door100% Salarisverwerking B.V.

identiteitsbewijs, identiteitskaart, Kopie ID, loonadministratie, salarisverwerkers, salarisverwerking

Hoe identiteitsbewijs aanleveren?

Wat te doen naar de salarisadministrateurs?

Zo dient uw medewerker een identiteitsbewijs aan te leveren!

Bij het aangaan van een arbeidscontract bent u verplicht om een geldig ID-bewijs van de medewerker in het dossier te hebben. Dat mag een geldig paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument zijn, maar ‘géén rijbewijs‘.

Let op:

dit geldt ook voor stagiairs die bij uw bedrijf stage lopen. Ook hierbij dient u de kopie tot vijf jaar na afloop van de stage te bewaren.

Onderstaand lichten wij toe waar een identiteitsbewijs aan dient te voldoen:

Paspoort afkomstig uit de EU- en EER-landen

Van het paspoort heeft u een kopie nodig van de opengeklapte versie, waarbij alle randen en hoeken goed zichtbaar zijn. Ook moet u het Burgerservicenummer (BSN) kunnen zien op de kopie. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en een herkenbare foto bevatten.

• Bij het oude model paspoort is het nummer al direct zichtbaar op de voorzijde van de opengeklapte versie. Alleen de voorzijde opengeklapte versie is in dit geval akkoord.
• Bij het nieuwe paspoort (per 09-03-2014) staat het BSN nummer niet meer op de voorzijde, maar op de achterzijde van de kaart. In dit geval heeft u een kopie voorzijde- en achterzijde van de houderpagina nodig op de opengeklapte manier. (zie voorbeeld).

Een identiteitskaart afkomstig uit de EU- en EER-landen

Van de identiteitskaart heeft u een kopie nodig van zowel de voor- als achterkant, waarbij alle hoeken van de identiteitskaart goed zichtbaar zijn. Ook moet u het Burgerservicenummer (BSN) kunnen zien op de kopie. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en een herkenbare foto bevatten. (zie voorbeeld)

Nederlands vreemdelingendocument

Van het vreemdelingenidentiteitsbewijs heeft u een kopie nodig van zowel de voor- als achterkant, waarbij alle hoeken van de identiteitskaart goed zichtbaar zijn. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en een herkenbare foto bevatten. (zie voorbeeld)
Let op: op de achterzijde staat vermeld of de desbetreffende persoon in Nederland mag werken en onder welke voorwaarden.

Kopie nooit verversen

Het gaat om het identiteitsbewijs op het moment van indiensttreding. De kopie daarvan moet u blijven bewaren en nooit vervangen door een kopie van een recent (geldig) paspoort of ander identiteitsbewijs. Dat betekent dus dat wanneer de geldigheid van het identiteitsbewijs gedurende het dienstverband verloopt, u niet een nieuwe kopie hoeft te maken.

Identificatieplicht op de werkvloer

Werknemers dienen zich te allen tijden te kunnen identificeren. Dus ook bij een eventuele onverwachte controle. In dat geval is naast een paspoort, identiteitskaart en vreemdelingendocument ook een rijbewijs toegestaan.