Maar hoe wordt dat bedrag eigenlijk in de administratie verwerkt? En hoe zit het met de belastingdienst?
De meeste salarisverwerking software berekent het vakantiegeld automatisch. Wettelijk gezien bedraagt het vakantiegeld ten minste 8 procent van het loon, maar het mag natuurlijk ook meer zijn. Aan de salarisadministratie alleen nog de taak om te controleren of het allemaal goed is gedaan.
Toch? Welnee!
Als salarisverwerker kunt u controle’s maandelijks doen. De meesten hebben immers het gereserveerde bedrag maandelijks op hun loonstrook staan en die gereserveerde bedragen tellen ook mee voor de aangifte loonheffing.
Op basis van die heffingen wordt voor de werknemer ook de WIA, WW, pensioen en zelfs zijn maximum hypotheekbedrag berekend. Als daar het hele jaar een fout in zat, en die nu pas bij controle naar bovenkomt, is er duidelijk een proces onvoldoende geborgd en wordt werknemer óf werkgever benadeeld. Wat de salarisverwerker wel pas in deze periode doet, is berekenen hoeveel er op het vakantiegeld moet worden ingehouden aan belastingen en premies.
Er is in de Wet minimumloon en vakantiebijslag vastgelegd hoe het vakantiegeld moet worden berekend. Elke werknemer ontvangt ten minste 8 procent van het brutoloon aan vakantiegeld, bij cao kan dat percentage hoger zijn of er kan een vast, minimumbedrag zijn afgesproken.
Maar wat is het brutoloon? Want tot 1 januari 2018 mocht overwerk bijvoorbeeld niet worden meegenomen in de berekening van vakantiegeld. Inmiddels is dat anders. Nu moet het juist wel worden meegenomen, tenzij anders is vastgelegd in de cao.
Voor de loonadministratie begint de berekening dus bij de begripsbepaling van ‘loon’ uit de geldende cao. Bonussen, onkostenvergoedingen, jubileumuitkeringen en nog een aantal andere bijzondere bedragen zijn overigens nog altijd uitgesloten van de berekening.
Andere emolumenten (vaste extra uren, nabetalingen, uitgekeerde boven wettelijke vakantiedagen, etc.) tellen juist weer wel mee voor het brutoloon.
Verdient de medewerker meer dan 3 maal het minimumloon (op 1 juli is dat 4906,80 euro per maand), dan mag met de medewerker worden afgesproken dat over het bedrag boven die 4906,80 geen vakantiegeld meer wordt berekend.
Het is aan de medewerker zelf om wel of niet akkoord te gaan met die bepaling in zijn of haar arbeidsovereenkomst.
Als loonadministrateur zal u dus moeten nagaan of het brutoloon juist is berekend en welk bedrag wettelijk of per cao ten minste moet worden uitbetaald.
In elk geval wordt er op vakantiegeld loonbelasting en de premies voor de volksverzekeringen ingehouden volgens de tabellen voor bijzondere beloningen. Er wordt rekening gehouden met de afbouw van de heffings- en arbeidskortingen.
De hoogte van de in te houden loonbelasting en premies volksverzekeringen wordt bovendien ook bepaald op basis van het jaarloon van het voorafgaande jaar.
Raadpleeg dus altijd de tabellen voor een exact percentage en laat uw werk controleren. Doet u dit niet kan u of de werknemer geconfronteerd worden met een naheffing.
Het is zeer nadrukkelijk niet toegestaan om, zodra de salarisadministrateur vermoedt dat er een bijbetaling volgt, zelf het jaarloon aan te passen, zodat er meer loonbelasting en premies volksverzekeringen worden ingehouden.
Het jaarloon moet worden bepaald op basis van het loon van het voorafgaande jaar. Daar mag alleen van worden afgeweken als de werknemer hier zelf om vraagt.
Vakantiegeld wordt berekend aan de hand van het verlaagde loon, als er bijvoorbeeld een fiets is gekocht van het brutoloon of de fiscale ruimte wordt benut voor de reiskostenvergoeding.
Dat kan problemen geven als het brutoloon van het jaar er voor hoger was. Want de werknemer heeft recht op 8 procent van dat jaar.
Als het vakantiegeld wordt verlaagd met de bijdrage voor de fiets of de reiskosten, komt het bedrag onder het minimum van 8 procent. Dat mag niet.
Dit zelfde probleem treedt op als de cao een minimumuitkering aan vakantiegeld heeft bepaald. Controleer dus altijd of de werknemer ten minste 8 procent van het brutoloon ontvangt.
Gerelateerd:
Is géén bedreiging maar een verrijking!
Juist dit vakgebied zou de nieuwe technologie moeten omarmen en niet afwijzen of vrezen. Verdergaande automatisering betekent namelijk geen verlies van functie want de vraag naar de specifieke kennis van de salarisadministrateur is vooralsnog groter dan het aanbod.
Daar staat wel tegenover dat toenemende complexiteit van het vakgebied en de raakvlakken met andere functies vergaande eisen stellen aan de kennis en kunde van de salarisadministrateurs.
Niet alleen vakinhoudelijk, maar juist ook complexe cognitieve, sociale en technologische vaardigheden. En die kennis en kunde wil je vooral inzetten waar het er op dat moment het meest toe doet.
De gemiddelde leeftijd van de salarisadministrateurs komt steeds hoger te liggen en de aanwas van nieuw talent is beperkt. Hierdoor wordt het steeds lastiger voor bedrijven om goede salarisadministrateurs te vinden en te behouden.
De salarisadministrateur zelf zal continu moeten blijven leren en mee moeten gaan in (technologische) veranderingen en wet- en regelgeving.
Een salarisadministrateur wordt steeds specialistischer, wat we terugzien in de opleidingseisen die nu worden gesteld.
Was voorheen een mbo-opleiding nog voldoende, vandaag de dag wordt hbo denk- en werkniveau gevraagd.
Het volstaat niet meer om goed te kunnen rekenen. Vaardigheden als communicatie, data-analyse en prognose worden als noodzakelijk beschouwd.
Salarisadministrateurs met de juiste kennis en kunde moet je koesteren en niet belasten met onnodige administratieve handelingen. Dat is een verspilling van kostbare capaciteit en kwaliteit.
Het optimaal inzetten van capabele salarisadministrateurs begint bij het wegnemen van handelingen die je kunt automatiseren of door iemand anders kunt laten doen.
Een salarisadministrateur voegt waarde toe door kritisch te kijken naar de ontwikkelingen binnen de organisatie, te adviseren over het wel of niet inzetten van flexibele krachten, te beoordelen hoe de buitenlandse medewerker verloond moet worden en dergelijke.
Hij/zij is bij uitstek de persoon die continu de balans zoekt tussen wat de mogelijkheden zijn in de wetgeving en wat goed is voor de organisatie.
Als softwareontwikkelaar beseffen wij ons heel goed dat wij hier ook een belangrijke taak hebben.
Door te luisteren naar onze klanten en onze applicaties aan te passen aan de wensen die zij hebben. Bijvoorbeeld door het steeds verder automatiseren en de focus leggen op het ontsluiten van data voor het maken van een goede analyse.
Salarisadministrateurs kunnen veranderen en daadwerkelijk stappen nemen van operatie naar strategie.
En met die salarisadministrateurs die automatisering als een bedreiging zien omdat ze denken dat het werk overbodig is, is een goed gesprek waard.
Een op de toekomst gerichte organisatie waar hard werken en gezelligheid hand in hand gaan. Een goede balans in werk en privé vinden wij belangrijk om zo het beste uit jezelf te kunnen halen.
100% Salarisverwerking is een gezonde, groeiende onderneming. Naast de maandelijkse salarisadministratie bieden wij onze klanten oplossingen op het gebied van HRM, Payrolling en inkomensverzekeringen. Voor onze klanten zijn wij het aanspreekpunt voor alle personeelsaangelegenheden. Deze aanpak zorgt er voor dat wij onze klanten door en door kennen en wij optimaal kunnen adviseren.
100% Salarisverwerking BV verzorgt salarisadministraties voor ruim 550 werkgevers. Naast de salarisadministratie adviseren wij “werkgevers” op het gebied van HRM, loonkostensubsidies, ziekteverzuim, inkomensverzekeringen en payrolling. Hierdoor zijn wij in staat om op maat gesneden oplossingen te adviseren.
Wij bieden een goed salaris, opleidingsmogelijkheden en een juiste balans tussen uitdaging, werk/privé en studie. Je kunt jezelf ontwikkelen (bijv. VPS) in het vakgebied en je komt te werken in een informeel, zelfsturend en professioneel team.
