Denk aan de loonstaat, loonstrook en jaarrekening. Maar niet voor alle werkgevers is het verplicht een loonadministratie bij te houden.
Heeft u één of meer medewerkers in dienst en betaalt u ze loon, dan bent u ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen.
Voldoet u niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. U bent dan dus niet verplicht een loonadministratie bij te houden.
“Werknemer” en “loon” hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ”loon” als u het hebt over de loonheffingen, dan als u kijkt naar het arbeidsrecht.
Voor het arbeidsrecht is “loon” dat wat je ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als “loon”.
Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn.
Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding.
De salarisadministratie moet u 7 jaar bewaren, volgens de zogenaamde fiscale bewaarplicht.
Over de auteur