Hoe lang bewaar je personeelsdossiers? Alle termijnen op een rij

vrijdag 5 juni 2026

Hoeveel jaar bewaar je een loonstrook? Hoe lang houd je een evaluatie? Deze vragen stellen veel werkgevers. Het antwoord hangt af van het soort document. Dit blog geeft je alle antwoorden.

Waarom bewaartermijnen belangrijk zijn

Bewaartermijnen zijn niet willekeurig. Ze volgen uit arbeidsrecht, belastingwetten, privacyregels en andere regelingen. Te kort bewaren veroorzaakt problemen bij belastingcontroles of geschillen met werknemers. Te lang houden belast je opslag en scheidt tegen AVG-regels in.

Bewaartermijnen per document

Arbeidsovereenkomst

Zolang de werknemer in dienst is, plus 5 jaar daarna. Dit is de standaard termijn voor arbeidsrechtelijke documenten. Na 5 jaar archiveer je of verwijder je het.

Loonstroken

Minimaal 5 jaar. Dit is vereist voor belastingcontroles en sociale zekerheid. Werknemers hebben recht op copieën van hun loonstroken. Zorg dat je deze snel terugvindt.

Ziekteverzuim en calamiteitenregistratie

Minimaal 5 jaar. Dit is essentieel voor UWV-audits en onderzoeken naar arbeidsveiligheid. Ernstige ongelukken bewaar je 10 jaar.

Evaluaties en beoordelingen

Zolang de werknemer in dienst is, plus minstens 2 jaar daarna. Dit is van belang bij geschillen over ontslag of discriminatie.

Training- en ontwikkelingsdossiers

Zolang het relevant is. Voor certificaten (bijvoorbeeld veiligheid): minstens tot 1 jaar na verloop. Voor andere trainingen: tot werknemer vertrekt, plus 1-2 jaar.

Identiteitsdocumenten (paspoort, ID-kaart)

Zolang noodzakelijk voor verificatie, meestal tot einde dienstverband, plus 1 jaar. Daarna verwijder je deze wegens privacy. Je bewaart wel aantekeningen van de verificatie.

Verlofregistratie

Zolang de werknemer in dienst is, plus minstens 3 jaar daarna. Dit is nodig bij mogelijke geschillen over onbetaald verlof.

Correspondentie met werknemers

Dit hangt af van inhoud. Arbeidsgeschillen: 5 jaar. Disciplinaire brieven: zolang relevant, daarna verwijderen. Bewaar je wat juridisch nodig is.

Bankgegevens en betaalinformatie

Zolang nodig voor betalingen, daarna verwijder je deze. Overige financiële records (declaraties): 5 jaar.

Alle termijnen in één tabel

Document	Bewaarperiode
Arbeidsovereenkomst	5 jaar na beëindiging
Loonstroken	5 jaar
Ziekteverzuim	5 jaar (ernstig: 10 jaar)
Evaluaties	2 jaar na beëindiging
Trainingen	Tot verlof van certificaat +1 jaar
Identiteit	Tot 1 jaar na beëindiging
Verlofregistratie	3 jaar na beëindiging

Praktische tips voor bewaartermijnbeheer

Tip 1: Maak een documentatieplan

Je team weet dan precies: welk document je bewaart, waarom, en hoe lang. Dit voorkomt misverstanden en fouten.

Tip 2: Automatiseer waar mogelijk

Digitale personeelssystemen doen het zware werk: ze geven je waarschuwingen wanneer documenten ter verwijdering aanstaan en verwijderen ze automatisch.

Tip 3: Archiveer veilig

Oude gegevens gaan niet zomaar in de prullenbak. Je anonimiseert ze of verwijdert ze veilig. Voor papierwerk huur je een erkende vernietiger in.

Tip 4: Respecteer het recht op verwijdering

Werknemers vragen soms of je hun gegevens verwijdert. Je geeft daar uiteraard gehoor aan, tenzij je wettelijk verplicht bent om te bewaren.

Digitalisering maakt bewaartermijnen gemakkelijker

Een digitaal personeelsdossier maakt termijnbeheer veel eenvoudiger. Je ontvangt automatische meldingen wanneer documenten zoals salarisadministratie ter verwijdering aanstaan. Archivering gebeurt veel efficiënter dan fysieke opslagruimte. Lees meer op onze pagina over digitaliseren van personeelszaken.