Sinds 2015 is iedere werkgever verplicht de werkkostenregeling (WKR) te hanteren.
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die de oude regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen vervangt. Binnen de werkkostenregeling behoort alles wat u aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon.
Het gaat dan niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura. Zo wordt een kerstpakket voor je personeel binnen de werkkostenregeling gezien als loon.
Regeling WKR
Met deze fiscale regeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen verstrekken aan uw werknemers. In totaal kunnen werkgevers 1,2 procent van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Dit wordt ook wel de zogenaamde ‘vrije ruimte’ genoemd. Over deze ruimte betaalt u als werknemer geen loonbelasting. Overschrijdt u dit percentage, dan betaalt u 80% eindheffing.
Welke voordelen biedt deze regeling?
De werkkostenregeling brengt meerdere voordelen met zich mee. In de eerste plaats hoeft u als ondernemer niet te verdiepen in een groot aantal regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen.
Verder is het niet meer nodig om alle uitgaven op te splitsen per werknemer. U hebt namelijk de beschikking over één vrije ruimte waarbinnen u vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers kunt onderbrengen.
Hoe en wat WKR?
Om bepaalde zaken onbelast te vergoeden of verstrekken, kunt u onder andere gebruik maken van gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of intermediaire kosten. Onderstaand overzicht geeft u een idee welke zaken hieronder vallen:
Gerichte vrijstellingen | Nihilwaarderingen | Intermediaire kosten |
|---|---|---|
| Bepaalde vergoedingen of verstrekkingen die door de Belastingdienst zijn vrijgesteld. Deze kunt u onbelast vergoeden zonder dat dit ten koste gaat van uw vrije ruimte. | Hierbij gaat het om werkplek gerelateerde voorzieningen, maar die op nihil of laag bedrag worden gewaardeerd. | Vergoedingen van kosten die de werknemer voorschiet voor de werknemer. Deze blijven onbelast. |
| Reiskostenvergoeding (tot €0,19 per km) | Arbo-voorzieningen | Relatiegeschenken richting externe klanten en relaties |
| Zakelijke etentjes met een klant | Gebruik fitnessruimte op de werkplek | Kosten van de auto van de zaak (parkeerkosten, wassen e.d.) |
| Kosten van cursussen, congressen, opleidingen e.d. | Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd | |
| Maaltijden (overwerk, koopavond e.d.) | Inrichting van de werkplek | |
| Zakelijke verhuiskosten | Openbaar vervoerkaart of voordeelurenkaart | |
| Vakliteratuur | Rentevoordeel van een personeelslening waarmee werknemer een fiets koopt | |
| Maaltijden in kantines | Arbo-voorzieningen op de werkplek | |
| Mobiele telefoons, computers, laptops | Arbo-voorzieningen buiten de werkplek |
Voorbeelden
Hoe zit het met consumpties en maaltijden?
De werkkostenregeling maakt onderscheid tussen consumpties en maaltijden. Consumpties zijn bijvoorbeeld koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes. Als u deze op de werkplek verstrekt en ze maken geen deel uit van de maaltijd, dan zijn ze onbelast.
Daarnaast moet u een vergoeding voor consumpties tot het loon van de werknemer rekenen. Dan gaat het om normaal belast loon. U kunt deze echter ook onderbrengen in de vrije ruimte.
Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dat is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen of zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.
Dat geldt ook als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Daar is in ieder geval sprake van als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, bijvoorbeeld door overwerk of koopavonden.
Is een personeelsfeest onbelast?
Bij een personeelsfeest is de locatie van het feest van belang. Als het op de werkplek plaatsvindt, dan zijn de verstrekte consumpties onbelast. Dat geldt ook als uw werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren over de vloer hebt.
Daarnaast zijn feesten op een externe locatie bij een derde loon va de werknemer, zoals in een partycentrum. Uiteraard is het ook mogelijk om dit onder te brengen in de vrije ruimte.
Bedrijfsfitness kan dat?
Sommige werkgevers betalen hun personeel een vergoeding voor een sportschool in de buurt. Dit is binnen de werkkostenregeling loon van de werknemer, maar u kunt dit bedrag ook opnemen in de vrije ruimte.
Daarnaast kunt u op de werkplek ook zelf een fitnesszaal inrichten. Dit is dan weer onbelast, maar dan mag het alleen gaan om conditie- of krachttraining. Andere faciliteiten zoals een sauna zijn loon van de werknemer, of u neemt het op in de vrije ruimte.
Hoe zit het met de fiets van de zaak?
Een fiets van de zaak of fietsplan voor je personeel is binnen de werkkostenregeling nog steeds mogelijk. Het verschil is dat daarbij niet meer sprake is van een speciale fietsregeling.
Als u een fiets vergoedt of verstrekt, dan kunt u dit voortaan fiscaal aantrekkelijk doen zolang deze vergoeding of verstrekking binnen de vrije ruimte past. U moet dan wel opletten dat u daar niet overheen gaat, omdat u dan dus een forse eindheffing kunt verwachten.
Voor de werkgevers
Zijn alle wijzigingen door de werkkostenregeling al doorgevoerd binnen uw bedrijf? Het is vooral van belang dat vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer worden bijgehouden. Ook moeten alle arbeidsvoorwaarden aangepast worden.
Meer ‘vrije ruimte’ vanaf 2020
In 2020 wordt de vrije ruimte verhoogd van 1,2 procent naar 1,7 procent. Dit betekent dat u als werkgever onbelast €6.800,- beschikbaar kunt stellen tot een loonsom van €400.000,-. Dit is €2.000,- meer dan normaal. Met name midden- en kleinbedrijven hebben hier voordeel bij. Is het fiscale loon hoger als €400.000,- dan blijft over dat meerdere de gewoonlijke 1,2 procent van toepassing.
Bron: Belastingdienst
Wij helpen u graag
Advies nodig op het gebied van werkkostenregeling? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Over de auteur