Het vakantiegeld, vakantiebijslag of vakantietoeslag wordt binnenkort uitbetaald bij de meeste werkzame mensen.

Maar hoe wordt dat bedrag eigenlijk in de administratie verwerkt? En hoe zit het met de belastingdienst?

Wanneer berekent u vakantiegeld?

De meeste salarisverwerking software berekent het vakantiegeld automatisch. Wettelijk gezien bedraagt het vakantiegeld ten minste 8 procent van het loon, maar het mag natuurlijk ook meer zijn. Aan de salarisadministratie alleen nog de taak om te controleren of het allemaal goed is gedaan.

Toch? Welnee!

Als salarisverwerker kunt u controle’s maandelijks doen. De meesten hebben immers het gereserveerde bedrag maandelijks op hun loonstrook staan en die gereserveerde bedragen tellen ook mee voor de aangifte loonheffing.
Op basis van die heffingen wordt voor de werknemer ook de WIA, WW, pensioen en zelfs zijn maximum hypotheekbedrag berekend. Als daar het hele jaar een fout in zat, en die nu pas bij controle naar bovenkomt, is er duidelijk een proces onvoldoende geborgd en wordt werknemer óf werkgever benadeeld. Wat de salarisverwerker wel pas in deze periode doet, is berekenen hoeveel er op het vakantiegeld moet worden ingehouden aan belastingen en premies.

Wat telt mee bij de berekening van vakantiegeld?

Er is in de Wet minimumloon en vakantiebijslag vastgelegd hoe het vakantiegeld moet worden berekend. Elke werknemer ontvangt ten minste 8 procent van het brutoloon aan vakantiegeld, bij cao kan dat percentage hoger zijn of er kan een vast, minimumbedrag zijn afgesproken.
Maar wat is het brutoloon? Want tot 1 januari 2018 mocht overwerk bijvoorbeeld niet worden meegenomen in de berekening van vakantiegeld. Inmiddels is dat anders. Nu moet het juist wel worden meegenomen, tenzij anders is vastgelegd in de cao.
Voor de loonadministratie begint de berekening dus bij de begripsbepaling van ‘loon’ uit de geldende cao. Bonussen, onkostenvergoedingen, jubileumuitkeringen en nog een aantal andere bijzondere bedragen zijn overigens nog altijd uitgesloten van de berekening.
Andere emolumenten (vaste extra uren, nabetalingen, uitgekeerde boven wettelijke vakantiedagen, etc.) tellen juist weer wel mee voor het brutoloon.

Verdient de medewerker meer dan 3 maal het minimumloon (op 1 juli is dat 4906,80 euro per maand), dan mag met de medewerker worden afgesproken dat over het bedrag boven die 4906,80 geen vakantiegeld meer wordt berekend.
Het is aan de medewerker zelf om wel of niet akkoord te gaan met die bepaling in zijn of haar arbeidsovereenkomst.

Als loonadministrateur zal u dus moeten nagaan of het brutoloon juist is berekend en welk bedrag wettelijk of per cao ten minste moet worden uitbetaald.

Welke belastingen worden geheven op het vakantiegeld?

In elk geval wordt er op vakantiegeld loonbelasting en de premies voor de volksverzekeringen ingehouden volgens de tabellen voor bijzondere beloningen. Er wordt rekening gehouden met de afbouw van de heffings- en arbeidskortingen.
De hoogte van de in te houden loonbelasting en premies volksverzekeringen wordt bovendien ook bepaald op basis van het jaarloon van het voorafgaande jaar.
Raadpleeg dus altijd de tabellen voor een exact percentage en laat uw werk controleren. Doet u dit niet kan u of de werknemer geconfronteerd worden met een naheffing.

Het is zeer nadrukkelijk niet toegestaan om, zodra de salarisadministrateur vermoedt dat er een bijbetaling volgt, zelf het jaarloon aan te passen, zodat er meer loonbelasting en premies volksverzekeringen worden ingehouden.
Het jaarloon moet worden bepaald op basis van het loon van het voorafgaande jaar. Daar mag alleen van worden afgeweken als de werknemer hier zelf om vraagt.

Let op met de Cafetariaregeling en vakantiegeld

Vakantiegeld wordt berekend aan de hand van het verlaagde loon, als er bijvoorbeeld een fiets is gekocht van het brutoloon of de fiscale ruimte wordt benut voor de reiskostenvergoeding.
Dat kan problemen geven als het brutoloon van het jaar er voor hoger was. Want de werknemer heeft recht op 8 procent van dat jaar.
Als het vakantiegeld wordt verlaagd met de bijdrage voor de fiets of de reiskosten, komt het bedrag onder het minimum van 8 procent. Dat mag niet.

Dit zelfde probleem treedt op als de cao een minimumuitkering aan vakantiegeld heeft bepaald. Controleer dus altijd of de werknemer ten minste 8 procent van het brutoloon ontvangt.

Gerelateerd:

HELP! De deurwaarder heeft mijn vakantiegeld!
Vakantiegeld berekenen