Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden.
In bijzondere gevallen moet u voor uw werknemers eerstedagsmelding doen.
Let op!
Gaat uw werknemer werken op de dag waarop u hem aanneemt? Dan moet u deze verplichtingen nakomen voordat uw werknemer begint met werken.
Soms kunt u van deze regels afwijken, bijvoorbeeld bij een fusie of overname. Als u van een werknemer geen gegevens voor de loonheffingen hebt of als u zijn identiteit niet kunt vaststellen, past u voor deze werknemer het anoniementarief toe.
Als u voor het eerst een werknemer in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden. Dat doet u met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. U kunt dit formulier downloaden van belastingdienst.nl.
Was de overdragende werkgever eigenrisicodrager voor de WGA en/of de ZW, dan kunt u dat niet automatisch voortzetten. U moet het eigenrisicodragerschap zelf aanvragen (zie paragraaf 5.8).
Let op!
Misschien hebt u zich als werkgever aangemeld, maar werkt er nog geen werknemer bij u. U bent dan toch verplicht om op tijd aangifte te doen (zie ook hoofdstuk 11).
Wij geven een nieuw loonheffingennummer af binnen 5 werkdagen nadat wij uw aanvraag hebben gekregen. Of binnen 5 werkdagen nadat een werknemer bij u in dienst is gekomen, als de datum van het begin van de dienstbetrekking in de toekomst ligt. Wij moeten dan wel alle gegevens hebben. In bijzondere gevallen of als de gegevens onvolledig zijn, vragen wij u om meer informatie. Hierdoor kan het langer duren voordat u uw loonheffingennummer krijgt.
Als de rechtsvorm van uw onderneming verandert, krijgt u ook een nieuw loonheffingennummer. Zie paragraaf 15.1.1 voor meer informatie over aangifte doen in deze situatie.
U moet de identiteit van uw werknemer vaststellen, vóórdat hij bij u gaat werken. Een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs bewaart u in uw loonadministratie.
Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan. Bij het paspoort model 2013 en de identiteitskaart (ID-kaart) model 2013 moet u ook de bladzijde met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren.
Hoe u de identiteit vaststelt, leest u in het ‘Stappenplan verificatieplicht’. U kunt dit stappenplan downloaden van eerlijkwerken.zelfinspectie.nl. Met dat plan kunt u in 5 stappen de identiteit van uw werknemer vaststellen en bepalen of een buitenlandse werknemer voor u mag werken. Maakt u gebruik van arbeidskrachten die niet op uw loonlijst staan, zoals uitzendkrachten? Lees dan aan het eind van hetzelfde stappenplan welke afwijkende regels voor deze arbeidskrachten gelden.
U hoeft alleen de identiteit vast te stellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en niet van werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals (pre)pensioenuitkeringen.
Als een werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselt, hoeft de nieuwe werkgever niet opnieuw de identiteit van die werknemer vast te stellen (zie ook paragraaf 3.6).
Iedereen die op de werkplek is, moet op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen laten zien. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen.
Als u de identiteit van uw werknemer niet of niet op de juiste manier kunt vaststellen, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.
De werknemer zelf is ook verplicht om zijn identiteit op de juiste manier door u te laten vaststellen. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.
Nadat u een werknemer in dienst hebt genomen, moet u aangifte loonheffingen doen. Hiervoor hebt u gegevens van de werknemer nodig. De nieuwe werknemer geeft u de gegevens digitaal of op papier door.
De werknemer levert deze gegevens op papier of digitaal aan, voorzien van datum en handtekening. Daarvoor kan hij het ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ gebruiken. Dit model is te downloaden van belastingdienst.nl. Maar u of uw werknemer mag ook een eigen model gebruiken met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens (inclusief het verzoek om toepassing van de loonheffingskorting en handtekening met datum) is ook voldoende.
Als de naam, het adres, de woonplaats of het BSN ontbreekt, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Dat doet u ook als:
Let op!
Studenten en scholieren die gebruik willen maken van de studenten- en scholierenregeling, moeten hiervoor een verzoek toevoegen aan hun gegevens voor de loonheffingen (zie paragraaf 16.16). U kunt daarvoor ook het Model Opgaaf voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling) downloaden van belastingdienst.nl.
Let op!
U moet wel de identiteit vaststellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (zie paragraaf 2.2).
Of u de loonheffingskorting wel of niet toepast, bepaalt de werknemer. U past de loonheffingskorting alleen toe als de werknemer u daar schriftelijk, met datum en handtekening, om vraagt (zie paragraaf 23.1). Daarop zijn een aantal uitzonderingen.
Als u gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, moet u deze controleren en vervolgens vastleggen in uw administratie (zie hoofdstuk 3).
Met ingang van 1 januari 2019 moet u weten in welk land uw werknemer woont om de juiste loonbelastingtabel te kunnen gebruiken. Controleer dus ook of u de juiste woonplaats van uw werknemer krijgt. Als uw werknemer een woonplaats in Nederland doorgeeft, wil dat nog niet zeggen dat hij ook inwoner van Nederland is.
Een werknemer die hier zijn permanente woon- of verblijfplaats heeft, is inwoner van Nederland. Bij een werknemer die zowel in Nederland als in het buitenland woont of verblijft, is het de vraag of hij inwoners is van Nederland. Hij is alleen inwoner van Nederland als zijn sociale en economische leven zich hier afspeelt. Woont het gezin van de werknemer bijvoorbeeld in het buitenland, gaan zijn kinderen daar naar school en houdt hij daar bankrekeningen aan, dan is hij geen inwoner van Nederland.
Bij een werknemer zonder gezin is zijn intentie van belang: Is hij van plan zich hier te vestigen, dan woont hij in Nederland. Is hij van plan om hier alleen korte tijd te blijven, dan is hij geen inwoner van Nederland.
Waar een werknemer woont, bepaalt u op basis van de feiten en omstandigheden die u bekend zijn: bijvoorbeeld de woonplaats die de werknemer u aanlevert als 1 van de gegevens van de loonheffingen, reiskostenvergoedingen die u hem betaalt en gegevens voor beoordeling van de verzekeringsplicht. In de meeste gevallen kunt u zo vaststellen van welk land de werknemer inwoner is.
Hebt u reden om te twijfelen, dan kunt u uw werknemer vragen om een woonplaatsverklaring. U weet dan zeker in welk land de werknemer woont. De werknemer kan de woonplaatsverklaring aanvragen bij een belastingkantoor in het land waarvan hij inwoner is. Is uw werknemer inwoner van Nederland, dan kan hij een woonplaatsverklaring aanvragen bij Belastingdienst/kantoor Arnhem.
U bewaart de gegevens voor de loonheffingen ten minste 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt. U bewaart de gegevens bij de loonadministratie. Wij kunnen om deze gegevens vragen (zie ook paragraaf 3.5).
Als u geen gegevens voor de loonheffingen van uw werknemer krijgt, past u het anoniementarief toe (zie paragraaf 2.6). Anders kunt u direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.
De werknemer zelf is ook verplicht om u de gegevens voor de loonheffingen door te geven. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete van maximaal € 5.278 krijgen.
U hoeft geen eerstedagsmelding te doen, tenzij wij u verplichten om dat te doen.
Bij een fusie of overname van een onderneming en bij een splitsing of een verandering van de rechtsvorm van uw onderneming kan er sprake zijn van een verplichte voortgezette dienstbetrekking. De oude en de nieuwe werkgever geven de verandering aan ons door met het formulier ‘Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten’. U kunt dit formulier downloaden van onze internetsite.
Bij een verplichte voortgezette dienstbetrekking eindigt de arbeidsovereenkomst van de werknemer met de oude werkgever. De arbeidsovereenkomst wordt voortgezet bij de nieuwe werkgever. Er is dan wel sprake van een nieuwe inkomstenverhouding (zie paragraaf 3.4.1).
De nieuwe werkgever hoeft van deze werknemer niet opnieuw de gegevens voor de loonheffingen te krijgen als hij deze van de oude werkgever heeft gekregen. Als de oude werkgever ook een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer overdraagt, hoeft de nieuwe werkgever ook niet opnieuw de identiteit vast te stellen.
Betaalt u een uitkeringsgerechtigde loon uit vroegere dienstbetrekking (zie paragraaf 4.3), dan past u het anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van de uitkeringsgerechtigde krijgt vóór de 1e betaaldag van de uitkering.
Als u het anoniementarief toepast, houdt u 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in.
Als u de (juiste) gegevens voor de loonheffingen later wél krijgt, mag u eerdere aangiftetijdvakken waarin u het anoniementarief hebt toegepast, niet corrigeren. U mag het anoniementarief alleen corrigeren als u het door een fout in de administratie ten onrechte hebt toegepast. Als de werknemer zijn burgerservicenummer bijvoorbeeld wel op tijd had aangeleverd, maar het nog niet in de administratie was verwerkt.
De anonieme werknemer kan de eventueel te veel ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen terugkrijgen via zijn aangifte inkomstenbelasting. Zie voor de eventueel te veel betaalde premies werknemersverzekeringen paragraaf 5.7.2. En voor de eventueel te veel betaalde werkgeversheffing Zvw of te veel ingehouden bijdrage Zvw paragraaf 6.2.4.
Let op!
Voor anonieme werknemers geldt een aparte tabel voor de eindheffing (zie tabel 5, 6a en 6b achter in dit handboek).
Hou er wel rekening mee dat wanneer u boodschappen doet, zorgpremie betaalt of de energiekosten worden afgeschreven, u met hogere kosten te maken hebt. Onder meer omdat het lage btw-tarief is verhoogd naar 9 procent en energieprijzen flink zijn gestegen.
Maar even terug naar het loonstrookje. Iedereen begrijpt wat het nettosalaris betekent. Dat is het bedrag dat op uw bankrekening wordt gestort. Maar hoe zit het met de rest van het loonstrookje?
Het loonstrookje is voor bijna iedereen een onbegrijpelijke brij van cijfers, moeilijk te plaatsen begrippen en niet te ontcijferen afkortingen.
Wij zetten een aantal begrippen voor u op een rijtje aan de hand van het fictieve loonstrookje van 100% Salarisverwerking.
Je loonstrookje bestaat uit grofweg drie delen, elk in meer of mindere mate (on)begrijpelijk. Per onderdeel kijken we naar enkele sleutelbegrippen.
1.Van Personalia en Loonheffing tot u Deeltijdfactor
Los van personalia, bedrijfscodes en rekeningnummers staan er verschillende begrippen die wat uitleg behoeven.
De naam van de medewerker.
De periode waarin de loonstrook is gemaakt jaar-periode-tijdvak
Kolom 1:
Kolom 2:
* bruto uurloon wordt berekend door het fulltime bruto periodesalaris te delen door het aantal fulltime bedrijfsuren per periode.
Kolom 3:
Kolom 4:
De loonheffingskorting is een korting die ervoor zorgt dat u over een bepaald gedeelte van uw salaris geen belasting hoeft te betalen – een korting op de loonbelasting en de premies volksverzekeringen die u betaalt. Goed nieuws dus! Minder leuk is dat u deze korting maar bij één werkgever toe kunt laten passen. Heeft u op u twee banen allebei loonheffingskorting laten toepassen? Zet het dan op een van de twee stop, het liefst op die van het laagste bedrag.
Loonheffingstabel : Wit wil zeggen dat er loonheffing is berekend volgens de witte tabel, die geldt voor loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De fiscus kent twee tabellen: een witte en een groene. Werkt u in loondienst, dan is de witte tabel op u van toepassing, de groene geldt wanneer u een uitkering krijgt of met pensioen bent.
De Deeltijdfactor, de term spreekt eigenlijk al voor zich. Werkt u 100 procent, dan is de Deeltijdfactor 1. Werkt u 80 procent? Dan is u Deeltijdfactor 0,8. 70 procent? Dan 0,7 enzovoorts.
Jaarloon bijz. bel. staat voor Jaarloon Bijzondere Belastingen. En dit staat weer voor het loon waarover u in het vorige kalenderjaar loonheffing hebt betaald. Kortom: het bruto jaarloon van vorig jaar. En waarom staat dit op uw loonstrookje? Van dit bedrag wordt het Tariefpercentage voor bijzondere beloningen afgeleid. En met dit percentage wordt weer loonheffing berekend over bijzondere beloningen, zoals vakantietoeslag, een bonus, eindejaarsuitkering of overwerk.
2.De Berekening
1. Bruto Het bruto salaris en de bruto vergoedingen (looncomponenten); indien je met netto-bruto componenten werkt dan staat er onder Waarde altijd de netto waarde (in geval van N/B urencodes die tegen netto uurloon 1/2 werken). Of het omgerekende bruto uurloon (indien je werkt met N/B urencodes waarbij het uurloontype ‘berekend’ is).
2. Branche De brancheregelingen (bijv. pensioenpremie en sociaal fonds); het is mogelijk om via de loonstrook de waardes op te vragen waarmee de grondslag wordt berekend.
3. Werknemer Verzekering Inhoudingen werknemersverzekeringen (WIA/WGA/WW)
4. Zvw Inhoudingen Zorgverzekeringswet
5. Loonheffing Inhouding Loonheffing
6. Netto Netto vergoedingen of inhoudingen (looncomponenten)
7. Totalen Het netto salaris van de medewerker
8. Betalen Het over te maken bedrag naar het rekeningnummer
9. De totale werkgeverslasten
Let op: De gegevens in het rode vlak zijn gegevens voor de werkgever. Als werknemer ziet u deze kolom NIET op uw loonstrook, u ziet hier dan de cumulatieven staan.
Fiscale bijtelling auto. Voor wie het nog niet wist: “Bijtelling” zijn de fiscale kosten van het privégebruik van een auto van de werkgever. De fiscale bijtelling wordt berekend op basis van een percentage van de fiscale waarde (lees: cataloguswaarde) van de auto. Als leaserijder betaal je bijtelling wanneer je jaarlijks meer dan 500 kilometer privé rijdt.
Overigens verhoogt deze bijtelling de grondslag voor de zorgverzekeringswet, de grondslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de grondslag voor de sociale verzekeringen.
Fisc. mind. auto bijdr. privé gebr. De fantastische afkorting staat natuurlijk voor “mindering eigen bijdrage privégebruik auto van de zaak“. Wie meer dan 500 kilometer privé met de auto van de zaak rijdt, heeft een bijtelling. Als de werknemer een eigen bijdrage voor het privégebruik heeft betaald aan de werkgever, is deze eigen bijdrage aftrekbaar van de bijtelling. Dat is dus die mindering.
Je ziet ook dat er bij onder meer de onbelaste onkostenvergoeding geen loonheffing plaatsvindt, zodat de bruto vergoeding netto hetzelfde oplevert.
3.Soorten loon op een rijtje
Het fiscaal loon is het loon dat je op je jaaropgaaf invult en waarover loonheffing is berekend. Het fiscaal loon is de som van bruto salaris en bijdrage zorgverzekeringswet (het is dus altijd hoger dan het brutoloon). Je ziet in de kolom rechts vervolgens ook de totaalbedragen terug van de loonheffing en de arbeidskorting die in mindering wordt gebracht op de te betalen belasting.
En SV-loon? Je SV-loon is de grondslag voor wat u werkgever allemaal betaalt aan sociale premies. Denk hierbij aan de werkgeversbijdrage voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering, ziektekostenverzekering en werkloosheidsuitkering.
Maar ook vakantiebijslag, eindejaarsuitkering, dertiende maand, ploegentoeslag en bijtelling van uw auto zijn gebaseerd op het SV-loon.
En Salaris? Dat is het brutoloon zoals dat in het tweede afbeelding hierboven als eerste post bij ‘bruto’ staat vermeld.
U kunt altijd contact opnemen met 100% Salarisverwerking over hoe en wat en natuurlijk het eventueel verzorgen van uw loonadministratie op 079 – 33 15 444.
Werkgevers mogen de lage WW-premie afdragen, ook als de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (die geen oproepovereenkomst is) nog niet schriftelijk is vastgelegd. Dit geldt ook als de arbeidsovereenkomst of het addendum nog niet door beide partijen is ondertekend.
In deze situaties kunnen werkgevers in de loonaangifte de indicatierubriek ‘schriftelijke arbeidsovereenkomst’ vullen met ‘ja’. Deze coulance geldt alleen voor arbeidsovereenkomsten van werknemers die vóór 1 januari 2020 in dienst zijn gekomen. Voor andere arbeidsovereenkomsten geldt de coulance niet.
Daaruit moet blijken dat de werknemer al op uiterlijk 31 december 2019 voor onbepaalde tijd in dienst was.
Als een werkgever niet voor 1 april 2020 aan deze voorwaarden voldoet, maar de arbeidsovereenkomst wel voortduurt na 31 maart, is hij met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge WW-premie verschuldigd.
Lees meer in de brief van minister Koolmees op rijksoverheid.nl.
De Belastingdienst verstuurt binnenkort de Aangiftebrief loonheffingen 2020 naar werkgevers. Deze brief is belangrijk zowel voor de werkgever als voor de salarisverwerking/loonadministrateurs. De verwachte bezorgdatum is 13 november 2019.
De brief bevat de volgende gegevens:
Met deze gegevens kunt u op tijd een correcte aangifte loonheffingen doen, daarom is het belangrijk dat u een kopie van deze brief opvraagt bij de werkgever. Voor de inhoudingsplichtige zijn de uiterste betaaldata en de betalingskenmerken van belang.
De Belastingdienst verstrekt de brief maar 1 keer, bewaar deze daarom in de administratie.
Een addendum arbeidsovereenkomst is een aanvulling en/ of uitbreiding op een bestaande arbeidsovereenkomst. Als er een contract is overeengekomen en er worden in een later stadium nieuwe afspraken gemaakt, is het niet nodig om een nieuwe arbeidsovereenkomst op te stellen. In dat geval kan je een addendum opstellen, welke door zowel de werkgever als de werknemer worden ondertekend.
Het kan zijn dat u werknemers in dienst hebt die oorspronkelijk een arbeidsovereenkomst hadden voor bepaalde tijd, maar welke van rechtswege is overgegaan naar onbepaalde tijd. Voor deze werknemers is niet altijd een schriftelijke overeenkomst voor onbepaalde tijd aanwezig. Het is belangrijk dat u dit alsnog vastlegt in een addendum.
Is de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd nog niet verstreken, maar wilt u deze al omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd? Of wordt een contract voor bepaalde tijd opgevolgd door een contract voor onbepaalde tijd? Dan mag u dit ook vastleggen in een addendum.
U mag voor deze werknemers in 2020 de lage WW-premie gebruiken als u voldoet aan de volgende voorwaarden:
Bron: Rijksoverheid
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
