u werknemer B in een periode van 12 maanden in totaal 54 dagen hebt uitgezonden, voldoet deze werknemer niet aan de 45-dagenvoorwaarde, want de uitzending naar Mali (minder dan 15 dagen) telt niet mee. U mag voor deze werknemer de 30%-regeling niet toepassen.
Geeft u naast de 30%-vergoeding ook nog een vergoeding of verstrekking voor de werkelijke ET-kosten, dan is deze vergoeding of verstrekking loon van uw werknemer. Als het gebruikelijk is, mag u dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking komt dan ten laste van de vrije ruimte.
Als de werkelijke ET-kosten hoger zijn dan de 30%-vergoeding, mag u er ook voor kiezen om – in plaats van de 30%-regeling – de werkelijke kosten onbelast te vergoeden. U moet deze kosten dan wel aannemelijk maken. U houdt dan de kosten en de vergoeding per werknemer bij in uw loonadministratie.
Meer informatie over de 30%-regeling leest u in paragraaf 17.4 Handboek Loonheffingen.
Werkelijke ET-kosten vergoeden of verstrekken naast 30%-regeling
Als een werkgever naast de 30%-regeling nog een vergoeding of verstrekking geeft voor de werkelijke ET-kosten, dan wordt deze vergoeding of verstrekking als loon bij de werknemer belast. De werkgever kan deze vergoeding of verstrekking ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking gaat dan ten koste van de vrije ruimte. Er moet dan wel aan de gebruikelijkheidstoets zijn voldaan.
Als een werkgever naast de 30%-regeling bepaalde werkelijke kosten vergoedt of verstrekt, moet u nagaan of dit ziet op ET-kosten. ET-kosten zijn extra kosten die worden gemaakt omdat de werknemer verblijft buiten het land van herkomst. In paragraaf 17.4.3 van het Handboek Loonheffingen en in het besluit van 11 februari 2004, nr. 2003/641M staat welke kosten dit onder meer zijn. Als de vergoeding of verstrekking ziet op ET-kosten kan dit dus niet onbelast plaatsvinden naast de 30%-regeling.
Als de werkelijke ET-kosten hoger zijn dan de 30%-vergoeding, mag de werkgever er ook voor kiezen om – in plaats van de 30%-regeling- de werkelijke kosten onbelast te vergoeden De werkgever moet deze kosten dan wel aannemelijk maken.
Als u twijfelt of een vergoeding of verstrekking ziet op ET-kosten, kunt u dit schriftelijk voorleggen aan de Belastingdienst voor een standpuntbepaling.
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
