Reiskostenvergoeding: wat mag je onbelast vergoeden?
Een nieuwe medewerker vraagt naar de reiskostenvergoeding, en meteen komen er twee vragen bij: moet je die aanbieden, en hoeveel per kilometer blijft onbelast? Reiskosten zijn een populaire arbeidsvoorwaarde, maar de fiscale regels eromheen zijn minder vanzelfsprekend dan ze lijken. In dit blog lees je wat een reiskostenvergoeding inhoudt, wat je onbelast vergoedt en waar je op moet letten bij het vastleggen.
Kort samengevat: een reiskostenvergoeding is niet wettelijk verplicht, tenzij je cao of arbeidsovereenkomst dit voorschrijft. Bij eigen vervoer blijft een vast bedrag per kilometer onbelast. Bij openbaar vervoer kies je tussen de werkelijke kosten of datzelfde bedrag per kilometer.
Actueel bedrag (per 1 januari 2026): € 0,25 per kilometer onbelast.
Ik wil de reiskostenregeling fiscaal goed ingericht
Wat is een reiskostenvergoeding?
Een reiskostenvergoeding is een tegemoetkoming in de kosten die een medewerker maakt om te reizen tussen huis en werk, of voor zakelijke ritten tijdens werktijd. Voor de vergoeding maakt het niet uit of iemand loopt, fietst, met de eigen auto komt of het openbaar vervoer pakt.
Reistijd telt niet automatisch als werktijd, dus daarover betaal je in de basis geen loon. De reiskostenvergoeding staat daar los van: het compenseert gemaakte kosten, geen reistijd.
Hoeveel mag je onbelast vergoeden?
De Belastingdienst staat een vast bedrag per kilometer toe dat je onbelast vergoedt, ongeacht het vervoermiddel. Vergoed je meer dan dit maximum, dan geldt het meerdere als loon en houd je daarover loonheffing in, tenzij je dit onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Het bedrag per kilometer verandert weleens door politieke besluitvorming. Baseer je administratie daarom op het actuele bedrag via belastingdienst.nl, en zet dit als vast controlepunt in je jaarplanning.
Maximale vergoeding per kilometer
Het maximale onbelaste bedrag geldt voor alle vervoermiddelen: auto, motor, fiets of lopend. Bij eigen vervoer mag je kiezen tussen een vaste kilometervergoeding of, bij een vast reispatroon, een vaste maandelijkse vergoeding via de 128/214-dagenregeling. Die regeling scheelt administratie, omdat je niet elke maand hoeft bij te houden hoeveel dagen iemand reist.
Betaal je meer dan het fiscale maximum, dan mag dat, maar reken vooraf uit wat het betekent voor je belaste loonkosten of voor de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.
Reiskosten bij openbaar vervoer
Reist een medewerker met het openbaar vervoer, dan heb je twee opties: je vergoedt de werkelijke kosten volledig onbelast, bijvoorbeeld op basis van een ov-chipkaartoverzicht, of je vergoedt hetzelfde vaste bedrag per kilometer als bij eigen vervoer. Beide mag, maar je combineert ze niet voor dezelfde reis.
Kiest een medewerker voor een ov-abonnement op naam van jou als werkgever en gebruikt hij dat ook zakelijk, dan blijft dit volledig onbelast. Heeft het abonnement ook een privécomponent, dan heeft dat geen gevolgen zolang het ov-abonnement (gedeeltelijk) gebruikt wordt voor zakelijk reizen zoals woon - werkverkeer.
Is een reiskostenvergoeding verplicht?
Nee. Een wettelijke verplichting bestaat niet. Je bent reiskosten alleen verschuldigd als het in de cao, de arbeidsovereenkomst of je personeelsreglement staat. Staat er niets over, dan beslis je zelf of en hoeveel je vergoedt.
De meeste werkgevers kiezen er wel voor, omdat het een sterke secundaire arbeidsvoorwaarde is. Het maakt je aantrekkelijker voor medewerkers die verder weg wonen, en het voorkomt scheve gezichten tussen collega's met een korte en een lange woon-werkafstand.
De afspraken vastleggen
Leg de afspraken over reiskostenvergoeding schriftelijk vast, bij voorkeur in de arbeidsovereenkomst of een apart reiskostenreglement. Beschrijf daarin minimaal:
- het bedrag per kilometer of het gekozen vergoedingssysteem
- of je een vaste of variabele vergoeding hanteert
- de regeling voor openbaar vervoer
- wat er geldt bij (deels) thuiswerken
Werk je hybride, reken dan uit hoe reiskosten en een eventuele thuiswerkvergoeding zich tot elkaar verhouden: voor dezelfde werkdag mag je niet de thuiswerkvergoeding en de reiskosten woon - werk vergoeden. Een correcte vastlegging in je salarisadministratie voorkomt dat je achteraf reiskosten met terugwerkende kracht moet corrigeren. Onbelaste reiskosten tellen overigens niet mee voor het SV-loon.
Twijfel je of je reiskostenregeling fiscaal optimaal is ingericht? Neem contact op met 100% salaris en we kijken het na.
Veelgestelde vragen over de reiskostenvergoeding
Ja. Het deel boven het onbelaste maximum geldt dan als loon, tenzij je dit onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Meestal ontvangt alleen de bestuurder een vergoeding voor de volledige rit. Kilometers die de bestuurder omrijdt om collega's op te halen, tellen niet als zakelijke of woon-werkkilometers.
Nee. Voor dezelfde werkdag moet je de keuze maken of een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding, niet allebei.
Ja. Bestaat er een geldige afspraak die niet correct is uitbetaald, dan mag de medewerker dit met terugwerkende kracht terugvragen, mits hij de gereisde kilometers of kosten aantoont.
Fiscaal geldt voor beide hetzelfde onbelaste maximum per kilometer. De Belastingdienst maakt wel onderscheid tussen beide categorieën voor de administratieve verwerking.
