Contract verlengen: de regels

Een medewerker draait goed mee en het tijdelijke contract loopt bijna af. Voordat je verlengt, is het belangrijk om te weten waar de grenzen liggen. Zodra je een tijdelijk contract voortzet, krijg je te maken met de ketenregeling en de aanzegplicht. Mis je een van beide, dan riskeer je een boete of geef je ongewild een vast contract weg. In dit blog staan de huidige regels op een rij.

Kort samengevat: je mag een medewerker maximaal drie tijdelijke contracten geven binnen drie jaar. Daarna ontstaat automatisch een vast contract. Duurt een tijdelijk contract zes maanden of langer, dan informeer je de medewerker uiterlijk een maand voor de einddatum over verlenging of beëindiging.

Ik wil nooit een verlengings- of aanzegdeadline missen

Wat is contractverlenging?

Bij contractverlenging zet je een tijdelijke arbeidsovereenkomst na de einddatum voort met een nieuw tijdelijk contract. Dat gebeurt bijvoorbeeld omdat een project uitloopt, of omdat een medewerker goed bevalt en je de samenwerking voortzet. Een tijdelijk contract eindigt namelijk automatisch op de afgesproken datum. Onderneem je niets, dan loopt het dienstverband af, ook als niemand dat wilde.

Er is één uitzondering op dat automatisme. Laat je een medewerker na de einddatum stilzwijgend doorwerken, dan zet de wet de arbeidsovereenkomst voort onder dezelfde voorwaarden en voor dezelfde duur. Verlengen is dus een actieve keuze: doe je niets, dan bepaalt de wet de uitkomst.

Wanneer mag je een tijdelijk contract verlengen?

Verlengen mag zolang je binnen de ketenregeling blijft. Zit je medewerker nog geen drie tijdelijke contracten of drie jaar in dienst, dan heb je ruimte. Overschrijd je een van die twee grenzen, dan ontstaat automatisch een vast contract.

Let ook op de aard van het contract. Werkt je medewerker via een uitzendbureau met een uitzendbeding, dan gelden andere regels: de ketenbepaling en aanzegplicht gaan pas in na 26 tot maximaal 78 weken uitzendwerk.

De ketenregeling: onthoud 3 × 3 × 6

De ketenregeling staat in artikel 7:668a van het Burgerlijk Wetboek en hoort bij de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab). Drie getallen bepalen de grenzen:

• 3 contracten – na het derde tijdelijke contract geldt het vierde automatisch als vast contract.
• 3 jaar – duren de gezamenlijke contracten samen langer dan 36 maanden, dan ontstaat op dat moment een vast contract.
• 6 maanden – zit er meer dan zes maanden tussen twee contracten, dan is de keten verbroken en begint de telling weer bij nul.

Werk je in een sector met een afwijkende cao, zoals de horeca of de uitzendbranche, controleer dan eerst die cao. Sommige cao's rekken het maximum op tot zes contracten in vier jaar, of verkorten de tussenperiode naar drie maanden bij seizoenswerk.

Hoe vaak mag je verlengen?

Maximaal twee keer. Je start met contract één, verlengt naar contract twee en daarna nog een keer naar contract drie. Daarmee zit je aan het plafond van de ketenregeling. Wil je daarna doorgaan, dan kan dat alleen met een vast contract.

Er is één uitzondering. Loopt een reeks contracten precies tegen de grens van drie jaar aan terwijl het werk bijna klaar is, dan mag je nog één keer verlengen met maximaal drie maanden, direct aansluitend op het laatste contract.

Wat als je niets doet?

Laat je het contract aflopen zonder aanzegging, dan eindigt de arbeidsovereenkomst op de einddatum. Wel loop je het risico op een aanzegvergoeding als je de medewerker niet op tijd hebt geïnformeerd. En zeg je vooraf niets terwijl de medewerker gewoon doorwerkt na de einddatum, dan zet de wet de overeenkomst automatisch voort onder dezelfde voorwaarden.

Dat laatste ontstaat vaker dan werkgevers denken, zeker bij kleinere organisaties zonder vast HR-proces. Eén gemiste datum in de agenda is genoeg voor een contract dat je eigenlijk niet wilde voortzetten.

De aanzegtermijn

Duurt het tijdelijke contract zes maanden of langer, dan geldt de aanzegplicht uit artikel 7:668 BW. Je informeert de medewerker uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk over verlenging of beëindiging. Doe je dat te laat of niet, dan heeft de medewerker recht op een aanzegvergoeding van maximaal één bruto maandsalaris. Zeg je te laat aan, dan reken je de vergoeding naar rato.

Twee dingen voorkomen problemen: een herinnering in je systeem ruim voor de deadline, en een vast proces waarin niemand vergeet aan te zeggen. Bij een contract korter dan zes maanden vervalt de aanzegplicht, al blijft tijdig communiceren verstandig.

De verlenging vastleggen

Leg elke verlenging schriftelijk vast, ook als de voorwaarden ongewijzigd blijven. Zorg dat het nieuwe contract in ieder geval bevat:

• de nieuwe start- en einddatum;
• eventuele wijzigingen in functie, uren of salaris;
• een verwijzing naar de van toepassing zijnde cao;
• een bevestiging van de aanzegging, met datum.

Houd daarnaast bij hoeveel contracten een medewerker al heeft gehad en hoe lang de totale dienstperiode loopt. Zonder dat overzicht zie je te laat aankomen dat je tegen de grens van de ketenregeling aanloopt, zeker bij meerdere medewerkers met verschillende startdata.

Twijfel je bij een specifieke medewerker of verlengen nog mag? Bij personeelsadministratie van 100% salaris beheren we contracten, aanzegtermijnen en mutaties centraal, zodat je op elk moment weet waar je staat.

Neem contact met ons op