De Belastingdienst krijgt veel vragen over de werkplek thuis. Wanneer geldt een gerichte vrijstelling? In deze handreiking vindt u een antwoord op veelgestelde vragen en een aantal praktische voorbeelden.

Voor de werkplek thuis gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling, de volgende gerichte vrijstellingen:

1. arbovoorzieningen
2. gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

1. Arbovoorzieningen

De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is van toepassing als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De arbovoorzieningen hangen samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• De werknemer gebruikt die voorzieningen (gedeeltelijk) in de werkruimte.
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:

– De werkruimte van een thuiswerker is zo ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Denk hierbij aan een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn. – In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting. Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp. Deze vallen onder de gerichte vrijstelling als zij voldoen aan de voorwaarden.

Eigen bijdrage

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon? Dan blijft voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage gaat van het nettoloon af.

Voorbeeld eigen bijdrage

Een werkgever stelt een bedrag van € 500 ter beschikking voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor thuis. Een werknemer schaft onderstaande zaken aan en declareert deze bij zijn werkgever:

De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. De vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding voor de koptelefoon is gericht vrijgesteld als de werknemer voor € 75 een koptelefoon kan kopen die voldoet aan de arbo-eisen.

Cafetariaregeling

De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. De kosten komen dan ten laste van de werknemer. Er wordt dan niet voldaan aan de voorwaarde dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de voorziening.
Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan, op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. Omdat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen hierop niet van toepassing is, blijft de vergoeding voor de meerprijs van de luxere versie alleen onbelast als de werkgever nog vrije ruimte heeft.

Voldoet de voorziening niet aan de voorwaarden?

Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

2. Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing als:

• De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.
• De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Noodzakelijk

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt.
Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, dan is de werkgever hier financieel verantwoordelijk voor. De kosten van een noodzakelijke voorziening komen voor rekening van de werkgever.
Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Dit voordeel hoeft u niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als een werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. Ook mag de werkgever een eigen bijdrage voor privégebruik vragen.

Gereedschap en dergelijke apparatuur

Voorbeelden van gereedschap zijn: fototoestel van fotograaf, muziekinstrument van muzikant en kwast van schilder. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Hieronder vallen desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen ook onder de gerichte vrijstelling vallen. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer en een navigatiesysteem.

Cafetariaregelingen

Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld. Deze voldoen niet aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bestuurders en commissarissen

Voor bestuurders geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. Dit geldt ook voor commissarissen die u verloont via opting-in. In deze gevallen heeft de werkgever dus de bewijslast.

Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium?

Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Voorbeeld: vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur

Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

Zonder factuur komt de vergoeding van € 500 ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.

Voorbeeld: vaste thuiswerkvergoeding

Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?

De vaste vergoeding van € 2 per dag komt ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.

Voorbeeld: kosten internet- en telefoonabonnement

Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement onbelast vergoeden? Kan dit ook als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt?

Internetaansluiting

Is een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.
De gerichte vrijstelling geldt ook als de werknemer een eigen bijdrage voor het internetabonnement betaalt.

Abonnementskostentelefoon

Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Dit moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

De gerichte vrijstelling geldt ook als de werknemer een eigen bijdrage voor het abonnement voor de mobiele telefoon betaalt.

Voorbeeld: internet in 3-in-1-pakket

Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?

U moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert u bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.
Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

Meer informatie

Handboek Loonheffingen

Paragraaf 22.1.7 (noodzakelijkheidscriterium)

Paragraaf 22.1.9 (arbovoorzieningen)

Wetsartikelen

Artikel 31a, lid 2, onderdeel g Wet op de loonbelasting

Artikel 8.4a Uitvoeringsregeling loonbelasting

Gerelateerde berichten

Mobiele telefoon: wanneer gericht vrijgesteld?

Gerichte vrijstelling internet en eigen bijdrage