Deze keer geen interview met een collega-vakgenoot, maar met polisspecialist John van der Togt van UWV. John verzamelt en beheert in de polisadministratie gegevens over lonen, uitkeringen en dienstverbanden van alle verzekerden in Nederland.

U speelt als salarisprofessional een belangrijke rol als verstrekker van kwalitatief goede gegevens voor deze polisadministratie.

Veel van deze gegevens ontleent UWV aan informatie uit de loonaangifte die u als salarisprofessional indient bij de Belastingdienst. Die gegevens gebruikt UWV onder meer om de hoogte van uitkeringen en toeslagen te berekenen, het bedrag aan loonheffingen vast te stellen en om formulieren, zoals de vooraf ingevulde aangifte (VIA) inkomstenbelasting, zo veel mogelijk in te vullen.

John is als polisspecialist met een aantal collega’s van andere UWV-onderdelen betrokken bij het onderhoud en beheer van het ICT-systeem UWV-polisadministratie. “Ik zit aan tafel met de Belastingdienst voor een maandelijks overleg over de productie Loonaangifteketen. Sinds 2006 voert het UWV ook controleregels uit over de gegevens in de polisadministratie.

De Belastingdienst ontvangt deze producten maandelijks van het UWV, zodat inhoudingsplichtigen de geconstateerde bevindingen in een terugkoppeling ontvangen. Is het maatwerk, dan koppelen we digitaal terug of per brief. Om de werking in de keten mogelijk te maken zijn er diverse interne en externe overleggen en werkgroepen, waaraan ik namens de UWV-polisadministratie deelneem.”

John legt uit hoe het werk in de praktijk verloopt: “De salarisadministrateur doet maandelijks aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst. Hij vermeldt in die aangifte de uitbetaalde loonbedragen en de ingehouden loonheffingen. Maar de salarisadministrateur levert per werknemer nog veel meer gegevens aan, zoals de geboortedatum.” De Belastingdienst stuurt de gegevens uit de loonaangifte vervolgens door naar UWV. “Wij leggen deze gegevens per werknemer vast in de polisadministratie, een database waarin alle inwoners van Nederland met looninkomsten zijn opgenomen.”

Gegevensuitwisseling

Op verzoek wisselt UWV via de Gegevensservice informatie uit met verschillende organisaties. “Denk hierbij aan de Belastingdienst, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, zorgverzekeraars, de Sociale Verzekeringsbank, de Gemeentelijke Sociale Diensten en de Pensioenfondsen.” De gegevens wisselt UWV niet zomaar uit met andere instanties. “Wij controleren altijd vooraf of een organisatie wel gebruik mag maken van de aangevraagde gegevens. Wij registreren alle informatie die wij aan andere organisaties geven. Op die manier kunnen we nakijken wie gegevens heeft gekregen en met welk doel.”

Het spreekt voor zich dat het belangrijk is dat die gegevens zo accuraat mogelijk zijn. John geeft 2 voorbeelden van veelvoorkomende fouten in de loonaangifte (zie onderstaande kaders). Ook geeft hij aan wat u moet doen in die 2 gevallen.

Vooraf ingevulde aangifte

John vult de 2 voorbeelden aan met een andere fout die grote gevolgen heeft. “Een BSN dat niet bestaat. Dan moet de salarisadministrateur de gegevens die hij heeft geleverd intrekken, of volledig laten vervallen. En vervolgens de juiste gegevens alsnog aanleveren onder het juiste BSN. Dat is met name voor de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting van belang, omdat we dan samen in de keten per burger moeten verantwoorden wat het bekende inkomen van de burger is. We proberen een excellente kwaliteit te leveren.”
John en zijn collega’s gebruiken de VIA-gegevens die jaarlijks worden gemaakt als maatstaf. “We zitten nu op ruim 98% correctheid. Hoger krijg je dit percentage niet, omdat er altijd afwijkingen zijn waarop je geen invloed hebt. Het gaat goed, maar wat je wel ziet, is dat bij nieuwe velden en rubrieken de markt moet wennen aan een goede invulling. We werken actief samen met softwareontwikkelaars om fouten te voorkomen” volgens John.

Verschrijving met gevolgen

Het gaat uiteindelijk om het invoerwerk, vindt John. “We zien in de polisadministratie vooral verschrijvingen in de geboortedatum met soms grote gevolgen. Misschien realiseert niet iedereen zich dat.

Een verkeerde geboortemaand kan een te laag minimumloon veroorzaken, of een salarisverhoging in de weg zitten. We krijgen dan meerdere terugkoppelingen en dat kost tijd. Het liefst zou ik die gegevens in een korte tijd – omdat het zo simpel is – heel snel willen terugmelden én gecorrigeerd zien. Op die manier is de fout heel kort bij ons aanwezig. Maar voor alles geldt: het liefst in 1 keer goed.”

Bron: Belastingdienst Forum Salaris