U bent als werkgever wettelijk verplicht een loonadministratie bij te houden als u voldoet aan deze drie voorwaarden:
Heeft u één of meer medewerkers in dienst en betaalt u ze loon, dan bent u ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen.
Voldoet u niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. U bent dan dus niet verplicht een loonadministratie bij te houden.
‘Werknemer ’ en ‘loon ’ hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ‘loon ’ als u het hebt over de loonheffingen, dan als u kijkt naar het arbeidsrecht.
Voor het arbeidsrecht is ‘loon ’ dat wat u ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als ‘loon ’.
Loon heeft trouwens veel synoniemen. Wat dacht u van: salaris, tantième, soldij, honorarium, stipendium. Als we spreken over loon, dan bedoelen we ook alle synoniemen.
Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn.
Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding.
Als werkgever met personeel bent u inhoudingsplichtig. En als zodanig heeft u de volgende verplichtingen en verantwoordelijkheden:
Dit alles is veel werk en omgeven door een complexe en telkens veranderende wet- en regelgeving. U hebt niet alleen te maken met fiscale en sociale wetgeving, maar in veel gevallen ook met pensioenen en CAO’s. Veel ondernemers branden zich daar niet aan. Het kost veel tijd en loopt risico’s op boetes, maar ook het risico dat u geen of onvoldoende gebruik maakt van alle wettelijke mogelijkheden zijn alom aanwezig. Uitbesteden aan een specialist is dan verstandig.
Wilt u de loonadministratie zelf doen of deels, maar heeft u daar toch wel hulp bij nodig? Of wilt u alles rondom payroll (deels) uitbesteden? Het 100% Salarisverwerking team kunt u ondersteunen om de salarisadministratie te doen zoals u dit graag wilt.
Goed geïnformeerd of niet: 82 procent van de salarisverwerkers verwacht dat de WAB hun dagelijkse werk verandert.
Dat blijkt uit het Trendonderzoek salarisadministrateurs 2019 van het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting (NIRPA), uitgevoerd door Berenschot en uitgegeven door Performa. Aan het onderzoek deden 1.149 loonadministrateurs mee.
Door de invoering van de Wab worden werkgevers gestimuleerd om werknemers met een tijdelijk of flexcontract sneller meer zekerheid te bieden. Tegelijkertijd blijft flexwerk mogelijk wanneer dat nodig is. Veel salarisprofessionals zijn het erover eens dat deze nieuwe wet hun dagelijkse werk zal veranderen, 19 procent denkt zelfs dat dit grote veranderingen betreffen. En dat niet alleen, veel professionals (31 procent) vermoeden dat de Wab ook de werkdruk verder zal verhogen. ‘Ook uit de voorgaande trendonderzoeken blijkt al dat salarisverwerkers de werkdruk als hoog ervaren. Vanuit het oogpunt van werkgeverschap is het goed als er aandacht is voor het stapeleffect op de werkzaamheden van salarisverwerkers bij telkens veranderende wet- en regelgeving’, zegt Marcel van der Sluis, directeur-bestuurder bij NIRPA.
Uit het onderzoek blijkt dat de trend van een toenemende werkdruk en complexiteit van het werk in algemene zin doorzet. Ook in de vorige edities van het trendonderzoek bleek dat loonadministrateurs vinden dat hun vakgebied onder druk staat. Eén van de oorzaken hiervan is de flexibilisering van de arbeidsrelaties. Van de respondenten geeft 43% aan dat zij een toename ervaren in het aantal tijdelijke contracten, oproepcontracten of inhuur van tijdelijke krachten binnen hun organisatie. Bijna de helft (48%) van deze loonadministrateurs geeft aan dat het werk hierdoor complexer wordt. Ook de werkdruk stijgt volgens 60% van degenen die de toename van flexwerk herkennen.
Met de toename van flexibele arbeidsrelaties stijgt ook de scholingsbehoefte van loonadministrateurs. Van degenen die een toename van dit soort flexkrachten ervoeren, heeft maar liefst 38 procent behoefte aan scholing op korte (24 procent) of iets langere termijn (14 procent). Meer dan de helft (53 procent van de respondenten vond hun kennis toereikend, een lichte daling ten opzichte van 2018 (57 procent).
Bron: NIRPA Trendonderzoek
Een werkgever kan bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkosten. Daarnaast kan hij er voor kiezen om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen als een bruto vergoeding te belasten (bruteren). Het voordeel daarvan is dat de werkgever dan niet langer alles per werknemer hoeft te administreren. Als een werkgever loon als eindheffingsbestanddeel aanwijst, is 1,2% van de totale fiscale loonsom vrij van belasting- en premie heffingen. Dit belastingvrije deel wordt in de volksmond de vrije ruimte genoemd. Alle vergoedingen en verstrekkingen boven dit bedrag worden met 80 procent belast.
Alles wat een werkgever aan vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer doet toekomen valt in eerste instantie onder het loon. Daar vallen dus ook vergoede kosten onder. Daarbij wordt niet gekeken naar de zaken die eventueel belastingvrij kunnen worden vergoed. Het arbeidsrechtelijke loon, waaronder bijvoorbeeld de auto van de zaak en een ambtswoning, zijn belast bij de werknemer.
Maar al het overige loon, zoals een fiets van de zaak, onkostenvergoedingen en het bedrijfsfeest, kunnen door de werkgever als eindheffingsbestanddeel voor de werkkosten worden aangewezen. Dat is meestal waar de onduidelijkheid begint. Want hoe groot mag dat eindheffingsdeel zijn en hoe zit het nou met de gebruikelijkheidsregeling?
Vanuit de werknemer gezien omvat het loon, naast het arbeidsrechtelijke loon:
Deze vergoedingen zijn dus niet van belang voor het eindheffingsloon voor de werkkostenregeling. Ze behoren tot de gerichte vrijstellingen.
Voor de werkgever omvat het loon, naast het arbeidsrechtelijke loon, het loon in natura en de gerichte vrijstellingen ook nog uit vergoedingen en verstrekkingen. Het is voor een juiste belastingaangifte belangrijk om van die vergoedingen en verstrekkingen te weten of ze tot het loon behoren, volledig zijn vrijgesteld of slechts gedeeltelijk zijn vrijgesteld. Dat is waar de werkkostenregeling om de hoek komt kijken.
Vergoedingen en verstrekkingen die door de werkgever worden aangemerkt als eindheffingsloon, mogen niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Als het totaal meer dan 30% afwijkt van wat gebruikelijk is, wordt het meerdere belast alsof het loon is. Komt het bedrag niet boven de 2.400 euro in totaal, wordt het door de belastingdienst in elk geval als gebruikelijk aangemerkt.
Van een aantal zaken heeft de wetgever gesteld dat deze, hoewel de verstrekking loon in natura is en een zekere economische waarde heeft, toch op het fictieve bedrag van 0 euro worden gewaardeerd. Op de website van de Belastingdienst staat een actueel overzicht.
Werknemers kunnen loonbestanddelen omruilen. Zo kan een belast loonbestandsdeel worden omgeruild voor een onbelast deel. Dit wordt schriftelijk vastgelegd in de loonafspraken.
In de paspoorten die tegenwoordig worden uitgereikt, staat het BSN op de achterkant. Dat betekent dat werkgevers die een nieuwe werknemer in dienst nemen, om aan de identificatieplicht te voldoen zowel de voorkant als de achterkant van het paspoort moeten controleren en kopiëren en de kopie ervan moeten bewaren in de salarisadministratie.
De werkgever moet vóór de werknemer aan het werk gaat, voldoen aan de identificatieplicht. Bij het kopiëren van het identiteitsbewijs moet hij bovendien zorgvuldig te werk gaan. Maakt hij een verkeerde kopie, dan kan hij te maken krijgen met het hoge anoniementarief. Het vergelijken van de handtekeningen op het identiteitsbewijs en op de verklaring gegevens voor de loonheffingen is volgens de Hoge Raad niet nodig. Naast een paspoort is bijvoorbeeld een ID-kaart of een verblijfsvergunning ook een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs daarentegen geldt niet als zodanig.
Het is wel verstandig om hun identiteit te controleren voordat zij aan de slag gaan. Zo voorkomen werkgevers dat ze bijvoorbeeld met een ingeleende werknemer aan de slag gaan die geen verblijfsvergunning heeft. Van buitenlandse uitzendkrachten mag wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden.
Onjuiste combinatie BSN en geboortedatum in loonaangifte
Salarisadministratie uitbesteden
Wat is loonadministratie?
Salarisverwerking uitbesteden
Meer weten over hoe en wat met nieuw personeel naar loonadministratie zie hier?
(AVG-proof)
Uitgangspunt is onze webbased software voor personeels- en salarisadministratie waarmee u 24 uur per dag toegang hebt tot uw digitale personeelsdossiers en salarisadministratie. Dit wordt ondersteund door handige apps waarmee verlofadministratie, digitaal declareren en personeelsplanning kinderspel wordt. Daarnaast zorgen handige koppelingen met onder andere uw boekhouding, arbodienst en roosterpakket voor eenvoudige een kostenbesparende oplossingen.
Salarisadministratie uitbesteden Salarisadministratie samen doen Salarisadministratie zelf doen
Meer weten over verzuimverzekering
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
