Wanneer is een maaltijd zakelijk?

Voor maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter geldt een gerichte vrijstelling. Maar wanneer is sprake van een ‘zakelijke’ maaltijd? U leest hier meer over in deze handreiking.

Handreiking. Update 3 januari 2023

Als maaltijden meer dan 10% zakelijk zijn, is sprake van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (hierna zakelijke maaltijd).

Er is in ieder geval sprake van een zakelijke maaltijd in de volgende situaties:

• als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten
• bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
• therapeutisch mee-eten
• werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
• als de maaltijd onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten

Als een werkgever een zakelijke maaltijd vergoedt, kan hij de werkelijke kosten onbelast vergoeden. Hij mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,55. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer de kosten voor de maaltijd maakt in een restaurant, bij een bakker of supermarkt.

Therapeutisch mee-eten

Sommige werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch mee-eten hoeft u bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.

Studiedagen

De kosten van maaltijden tijdens studiedagen zijn gericht vrijgesteld. Dit is een zakelijke maaltijd en deze mag u onbelast verstrekken of vergoeden.

Tijdelijke verblijfskosten

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Hiervan is sprake bij:

• dienstreizen
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op niet-permanente locaties, bijvoorbeeld door wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, bijvoorbeeld vertegenwoordigers en accountants

Tijdelijk verblijf
Er is sprake van tijdelijk verblijf in de volgende 2 gevallen:

• bij een ambulante werknemer
• bij een werknemer die om zakelijke redenen woon-werkverkeer heeft tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, bijvoorbeeld bij tijdelijke projecten of tijdens de wettelijke proeftijd.

Ambulante werknemers
Een werknemer is ambulant als:

• hij vanuit zijn woning naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist.
• hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

Let op

Is de werknemer niet meer ambulant? Dan is vanaf dat moment de vergoeding loon van de werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte.

Geen zakelijke maaltijd

In de volgende situaties is geen sprake van een zakelijke maaltijd:

• maaltijden in bedrijfskantines
• maaltijden tijdens personeelsuitje/feest met overwegend consumptief karakter

Deze maaltijden rekent u tot het loon. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte.

Meer informatie leest u in paragraaf 22.1.2 en 10.1.3 Handboek Loonheffingen.

Wetsartikelen

Artikel 31a lid 2b Wet loonbelasting
Artikel 10 Wet loonbelasting
Artikel 13 Wet loonbelasting
Artikel 3.8 Uitvoeringsregeling loonbelasting