Hoe u omgaat met intermediaire kosten?
In deze handreiking leest u wat intermediaire kosten zijn en waarom het belangrijk is dat u nagaat of hier sprake van is. Ook vindt u voorbeelden van wat wel en wat geen intermediaire kosten zijn. Tot slot leest u hoe u omgaat met intermediaire kosten die onder een vaste kostenvergoeding vallen.
Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever die de werknemer voorschiet en later van de werkgever terugkrijgt. De vergoeding van deze kosten is geen loon voor de werknemer. De werkgever kan deze dus onbelast vergoeden.
Geen eindheffingsloon
Omdat de vergoeding van intermediaire kosten geen loon is, kunt u deze niet aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. U hoeft dus niet te onderzoeken of voor de vergoeding een gerichte vrijstelling geldt. Ook komt deze vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte.
Voorbeelden
Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van intermediaire kosten:
- Kosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren.
- Voorbeeld: Markeerstiften die een werknemer koopt en meeneemt naar kantoor.
- Voorbeeld: De werkgever bestelt een notebook en de werknemer schiet de rekening voor.
- Kosten die gemaakt worden voor zaken die tot het vermogen van de werkgever horen en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld.
- Voorbeeld: De benzinekosten voor de auto van de zaak die de werknemer betaalt.
- Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer.
- Voorbeeld: Een receptioniste neemt van de koerier een rembourszending aan. Op dat moment is de werknemer die de kleine kas beheert niet aanwezig. De receptioniste betaalt de koerier uit eigen portemonnee.
- Kosten voor de externe representatie van de werkgever.
- Voorbeeld: Een fles wijn voor een klant die een werknemer koopt. Voorbeeld: Het gedeelte van de dinerkosten dat betrekking heeft op de zakenrelatie. De werknemer schiet de rekening voor.
Geen intermediaire kosten
Hieronder vindt u voorbeelden van kosten die een werkgever vergoedt, maar die géén intermediaire kosten zijn. De reden hiervoor is dat deze documenten op naam van de werknemer staan en alleen de werknemer deze kan aanvragen.
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- rijbewijs
- (2e) paspoort
Als de werkgever deze vergoedt, is sprake van loon voor de werknemer. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling.
Vanaf 2020 geldt een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van een VOG als deze nodig is voor de dienstbetrekking. Dit geldt ook voor een soortgelijke buitenlandse verklaring.
De vergoeding van een rijbewijs of een (2e) paspoort komt ten laste van de vrije ruimte. Hier geldt geen gerichte vrijstelling voor.
Vaste kostenvergoeding
Geeft een werkgever een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten? Dan moet hij een kostenonderzoek doen. Doet hij dit niet, dan is sprake van loon voor de werknemer. De werkgever kan deze vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte.
Meer informatie over intermediaire kosten in een vaste kostenvergoeding, leest u in de handreiking Wanneer kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding?
Meer informatie over intermediaire kosten
Paragraaf 4.12.2 Intermediaire kosten Paragraaf 22.1.11 VOG
Wetsartikel
Artikel 31a, lid 2, onderdeel j Wet op de loonbelasting (gerichte vrijstelling VOG)
