Tag archief dienstbetrekking

door100% Salarisverwerking B.V.

Werkgeversbetaling in aangifte loonheffingen

Ontvangt een werknemer een uitkering van de UWV dit via de werkgever?
              
En ontvangt hij ook loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van deze werkgever? Dan is sprake van een werkgeversbetaling. In deze handreiking leest u hoe u dit verwerkt in de aangifte loonheffingen.

Deze handreiking geldt voor de situatie dat de werknemer in dienstbetrekking is bij de werkgever.

 

Werkgeversbetaling

Een werkgever en werknemer kunnen afspreken dat de werknemer de uitkering van UWV via de werkgever ontvangt. De werknemer moet UWV daarvoor machtigen.

UWV kan die uitkering aan de werkgever betalen in de vorm van een werkgeversbetaling of instantiebetaling.

De instantiebetaling gebruikt u voor de situatie waarin de werknemer geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking meer van u krijgt, maar u hem nog wel een aanvulling op zijn uitkering betaalt.

Deze handreiking gaat over de werkgeversbetaling. De werkgeversbetaling geldt voor de situatie dat de werkgever de uitkering doorbetaalt en de werknemer nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van dezelfde werkgever krijgt.

Bij een werkgeversbetaling betaalt UWV aan de werkgever, behalve de uitkering, ook de premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw over de uitkering.

 

Samenvoegingsregels en witte tabel

Voor de berekening van de loonheffingen telt u de uitkering van UWV, het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en een eventuele aanvulling op de uitkering bij elkaar op. Dit zijn de samenvoegingsregels. Op het totaal past u de witte tabel toe. Ook berekent u over het totaal de premies werknemersverzekeringen.

 

WW-premie

Voor een werkgeversbetaling geldt altijd de lage WW-premie.

Voor een eventuele aanvulling op de uitkering gebruikt u dezelfde WW-premie als voor het reguliere loon.

Inkomstenverhouding

In 2020 en 2021 kunt u kiezen hoe u een werkgeversbetaling in de aangifte verwerkt:

    1. in een aparte inkomstenverhouding
    2. in dezelfde inkomstenverhouding als het loon

 

1. In een aparte inkomstenverhouding

Onderstaande informatie is van toepassing als u de werkgeversbetaling aangeeft in een aparte inkomstenverhouding.

Code soort inkomstenverhouding
U gebruikt de Code soort inkomstenverhouding die bij de werkgeversbetaling hoort:

Tabel code soort inkomstenverhouding bij een soort uitkering

Tabel code soort inkomstenverhouding bij een soort uitkering

Contractloon, contracturen en contractindicaties
U vult deze rubrieken bij deze inkomstenverhouding niet in.

WW-premie
U geeft de lage WW-premie aan.

Verloonde uren
De hoogte van de verloonde uren die u invult in de aparte inkomstenverhouding, hangt af van de soort uitkering die de werkgever doorbetaalt.

Tabel verloonde uren bij een soort uitkering

Tabel verloonde uren bij een soort uitkering

 

2. In dezelfde inkomstenverhouding als het loon

Onderstaande informatie is van toepassing als u de werkgeversbetaling aangeeft in dezelfde inkomstenverhouding als het loon.

Code soort inkomstenverhouding
U gebruikt de Code soort inkomstenverhouding die geldt voor het reguliere loon.

Contractloon, contracturen en contractindicaties
U vermeldt het contractloon, de contracturen en de contractindicaties die gelden voor het reguliere loon.

WW-premie
Gebruikt u voor het reguliere loon de hoge WW-premie en geeft u de werkgeversbetaling aan in dezelfde inkomstenverhouding als het reguliere loon? Dan vult u de WW-premie als volgt in:

  • U vermeldt de hoge en lage grondslagaanwas gezamenlijk in de rubriek Aanwas in het cumulatieve premieloon AWf hoog.
  • U vermeldt de hoge en lage WW-premie gezamenlijk in de rubriek Premie AWf hoog.

Aandachtspunt bij LIV, Jeugd-LIV en sommige loonkostenvoordelen
Een uitkering uit de werknemersverzekeringen telt niet mee als jaarloon voor de bepaling van het (jeugd-)LIV en sommige loonkostenvoordelen. Als u de werkgeversbetaling en het reguliere loon opgeeft in één inkomstenverhouding, kan UWV de werkgeversbetaling toch bij het jaarloon tellen. Hierdoor wordt het jaarloon hoger en stelt UWV het (jeugd-)LIV of het loonkostenvoordeel misschien verkeerd vast.

Verloonde uren

Tabel verloonde uren bij een soort uitkering

Tabel verloonde uren bij een soort uitkering

 

Genietingsmoment werkgeversbetaling

U verwerkt de werkgeversbetaling in de aangifte over het tijdvak waarin de werkgever de uitkering doorbetaalt. Wanneer de werkgever de uitkering van UWV ontvangt, is niet van belang.

 

Aanvulling op uitkering

Soms betaalt de werkgever een aanvulling op de uitkering uit werknemersverzekeringen. Deze aanvulling vermeldt u in de inkomstenverhouding die u gebruikt voor het reguliere loon.

U geeft het bedrag van de aanvulling aan in de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering‘.

 

Voorbeeld

Een werknemer heeft een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die geen oproepovereenkomst is. Het maandloon is € 1000. Daarnaast ontvangt de werknemer van de werkgever een WIA-uitkering van € 500 (werkgeversbetaling). Ook ontvangt de werknemer een aanvulling van € 100.

Voor het reguliere loon en de aanvulling geldt de hoge WW-premie. Voor de werkgeversbetaling geldt de lage WW-premie.

 

Uitwerking

U gebruikt 2 inkomstenverhoudingen.

Tabel inkomstenverhouding 1 (regulier loon en aanvulling)

Tabel inkomstenverhouding 1 (regulier loon en aanvulling)

 Tabel inkomstenverhouding 2

Tabel inkomstenverhouding 2 (uitkering)

U gebruikt 1 inkomstenverhouding.

Tabel inkomstenverhouding

Tabel inkomstenverhouding

In dit voorbeeld doet u dit als volgt:

  • U telt de aanwas van de grondslag voor de hoge en lage premie bij elkaar op. Deze aanwas is het bedrag waarover de premies moeten worden berekend. Het totaal geeft u aan in de rubriek ‘Aanwas in het cumulatieve premieloon AWf hoog’.
  • U telt de lage en hoge WW-premie bij elkaar op. Het totaal geeft u aan in de rubriek ‘Premie AWf hoog’.

 
 

Meer informatie

Paragraaf 7.6.2 Handboek Loonheffingen
Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2020
Kennisdocument premiedifferentiatie WW
Memo verloonde uren
 
 

Wetsartikelen

artikel 33 lid 2, letter a Wet loonbelasting
artikel 9.1 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
artikel 9.4 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
 
 

2019, 2020, LIV, jeugd LIV,LKV, jeugd liv, jeugd Lage Inkomens Voordeel,liv SV-loon, Sociale Verzekeringsloon, lage-inkomensvoordeel (LIV),belasting,belastingzaken,lage salaris,loonverwerkers,salarisverwerker,salaris,LKV,

door100% Salarisverwerking B.V.

Studiekosten kind van de werknemer vergoeden

Hebt u werknemers in dienst met studerende kinderen?
                 
Dan kunt u de studiekosten van de kinderen vergoeden. Dit kan op verschillende manieren. In deze handreiking leest u meer over de mogelijkheden.

U kunt de studiekosten op 4 manieren vergoeden:

  • vergoeding belasten bij de werknemer
  • studietoelage die de werknemer ontvangt, aanwijzen als eindheffingsloon
  • zelfstandige studietoelage rechtstreeks aan het kind uitbetalen
  • studietoelage betalen vanuit een studiefonds.

 

Vergoeding aan de werknemer

Als u de vergoeding aan de werknemer betaalt, is dit een voordeel voor de werknemer. Als u dit niet aanwijst als eindheffingsloon, is dit belast loon. Op dit loon moet u op de gebruikelijke manier loonbelasting/premie volksverzekeringen (LB/PVV) inhouden. U betaalt over de vergoeding ook premie Zorgverzekeringswet (Zvw) en premies werknemersverzekeringen.
 

Eindheffingsloon werknemer

U mag de studietoelage die de werknemer ontvangt ook aanwijzen als eindheffingsloon. U moet wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Voor deze vergoeding geldt geen gerichte vrijstelling, dus dit komt ten laste van de vrije ruimte. Als u geen vrije ruimte meer hebt, betaalt u 80% eindheffing.
 

Voorbeeld

U geeft een werknemer met een studerend kind per jaar een vergoeding van € 3.000 voor collegegeld en bijkomende studiekosten. U mag deze vergoeding voor studiekosten aanwijzen als eindheffingsloon. Een vergoeding van € 3.000 voor studiekosten is niet ongebruikelijk.

 

Vergoeding aan het kind

Heeft het kind een zelfstandig recht op de studietoelage en betaalt u de toelage rechtstreeks aan het studerend kind? Dan is dit voor het kind loon uit een bestaande dienstbetrekking van een ander. U houdt op de gebruikelijke manier LB/PVV in. Hiervoor gebruikt u de groene tabel. De toelage is loon uit vroegere dienstbetrekking omdat er geen arbeid tegenover staat.

Het kind is niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen.

 

Eenmalige uitkering

Voor een eenmalige uitbetaling van de studietoelage gebruikt u de groene tabel voor bijzondere beloningen. Als een loontijdvak ontbreekt hoeft u geen werkgeversheffing Zvw af te dragen.

 

Periodieke uitkering

Betaalt u het kind een periodieke vergoeding? Dan moet u werkgeversheffing Zvw betalen. Er is dan sprake van loontijdvakken.

 

Geen eindheffingsloon

U kunt de studietoelage niet aanwijzen als eindheffingsloon, want er is geen sprake van loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Er is dus geen gerichte vrijstelling mogelijk.

 

Loonheffingskorting

Als de student bij u de loonheffingskorting laat toepassen, hoeft u tot een bepaald bedrag geen LB/PVV in te houden. Dit is van toepassing als de algemene heffingskorting gelijk is aan de in te houden loonheffing. Omdat u de groene tabel moet gebruiken, heeft de student geen recht op arbeidskorting.

 

Codes aangifte loonheffingen voor kind

Betaalt u de studietoelage rechtstreeks aan het kind van de werknemer, dan gebruikt u de volgende codes in de aangifte:

  • Code loonbelastingtabel is 022 bij maandelijkse betaling.
  • Code loonbelastingtabel is 020 bij eenmalige betaling per jaar.
  • Code soort inkomstenverhouding is 63.
  • Code aard arbeidsverhouding is 1.
  • Code Zorgverzekeringswet is K.

 

Studiefonds

Als u een studietoelage voor het kind van de werknemer betaalt uit een studiefonds, is dit geen belast loon als het fonds voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Het gaat niet om uitkeringen en verstrekkingen voor adoptie, overlijden, ziekte invaliditeit en bevalling.
  • De werknemer heeft geen vrijgestelde aanspraak op de uitkeringen of verstrekkingen.
  • Werknemers die aan het fonds bijdragen hebben de laatste 5 jaar gezamenlijk minstens evenveel bijgedragen als de werkgever. Als het fonds nog geen 5 jaar bestaat, gaat u uit van de periode vanaf de oprichting van het fonds.
  • Bijdragen van de werknemer aan het fonds houdt u in op het nettoloon.

 

Meer informatie

Paragraaf 19.2.2 Handboek Loonheffingen (fondsenvrijstelling)
Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2020
Belastingdienst.nl
Toelichting loonberekening VCR vanaf 2020

 

Gerelateerde artikelen

Studiekosten vergoeden aan kind werknemer
Vergoeding studiekosten kind van werknemer in Handboek LH

 
Wetsartikelen uit de Wet op de loonbelasting:

 
 

Gerelateerd

Studiekosten vergoeden aan kind werknemer
Meewerkende kinderen in de loonaangifte
Subsidie Praktijkleren 2019/2020 aanvragen

Rijksoverheid, overheid, Belastingdienst , Loonheffingen , loonbelasting, loon inkomsten, loonkosten, loonheffing, wet en regelgeving, personeelszaken, hrm,

door100% Salarisverwerking B.V.

Transitievergoeding kan soms in de vrije ruimte

Een transitievergoeding is loon uit vroegere dienstbetrekking .
               
U kunt de transitievergoeding daarom niet aanwijzen als eindheffingsloon. Hierop geldt een uitzondering. In deze handreiking leest u hierover meer.

 
Als een werkgever de transitievergoeding betaalt samen met loon waarop de arbeidskorting van toepassing is, mag u de transitievergoeding toch aanwijzen als eindheffingsloon. U moet wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De transitievergoeding komt dan, voor zover aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, ten laste van de vrije ruimte.

 

Gebruikelijkheidstoets

Als u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wilt aanwijzen als eindheffingsloon, mag u daarmee niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets.

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar, vindt de Belastingdienst gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag. U moet wel nagaan of aanwijzen wat redelijk is. Dit is niet het geval voor stagiairs en werknemers met een lager loon dan het minimumloon.

 

Voorbeeld

Een werkgever is een transitievergoeding van € 2.000 verschuldigd aan een werknemer. De werkgever betaalt deze tegelijkertijd met de resterende vakantie-uren en de opgebouwde vakantietoeslag. Het loon van de werknemer is hoger dan het minimumloon.

De werkgever wil de transitievergoeding aanwijzen als eindheffingsloon zodat deze onder de vrije ruimte valt. Mag dat?

De resterende vakantie-uren en de opgebouwde vakantietoeslag is loon uit tegenwoordige dienstbetrekking waarop de arbeidskorting van toepassing is. De werkgever betaalt dit samen met de transitievergoeding. De werkgever mag, als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, de transitievergoeding daarom aanwijzen als eindheffingsloon.

Een transitievergoeding van € 2.000 is lager dan het bedrag dat de Belastingdienst gebruikelijk vindt, namelijk € 2.400 per werknemer per jaar. Het loon van de werknemer voldoet aan het minimumloon. Aan de gebruikelijkheidstoets is daarom voldaan. De werkgever mag een transitievergoeding van € 2.000 aanwijzen als eindheffingsloon.

De transitievergoeding van € 2000 valt onder de vrije ruimte. Voor zover de werkgever de vrije ruimte overschrijdt, is hij 80% eindheffing verschuldigd.

 

Wetsartikel

Artikel 31a, lid 1, letter f van de Wet loonbelasting 1964

 

Meer informatie

Eindheffingsloon of loon werknemer: paragraaf 8.1.3 Handboek Loonheffingen
Gebruikelijkheidstoets: paragraaf 4.2 Handboek Loonheffingen

 

Gerelateerde handreikingen

Codes bij aangeven transitievergoeding

 
 
Sociale Zaken en Werkgelegenheid, SZW, Overheid, financiën Overheid,

door100% Salarisverwerking B.V.

Voor het eerst personeel in dienst?

Nieuwe werkgevers moeten zich aanmelden bij de belastingdienst.
               
Hoe doet u dat?

 

Stappenplan

Gegevens werknemer administreren

Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden.

Voordat een werknemer bij u gaat werken, moet u:

  • de identiteit van de werknemer hebben vastgesteld
  • de gegevens van de werknemer hebben verzameld voor de aangifte loonheffingen

In bijzondere gevallen moet u voor uw werknemers eerstedagsmelding doen.

Let op!
Gaat uw werknemer werken op de dag waarop u hem aanneemt? Dan moet u deze verplichtingen nakomen voordat uw werknemer begint met werken.

Soms kunt u van deze regels afwijken, bijvoorbeeld bij een fusie of overname. Als u van een werknemer geen gegevens voor de loonheffingen hebt of als u zijn identiteit niet kunt vaststellen, past u voor deze werknemer het anoniementarief toe.

Aanmelden als werkgever

Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden. Dat doet u met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

In de volgende situaties gebruikt u niet het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’, maar 1 van de volgende formulieren:

  • Melding Loonheffingen Premies werknemersverzekeringen betalen
    Dit formulier gebruikt u als u zich al hebt aangemeld als werkgever, maar nog geen premies werknemersverzekeringen betaalt. U krijgt na de melding een brief van ons waarin staat bij welke sector u bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie werkhervattingskas (Whk). U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.
  • Melding Loonheffingen Aangifte doen voor artiesten of beroepssporters
    Dit formulier gebruikt u als u aangifte moet doen voor een optreden door artiesten, beroepssporters of groepen en nog geen loonheffingennummer hebt. Of als u al wel een loonheffingennummer hebt, maar voor artiesten of beroepssporters een afzonderlijk loonheffingennummer wilt. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.4 en 16.6 voor meer informatie.
  • Melding Loonheffingen Werkgever van personeel aan huis
    Dit formulier gebruikt u als u als particulier aangifte loonheffingen moet doen voor personeel aan huis. U krijgt van ons dan een loonheffingennummer. U krijgt ook een aangiftebrief waarin staat over welke tijdvakken u aangifte moet doen. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.13.3 voor meer informatie.
  • Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten
    Dit formulier gebruikt u om te melden dat u activiteiten overdraagt aan een andere werkgever, dat u activiteiten overneemt van een andere werkgever of dat de rechtsvorm van uw onderneming verandert, bijvoorbeeld van eenmanszaak in bv. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 2.5 voor meer informatie.
  • Melding Loonheffingen Werkgever van meewerkende kinderen
    Dit formulier gebruikt u als een kind van u gaat meewerken in uw onderneming en u gebruik wilt maken van de vereenvoudigde regeling voor meewerkende kinderen. Als wij u toestemming geven om gebruik te maken van deze regeling, krijgt u voor deze dienstbetrekking een apart loonheffingennummer. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl. Zie paragraaf 16.11 voor meer informatie.

U neemt een onderneming met werknemers over

Als u uw bedrijf start door een onderneming met werknemers over te nemen, dan moet u:

  • zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel en dan ook direct aanmelden als werkgever
  • samen met de overdragende werkgever het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’ opsturen
    U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

Neemt u enige tijd na de start van uw bedrijf een onderneming met werknemers over, waardoor u voor het eerst werkgever wordt, dan moet u:

  • zich bij ons aanmelden als werkgever met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’
    U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.
  • samen met de overdragende werkgever het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’ opsturen
    U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.

Was de overdragende werkgever eigenrisicodrager voor de WGA en/of de ZW, dan kunt u dat niet automatisch voortzetten. U moet het eigenrisicodragerschap zelf aanvragen (zie paragraaf 5.8).

Als u zich hebt aangemeld

Als u zich als werkgever hebt aangemeld, krijgt u van de Belastingdienst:

  • een loonheffingennummer
    Dit loonheffingennummer hebt u nodig om aangifte loonheffingen te kunnen doen. U vermeldt het ook steeds op uw correspondentie met ons.
  • een aangiftebrief
    In deze brief staat over welke tijdvakken u aangifte moet doen.
  • als u voor de werknemer premies werknemersverzekeringen moet gaan betalen:
    een brief waarin staat bij welke sector u bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk

Let op!

Misschien hebt u zich als werkgever aangemeld, maar werkt er nog geen werknemer bij u. U bent dan toch verplicht om op tijd aangifte te doen (zie ook hoofdstuk 11).

Afgifte nieuw loonheffingennummer

Wij geven een nieuw loonheffingennummer af binnen 5 werkdagen nadat wij uw aanvraag hebben gekregen. Of binnen 5 werkdagen nadat een werknemer bij u in dienst is gekomen, als de datum van het begin van de dienstbetrekking in de toekomst ligt. Wij moeten dan wel alle gegevens hebben. In bijzondere gevallen of als de gegevens onvolledig zijn, vragen wij u om meer informatie. Hierdoor kan het langer duren voordat u uw loonheffingennummer krijgt.

Als de rechtsvorm van uw onderneming verandert, krijgt u ook een nieuw loonheffingennummer. Zie paragraaf 15.1.1 voor meer informatie over aangifte doen in deze situatie.

Identiteit van uw werknemer vaststellen

U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen, vóórdat hij bij u gaat werken. Een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs bewaart u in uw loonadministratie.

Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan. Bij het paspoort model 2013 en de identiteitskaart (ID-kaart) model 2013 moet u ook de bladzijde met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren.

Hoe u de identiteit vaststelt, leest u in het ‘Stappenplan verificatieplicht’. U kunt dit stappenplan downloaden van eerlijkwerken.zelfinspectie.nl. Met dat plan kunt u in 5 stappen de identiteit van uw werknemer vaststellen en bepalen of een buitenlandse werknemer voor u mag werken. Maakt u gebruik van arbeidskrachten die niet op uw loonlijst staan, zoals uitzendkrachten? Lees dan aan het eind van hetzelfde stappenplan welke afwijkende regels voor deze arbeidskrachten gelden.

U hoeft alleen de identiteit vast te stellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en niet van werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals (pre)pensioenuitkeringen.

In de volgende paragrafen vindt u informatie over:

Samenhangende groep inhoudingsplichtigen

Als een werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselt, hoeft de nieuwe werkgever niet opnieuw de identiteit van die werknemer vast te stellen (zie ook paragraaf 3.6).

Identificatie op de werkplek

Iedereen die op de werkplek is, moet op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen laten zien. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.

Verzuimboete

Als u de identiteit van uw werknemer niet of niet op de juiste manier kunt vaststellen, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

De werknemer zelf is ook verplicht om zijn identiteit op de juiste manier door u te laten vaststellen. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

Gegevens voor de loonheffingen krijgen

Nadat u een werknemer in dienst hebt genomen, moet u aangifte loonheffingen doen. Hiervoor hebt u gegevens van de werknemer nodig. De nieuwe werknemer geeft u de gegevens digitaal of op papier door.

In de volgende paragrafen vindt u informatie over:

Welke gegevens moet u krijgen?

Vóór de 1e werkdag of – als u de werknemer op de 1e werkdag aanneemt – op de 1e werkdag vóór aanvang van de werkzaamheden, moet u de volgende gegevens van uw werknemer krijgen:

  • naam en voorletters
  • burgerservicenummer
    Als uw werknemer nog geen burgerservicenummer heeft gekregen, gebruikt u zijn personeelsnummer, totdat hij wel een burgerservicenummer heeft.
  • adres
  • postcode en woonplaats
  • woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont
  • geboortedatum
  • een verzoek om de loonheffingskorting (zie paragraaf 23.1) toe te passen (als de werknemer wil dat u deze heffingskorting toepast)

De werknemer levert deze gegevens op papier of digitaal aan, voorzien van datum en handtekening. Daarvoor kan hij het ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ gebruiken. Dit model is te downloaden van belastingdienst.nl. Maar u of uw werknemer mag ook een eigen model gebruiken met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens (inclusief het verzoek om toepassing van de loonheffingskorting en handtekening met datum) is ook voldoende.

Als de naam, het adres, de woonplaats of het BSN ontbreekt, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Dat doet u ook als:

  • de werknemer wel een BSN heeft aangevraagd, maar nog niet heeft gekregen
  • u van een werknemer die inwoner is van Nederland, alleen een postadres hebt
  • u van een werknemer die geen inwoner is van Nederland, alleen het tijdelijke Nederlandse (post)adres hebt en niet het adres in het buitenland.

Let op!

Studenten en scholieren die gebruik willen maken van de studenten- en scholierenregeling, moeten hiervoor een verzoek toevoegen aan hun gegevens voor de loonheffingen (zie paragraaf 16.16). U kunt daarvoor ook het Model Opgaaf voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling) downloaden van belastingdienst.nl.

Gegevens voor de loonheffingen niet nodig

Van bepaalde werknemers hebt u alleen het BSN nodig. De andere gegevens voor de loonheffingen hoeft u niet te krijgen. Het gaat dan om:

  • werknemers die in Nederland wonen en ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit vroegere dienstbetrekking (waarin wel of geen AOW-uitkering is begrepen)
  • werknemers die u opnieuw in dienst neemt
    Voorwaarde is wel dat de gegevens voor de loonheffingen intussen niet zijn veranderd. Uw werknemer moet bij het begin van de werkzaamheden ervoor tekenen dat de gegevens nog juist zijn.
  • werknemers die een uitkering krijgen op basis van de Participatiewet
  • (ex-)werknemers die een Ziektewet- of WW-uitkering krijgen en van wie u naam, adres, woonplaats en burgerservicenummer aan de uitkeringsinstantie hebt doorgegeven
  • werknemers jonger dan de AOW-leeftijd (in 2019: 66 jaar en 4 maanden) met loon uit vroegere dienstbetrekking van wie u weet dat zij naast hun loon een Waz-, Wet Wajong- of Anw-uitkering hebben
  • werknemers die ouder zijn dan de AOW-leeftijd met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking
  • werknemers die in Nederland wonen en ouder zijn dan de AOW-leeftijd met een AOW-uitkering
  • werknemers met een tegemoetkoming volgens de Wet Tegemoetkoming Arbeidsongeschikten
  • werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen (zie paragraaf 3.6).

Let op!

U moet wel de identiteit vaststellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (zie paragraaf 2.2).

Loonheffingskorting

Of u de loonheffingskorting wel of niet toepast, bepaalt de werknemer. U past de loonheffingskorting alleen toe als de werknemer u daar schriftelijk, met datum en handtekening, om vraagt (zie paragraaf 23.1). Daarop zijn een aantal uitzonderingen.

Voor de volgende werknemers ligt vast of u de loonheffingskorting moet toepassen:

  • meewerkende kinderen voor wie de bijzondere regeling voor meewerkende kinderen geldt (zie ook paragraaf 16.11)
    U past de loonheffingskorting toe.
  • werknemers die ook een AOW-uitkering krijgen
    U past de algemene heffingskorting niet toe. De arbeidskorting past u wel toe als de werknemer daar schriftelijk om vraagt.
  • tegemoetkomingen volgens de Wet Tegemoetkoming Arbeidsongeschikten
    U past de loonheffingskorting niet toe.

Gegevens voor de loonheffingen controleren en administreren

Als u gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, moet u deze controleren en vervolgens vastleggen in uw administratie (zie hoofdstuk 3).

Woonplaats werknemer controleren

Met ingang van 1 januari 2019 moet u weten in welk land uw werknemer woont om de juiste loonbelastingtabel te kunnen gebruiken. Controleer dus ook of u de juiste woonplaats van uw werknemer krijgt. Als uw werknemer een woonplaats in Nederland doorgeeft, wil dat nog niet zeggen dat hij ook inwoner van Nederland is.

Een werknemer die hier zijn permanente woon- of verblijfplaats heeft, is inwoner van Nederland. Bij een werknemer die zowel in Nederland als in het buitenland woont of verblijft, is het de vraag of hij inwoners is van Nederland. Hij is alleen inwoner van Nederland als zijn sociale en economische leven zich hier afspeelt. Woont het gezin van de werknemer bijvoorbeeld in het buitenland, gaan zijn kinderen daar naar school en houdt hij daar bankrekeningen aan, dan is hij geen inwoner van Nederland.

Bij een werknemer zonder gezin is zijn intentie van belang: Is hij van plan zich hier te vestigen, dan woont hij in Nederland. Is hij van plan om hier alleen korte tijd te blijven, dan is hij geen inwoner van Nederland.

Waar een werknemer woont, bepaalt u op basis van de feiten en omstandigheden die u bekend zijn: bijvoorbeeld de woonplaats die de werknemer u aanlevert als 1 van de gegevens van de loonheffingen, reiskostenvergoedingen die u hem betaalt en gegevens voor beoordeling van de verzekeringsplicht. In de meeste gevallen kunt u zo vaststellen van welk land de werknemer inwoner is.

Hebt u reden om te twijfelen, dan kunt u uw werknemer vragen om een woonplaatsverklaring. U weet dan zeker in welk land de werknemer woont. De werknemer kan de woonplaatsverklaring aanvragen bij een belastingkantoor in het land waarvan hij inwoner is. Is uw werknemer inwoner van Nederland, dan kan hij een woonplaatsverklaring aanvragen bij Belastingdienst/kantoor Arnhem.

Gegevens voor de loonheffingen bewaren

U bewaart de gegevens voor de loonheffingen ten minste 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt. U bewaart de gegevens bij de loonadministratie. Wij kunnen om deze gegevens vragen (zie ook paragraaf 3.5).

Verzuimboete

Als u geen gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

De werknemer zelf is ook verplicht om u de gegevens voor de loonheffingen door te geven. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.

Eerstedagsmelding doen

U hoeft geen eerstedagsmelding te doen, tenzij wij u verplichten om dat te doen.

Dat doen wij in de volgende situaties:

  • U hebt een naheffingsaanslag gekregen, omdat u uw werknemers niet in de loonadministratie hebt opgenomen.
  • U hebt van ons een vergrijpboete gekregen, omdat u de loonheffingen niet of te laat hebt betaald.
  • U wordt strafrechtelijk vervolgd, omdat u:
    1. werknemers in dienst hebt die illegaal in Nederland zijn
    2. uw bedrijf niet bij het handelsregister hebt ingeschreven
    3. uw verplichtingen voor de loonheffingen niet bent nagekomen
  • U hebt een boete gekregen, omdat u illegale werknemers in dienst hebt.

Fusie of overname en dergelijke

Bij een fusie of overname van een onderneming en bij een splitsing of een verandering van de rechtsvorm van uw onderneming kan er sprake zijn van een verplichte voortgezette dienstbetrekking. De oude en de nieuwe werkgever geven de verandering aan ons door met het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’. U kunt dit formulier downloaden van onze internetsite.

Bij een verplichte voortgezette dienstbetrekking eindigt de arbeidsovereenkomst van de werknemer met de oude werkgever. De arbeidsovereenkomst wordt voortgezet bij de nieuwe werkgever. Er is dan wel sprake van een nieuwe inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4.1).

De nieuwe werkgever hoeft van deze werknemer niet opnieuw de gegevens voor de loonheffingen te krijgen als hij deze van de oude werkgever heeft gekregen. Als de oude werkgever ook een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer overdraagt, hoeft de nieuwe werkgever ook niet opnieuw de identiteit vast te stellen.

Anoniementarief

Het anoniementarief past u toe in de volgende situaties:

  • U krijgt de gegevens voor de loonheffingen niet op tijd van uw werknemer (vóór de 1e werkdag of op de 1e werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt) (zie ook paragraaf 2.3.1). Of u stelt de identiteit van uw werknemer niet vast.
  • U bewaart de gegevens niet op de juiste manier bij uw loonadministratie.
  • U weet dat u onjuiste gegevens van uw werknemer hebt gekregen of u had dat kunnen weten.
  • Uw werknemer heeft geen geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.

Betaalt u een uitkeringsgerechtigde loon uit vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3), dan past u het anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van de uitkeringsgerechtigde krijgt vóór de 1e betaaldag van de uitkering.

Als u het anoniementarief toepast, houdt u 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in.

U houdt geen rekening met:

  • de loonheffingskorting (zie ook paragraaf 23.1)
  • het maximumpremieloon voor de premies werknemersverzekeringen (zie paragraaf 5.7.1)
  • het maximumbijdrageloon voor de werkgeversheffing Zvw (zie hoofdstuk 6)
  • het maximumbijdrageloon voor de bijdrage Zvw (zie hoofdstuk 6)

Als u de (juiste) gegevens voor de loonheffingen later wél krijgt, mag u eerdere aangiftetijdvakken waarin u het anoniementarief hebt toegepast, niet corrigeren. U mag het anoniementarief alleen corrigeren als u het door een fout in de administratie ten onrechte hebt toegepast. Als de werknemer zijn burgerservicenummer bijvoorbeeld wel op tijd had aangeleverd, maar het nog niet in de administratie was verwerkt.

De anonieme werknemer kan de eventueel te veel ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen terugkrijgen via zijn aangifte inkomstenbelasting. Zie voor de eventueel te veel betaalde premies werknemersverzekeringen paragraaf 5.7.2. En voor de eventueel te veel betaalde werkgeversheffing Zvw of te veel ingehouden bijdrage Zvw paragraaf 6.2.4.

Let op!

Voor anonieme werknemers geldt een aparte tabel voor de eindheffing (zie tabel 5, 6a en 6b achter in dit handboek).

Belastingdienst, belasting,overheid,

door100% Salarisverwerking B.V.

Herzien WW-premie als dienstbetrekking binnen 2 maanden eindigt

De werkgever is dan met terugwerkende kracht de hoge WW-premie verschuldigd.
             
Gaat een werknemer voor wie u de lage WW-premie hebt toegepast uiterlijk 2 maanden na aanvang van de dienstbetrekking uit dienst?
Dan moet u de lage premie herzien.

In deze handreiking staat ‘vast contract’ als het gaat om een arbeidsovereenkomst, die op grond van de hoofdregel voldoet aan de voorwaarden voor de lage WW-premie.

U moet de WW-premie herzien in elke situatie waarin de dienstbetrekking uiterlijk 2 maanden na aanvang eindigt. Dit geldt ook als dat niet binnen de proeftijd gebeurt.
 

Verlaging van contracturen

Bij een verlaging van de contracturen eindigt de dienstbetrekking slechts gedeeltelijk. Dan hoeft u de lage premie niet te herzien.

Uitzonderingen

Als u de lage WW-premie toepast, hoeft u deze niet te herzien bij de volgende werknemers:

  • Een BBL-leerling met zowel een praktijkovereenkomst als een arbeidsovereenkomst.
  • Een werknemer jonger dan 21 jaar, voor wie maximaal 48 uren zijn verloond per vierwekenaangifte of maximaal 52 uren per maandaangifte.

Als deze werknemers binnen 2 maanden na aanvang van de dienstbetrekking uit dienst gaan, blijft de lage WW-premie gelden.
 

Aaneengesloten arbeidsovereenkomsten

Arbeidsovereenkomsten die elkaar zonder onderbreking opvolgen, worden als één dienstbetrekking gezien. Dit geldt ook als niet alle arbeidsovereenkomsten voldoen aan de voorwaarden voor de lage premie.

Herzien

Hieronder vindt u 4 situaties waarin u de lage WW-premie moet herzien.

Situatie 1
Een werknemer heeft vanaf 1 januari 2020 een vast contract. U past de lage WW-premie toe. De werknemer neemt op 29 februari 2020 ontslag. U moet de lage premie herzien over januari en februari.

Situatie 2
Een werknemer heeft een tijdelijk contract vanaf 1 januari tot en met 31 januari 2020. U gebruikt de hoge WW-premie. In februari en maart is er geen contract. Vanaf 1 april 2020 krijgt de werknemer een vast contract. Dit contract wordt op 31 mei 2020 met wederzijds goedvinden beëindigd. U moet de lage WW-premie herzien over de maanden april en mei. Het contract in januari telt niet mee bij de bepaling van de 2 maanden omdat de contracten elkaar niet zonder onderbreking hebben opgevolgd.

Situatie 3
Werknemer heeft een tijdelijk contract vanaf 1 januari tot en met 31 januari 2020. U gebruikt de hoge WW-premie. Vanaf 4 februari krijgt hij een vast contract. Dit contract wordt op 31 maart 2020 beëindigd. U moet de lage WW-premie herzien over de maanden februari en maart. Het contract in januari telt niet mee bij de bepaling van de 2 maanden omdat de contracten elkaar niet zonder onderbreking hebben opgevolgd.

Situatie 4
Een werknemer heeft van 1 januari tot en met 31 januari 2020 een tijdelijk contract. U gebruikt de hoge WW-premie. Vanaf 1 februari krijgt hij een vast contract. U past vanaf deze datum de lage WW-premie toe. De werknemer neemt ontslag op 28 februari 2020. U moet de lage premie herzien over de maand februari, omdat het contract binnen 2 maanden na aanvang van het 1e contract eindigt.

 

Geen herziening

In de volgende situaties hoeft u de lage premie niet te herzien:

Situatie 1
Een werknemer heeft van 1 januari 2020 tot en met 31 januari 2020 een tijdelijk contract. Hiervoor geldt de hoge WW-premie. Vanaf 1 februari krijgt de werknemer een vast contract. U past vanaf deze datum de lage WW-premie toe. De werknemer wordt op 15 maart 2020 ontslagen. U hoeft de lage premie niet te herzien, omdat de arbeidsovereenkomsten elkaar zonder onderbreking opvolgen en gezamenlijk langer dan 2 maanden hebben geduurd.

Situatie 2
Een werknemer krijgt op 1 januari 2020 een vast contract voor 36 uur per week. Hiervoor geldt de lage WW-premie. Vanaf 1 februari worden de contracturen verlaagd naar 24 uur per week. Er is sprake van een gedeeltelijke beëindiging van de dienstbetrekking. U hoeft de lage premie niet te herzien.

 

Verwerken in de aangifte loonheffingen

Hoe u de herziening in de aangifte loonheffingen verwerkt, leest u in onderstaand voorbeeld.

Een werknemer komt per 1 maart 2020 in dienst. Hij heeft een vast contract. Het maandloon is €1000. De lage WW-premie is van toepassing.
De werknemer gaat op 15 april 2020 uit dienst. Dit is uiterlijk twee maanden na aanvang van de dienstbetrekking. Het loon over april is €500. Hier is sprake van een herzieningssituatie, waardoor u met terugwerkende kracht de hoge WW-premie moet toepassen. De contractindicaties past u niet aan.

Stel de lage premie is 3% en de hoge premie is 8% (fictieve percentages). In de aangifte loonheffingen verwerkt u de lage premie als volgt:

Tabel aangiftetijdvak

Tabel aangiftetijdvak

In een correctiebericht verwerkt u de herziening als volgt:

Tabel correctie (bij mei of juni),Tabel aangiftetijdvak

Tabel correctie (bij mei of juni)

Correctie met terugwerkende kracht tot en met 1 maart

Door een cao-wijziging heeft de werknemer nog met terugwerkende kracht recht op een salarisverhoging van €100 per maand.
Omdat de lage premie over maart en april herzien is, moet u de hoge WW-premie ook toepassen over de salarisverhoging. Dit moet u opgeven in de rubrieken ‘Aanwas in het cumulatieve premieloon AWf herzien’ en ‘Premie AWf herzien’.

U verzendt correctieberichten over de aangiften van maart en april. In die correctieberichten vult u de rubrieken als volgt in:

Correctie met terugwerkende kracht tot en met 1 maart

Tabel correctie


 

Einde contract in volgend kalenderjaar

Als de dienstbetrekking aan het einde van het ene kalenderjaar begint en eindigt in het volgende kalenderjaar, dan rekent u met de premies die in elk kalenderjaar van toepassing zijn.

 

Wetsartikelen

Artikel 27 Wet financiering sociale verzekeringen
Artikel 2.3, lid 2 Besluit Wet financiering sociale verzekeringen

 
 

Meer informatie

Kennisdocument Premiedifferentiatie WW
Nieuwsbrief Loonheffingen 2020
 
 

Gerelateerde artikelen

Overzichtsartikel WAB
Handreiking voorwaarden lage WW-premie
Handreiking ‘Herzien lage WW-premie in de loonaangifte’
 
loonadministratie, loonverwerking, loonverwerkers,loonverwerker, loon, wet en regelgeving loon, belastingen en loon, loonbelasting,