Handreiking vaste reiskostenvergoeding

Wanneer mag u een vaste onbelaste reiskostenvergoeding betalen en hoe bepaalt u de hoogte hiervan? Dat leest u in deze handreiking.

Er zijn 2 methodes voor de berekening van de gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding:

• Methode 1: de praktische methode.
• Methode 2: de wettelijke methode. 

Methode 1

Methode 1 kunt u gebruiken als een werknemer naar een vaste plek reist voor zijn werk.

De werknemer moet dan gewoonlijk in een kalenderjaar minstens 36 weken (70% van 52 weken) voor zijn werk naar een vaste plek reizen. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar begint of eindigt, mag u uitgaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt.

214 werkdagen

Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding gaat u uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met korte afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof. Als u aannemelijk kunt maken dat het aantal dagen ten minste 25% hoger is dan 214 dagen (dus ten minste 268 reisdagen naar een vaste plek), mag u uitgaan van het hogere aantal dagen. 

Het aantal werkdagen vermenigvuldigt u met het totale aantal kilometers per dag. Het totale aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldigt u met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week deelt u de uitkomst door 12 of 52. 

Deeltijd en thuiswerk

Voor werknemers die minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek reizen past u deze regeling naar evenredigheid toe. Hiervan kan sprake zijn bij deeltijd of thuiswerken. Als een werknemer bijvoorbeeld gewoonlijk 3 dagen per week naar een vaste werkplek reist, vermenigvuldigt u de uitkomst van de berekening met 3/5. 

Voorbeeld

Een werknemer werkt 4 dagen per week. Hij reist 2 dagen per week naar kantoor. De enkele reisafstand is 20 kilometer. Voor deze reisdag wil de werkgever een vaste reiskostenvergoeding geven. 

Hoogte reiskostenvergoeding
De werknemer reist 2 dagen per week naar de vaste werkplek. U vermenigvuldigt de uitkomst van de berekening dan met 2/5. 

Per jaar bedraagt de vaste reiskostenvergoeding:
214 dagen x 40 kilometer (heen- en terugreis) x € 0,19 x 2/5 = € 650,56

Per maand bedraagt de vaste reiskostenvergoeding € 650,56 : 12 = € 54,21. 

Afwezigheid

U mag bij methode 1 een vaste reiskostenvergoeding doorbetalen bij korte afwezigheid. Korte afwezigheid betekent dat u verwacht dat de afwezigheid maximaal 6 weken duurt. 

Verwacht u langdurige afwezigheid van de werknemer? Dan mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Daarna geldt de gerichte vrijstelling pas weer de 1e dag van de maand volgend op de maand van herstel. 

Voorbeeld

Een werknemer gaat op 5 april met zwangerschapsverlof. Vanaf die datum is sprake van langdurige afwezigheid. U mag de gerichte vrijstelling dan nog toepassen over de maanden april en mei. Op 5 augustus hervat de werknemer de werkzaamheden. Per 1 september geldt weer de gerichte vrijstelling voor de vaste reiskostenvergoeding. 

Nacalculatie bij meer dan 75 kilometer

Bij een enkele reisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning of verblijfplaats naar een vaste plek voor het werk, is nacalculatie verplicht bij methode 1. Hierbij moet u vaststellen of de kilometers van de vaste kostenvergoeding overeenkomen met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar. Een bovenmatig deel van de vergoeding moet u tot het loon rekenen of moet de werknemer terugbetalen. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte. 

De nacalculatie doet u aan het einde van het kalenderjaar, of in het loontijdvak na de maand waarin de dienstbetrekking eindigt, als dat tijdens het kalenderjaar gebeurt. Een vaste kostenvergoeding met nacalculatie mag ook voor regelmatige reizen naar andere plekken dan de vaste plek waar de werknemer werkt. 

Methode 2

Als de werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist, stelt u de vaste reiskostenvergoeding vast volgens methode 2. Deze regeling houdt in dat als een werknemer 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plek reist, u een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek reist. 

Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:

• De onbelaste reiskostenvergoeding is maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
• U gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, zieke, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
• De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek. Het maakt niet uit of het reispatroon van de werknemer is onderbroken wegens vakantie, ziekte, zwangerschap of incidenteel thuiswerken. 

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• De werknemer reist op minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek van werkzaamheden.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
• De reisafstand voor uw werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
• U stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. 

Het aantal dagen dat de werknemer minstens naar dezelfde werkplek moet reizen, mag u afronden in het voordeel van de werknemer. 

Voorbeeld 1

Een werknemer werkt 2 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar kantoor is 25 kilometer. Hiervoor wil de werkgever een vaste reiskostenvergoeding geven. 

Dagen naar vaste werkplek
De vaste onbelaste reiskostenvergoeding geldt alleen als de werknemer in het kalenderjaar op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste werkplek reist. 

Hoogte reiskostenvergoeding
De vaste onbelaste reiskostenvergoeding geldt voor 86 dagen per jaar (2/5 x 214). De onbelaste reiskostenvergoeding per jaar bedraagt dan: 86 dagen x 50 kilometer (heen- en terugreis) x € 0,19 = € 817. Per maand is dat € 68,08. 

Voorbeeld 2

Een werknemer werkt 3 dagen per week. Hij reist 1 dag per week naar kantoor. De enkele reisafstand is 10 kilometer. Voor deze reisdag wil de werkgever een vaste reiskostenvergoeding geven. 

Dagen naar vaste werkplek
De vaste onbelaste reiskostenvergoeding geldt alleen als de werknemer in het kalenderjaar op minstens 25 dagen (1/5 x 128) naar de vaste werkplek reist. 

Hoogte reiskostenvergoeding
De vaste onbelaste reiskostenvergoeding geldt voor 43 dagen per jaar (1/5 x 214). De onbelaste reiskostenvergoeding per jaar bedraagt dan: 43 dagen x 20 kilometer x € 0,19 = € 163,40. Per maand is dat € 13,62. 

Voorbeeld 3

Een werknemer werkt 5 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste werkplek is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding per jaar bedraagt dan: 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42. 

De werknemer wordt op 15 juli langere tijd ziek. U kiest ervoor de vaste reiskostenvergoeding per 1 september te stoppen. Op 1 december gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf dan betaalt u de vergoeding weer. 

Berekening reiskostenvergoeding
In de periode januari tot en met augustus moet de werknemer op minstens 85 dagen (8/12 x 128 dagen) naar de vaste plek reizen en in december op minstens 10 dagen (1/12 x 128 dagen).

Voldoet de werknemer hier niet aan? Dan mag u maximaal € 0,19 per werkelijk afgelegde woonwerkkilometer onbelast vergoeden. Voor eventueel te veel gegeven vaste onbelaste vergoedingen moet u correcties verzenden. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte. 

Samenloop reiskosten- en thuiswerkvergoeding

Vanaf 2022 geldt een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten. Deze bedraagt € 2 per thuisgewerkte dag. 

Werkt de werknemer op een dag deels thuis en reist hij deze dag ook naar een vaste werkplek? Dan mag u voor dezelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor reiskosten toepassen. U moet dan kiezen tussen de 2 vrijstellingen. U mag ook 1 van de vergoedingen ten laste brengen van de vrije ruimte. U moet deze vergoeding dan aanwijzen als eindheffingsloon. Deze komt dan ten laste van de vrije ruimte.

Meer informatie leest u in de handreiking Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten.

Wetsartikel

Artikel 31a, lid 2, onderdeel a, onder 3 Wet LB

Meer informatie

Paragraaf 23.1.2 Handboek Loonheffingen
Besluit 2015-0188M

Gerelateerde berichten

Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten

Onbelaste reiskostenvergoeding tot 1 januari 2022