Loonheffingsformulier: alles wat je als werkgever moet weten

Een nieuwe medewerker begint, je stelt de eerste loonstrook op en dan blijkt het loonheffingsformulier nog te ontbreken. Zonder dat formulier moet je het hoogste belastingtarief inhouden, en dat kost de medewerker direct een flink stuk nettoloon. Hieronder lees je wat het loonheffingsformulier is, wanneer je het nodig hebt en wat er misgaat als het ontbreekt.

Kort samengevat: het loonheffingsformulier, officieel de "Opgaaf gegevens voor de loonheffingen", levert jou de gegevens om loonbelasting correct in te houden. De medewerker vult het in vóór de eerste werkdag, en jij bewaart het in de salarisadministratie.

Wil je af van formulieren die blijven liggen?

Wat is een loonheffingsformulier?

Met het loonheffingsformulier levert een medewerker de persoonlijke gegevens aan die je nodig hebt om loonbelasting en premies volksverzekeringen in te houden: naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer. Daarnaast geeft de medewerker aan of hij de loonheffingskorting bij jou wil laten toepassen.

Het formulier is vormvrij. Je mag het officiële model van de Belastingdienst gebruiken, maar een eigen formulier mag ook, zolang het exact dezelfde gegevens uitvraagt. De meeste werkgevers kiezen het officiële model, omdat het altijd de juiste vragen bevat en discussie achteraf voorkomt.

Wanneer heb je het formulier nodig?

Je vraagt het formulier op bij elke nieuwe medewerker, vóór de eerste werkdag. Begint iemand op dezelfde dag als de aanname, dan lever je het formulier nog vóór aanvang van de werkzaamheden in bij je administratie. Bij een uitkering geldt hetzelfde: het formulier moet binnen zijn vóór de eerste betaling.

Verandert er iets in de situatie van een medewerker, zoals een verhuizing of een andere keuze rond de loonheffingskorting? Dan vul je samen een nieuw formulier in, met de datum waarop de wijziging ingaat.

Wat staat er op het formulier?

Het formulier bestaat uit drie onderdelen:

• Persoonsgegevens – naam, adres, woonplaats, geboortedatum en burgerservicenummer.
• Woonsituatie – of de medewerker in Nederland of in het buitenland woont, wat gevolgen heeft voor de heffingskorting.
• Loonheffingskorting – de keuze of je deze korting bij jou als werkgever toepast.

Bij het inleveren laat de medewerker ook een geldig identiteitsbewijs zien. Jij controleert de identiteit en bewaart een kopie in het personeelsdossier.

Loonheffingskorting: wel of niet toepassen?

De loonheffingskorting is een korting op de loonbelasting en premies volksverzekeringen, waardoor een medewerker netto meer overhoudt. Iedere inwoner van Nederland heeft er recht op, maar de korting geldt bij één werkgever of uitkeringsinstantie tegelijk.

Heeft je medewerker meerdere banen, of naast het salaris ook een uitkering, dan kiest hij zelf waar hij de korting laat toepassen. Meestal is dat bij de bron met het hoogste inkomen. Jouw rol is volgend: je past toe wat de medewerker aangeeft. Past de medewerker de korting toch bij twee werkgevers toe, dan volgt later een naheffing via de inkomstenbelasting, en dat valt buiten jouw verantwoordelijkheid.

Hoe vul je het formulier in?

Loop het formulier samen met de medewerker door, of laat de medewerker het zelf invullen en onderteken je pas na controle. Let daarbij op een paar punten:

• Vul het volledige adres in, inclusief een eventueel tweede adres in het buitenland.
• Onderteken pas nadat je naam, geboortedatum en BSN hebt gecontroleerd aan de hand van een identiteitsbewijs.
• Bewaar het formulier digitaal of op papier in je loonadministratie. Je stuurt het niet automatisch naar de Belastingdienst, maar toont het alleen op verzoek bij een controle.
• Noteer bij elke wijziging de ingangsdatum, zodat een nieuwe keuze traceerbaar blijft

Wat gebeurt er als het formulier ontbreekt?

Ontbreekt het formulier, of zijn de gegevens onvolledig, dan pas je het anoniementarief toe. Dat is het hoogste tarief binnen de loonbelasting, zonder loonheffingskorting en zonder toepassing van het maximumpremieloon voor de werknemersverzekeringen. Het actuele percentage staat op belastingdienst.nl. Voor de medewerker betekent dit een fors lager nettoloon dan verwacht, wat tot onbegrip leidt terwijl de oorzaak bij het ontbrekende formulier ligt.

Levert de medewerker de gegevens alsnog aan, dan pas je vanaf dat moment het reguliere tarief toe. Corrigeer het anoniementarief niet met terugwerkende kracht in de lopende loonadministratie. De medewerker vraagt te veel ingehouden belasting zelf terug via de aangifte inkomstenbelasting.

Wil je voorkomen dat formulieren blijven liggen of onopgemerkt ontbreken? Bekijk onze personeelsadministratie, waarin we dossiers, formulieren en mutaties centraal beheren.

Neem contact op