In de paspoorten die tegenwoordig worden uitgereikt, staat het BSN op de achterkant. Dat betekent dat werkgevers die een nieuwe werknemer in dienst nemen, om aan de identificatieplicht te voldoen zowel de voorkant als de achterkant van het paspoort moeten controleren en kopiëren en de kopie ervan moeten bewaren in de salarisadministratie.
De werkgever moet vóór de werknemer aan het werk gaat, voldoen aan de identificatieplicht. Bij het kopiëren van het identiteitsbewijs moet hij bovendien zorgvuldig te werk gaan. Maakt hij een verkeerde kopie, dan kan hij te maken krijgen met het hoge anoniementarief. Het vergelijken van de handtekeningen op het identiteitsbewijs en op de verklaring gegevens voor de loonheffingen is volgens de Hoge Raad niet nodig. Naast een paspoort is bijvoorbeeld een ID-kaart of een verblijfsvergunning ook een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs daarentegen geldt niet als zodanig.
Het is wel verstandig om hun identiteit te controleren voordat zij aan de slag gaan. Zo voorkomen werkgevers dat ze bijvoorbeeld met een ingeleende werknemer aan de slag gaan die geen verblijfsvergunning heeft. Van buitenlandse uitzendkrachten mag wel een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden.
Onjuiste combinatie BSN en geboortedatum in loonaangifte
Salarisadministratie uitbesteden
Wat is loonadministratie?
Salarisverwerking uitbesteden
Meer weten over hoe en wat met nieuw personeel naar loonadministratie zie hier?
De WAB regelt voor flexwerkers en oproepkrachten dat zij op tijd (maximaal 4 dagen voor aanvang van de arbeid) moeten worden opgeroepen en dat zij na een jaar recht krijgen op een arbeidsovereenkomst voor het gemiddeld aantal gewerkte uren. Medewerkers die eerder naar huis worden gestuurd, houden recht op uitbetaling van de volledige opgeroepen dag. De opzegtermijn van oproepkrachten gaat naar maximaal 4 dagen. Als werkgever blijft het minimaal een maand. Er mogen straks maximaal 3 tijdelijke contracten worden aangeboden, daarna moet de werkgever een vast contract aanbieden. Alle werknemers, ongeacht de lengte van hun dienstverband, krijgen recht op een transitievergoeding. De WW-premie wordt afhankelijk van het type contract.
Vanaf 1 januari 2020 zult u een aantal van uw oproepkrachten een arbeidsovereenkomst moeten aanbieden voor het gemiddeld aantal uur dat zij in 2019 hebben gewerkt.
Aandachtspunt: ga na welke medewerkers straks een contract aangeboden moeten krijgen en voor hoeveel uur dat contract moet gelden. Kan uw administratie een gemiddeld aantal gewerkte uren per week/maand opleveren?
Aandachtspunt: ga na welke medewerkers naar tevredenheid functioneren. Van medewerkers met een oproepcontract die niet naar tevredenheid functioneren, kunt u het beste afscheid nemen op of voor 30 december 2019 – als u het uitbetalen van een transitievergoeding wilt voorkomen.
Aandachtspunt: ga na of u voldoende oproep- en flexwerkers heeft in uw pool. Als u een zieke of uitgevallen medewerker moet vervangen, kunnen de flexwerkers weigeren als de oproep korter dan 4 dagen voor aanvang van de arbeid plaatsvindt. Mogelijk moet u uw pool uitbreiden als u dit wilt ondervangen.
Met de komst van de WAB hoeft u, net als voor 2015, medewerkers pas na 3 tijdelijke contracten of na 3 jaar een vast contract te bieden. Een aantal medewerkers zal dus een jaar langer moeten wachten op een vaste arbeidsovereenkomst.
Aandachtspunt: maak inzichtelijk welke medewerkers voor 1 januari 2020 2 jaar in dienst zijn (en dus wél al een vaste arbeidsovereenkomst moeten krijgen). Maak ook inzichtelijk welke medewerkers na 2020 2 jaar in dienst zijn. Stel deze mensen actief op de hoogte van de wetswijziging en de consequentie voor hun arbeidsovereenkomst. Stem af met betrokken managers en HR of deze mensen misschien tóch een vast contract moeten krijgen.
Om het voor werkgevers aantrekkelijker te maken hun personeel in vaste dienst te nemen, wordt de WW-premie voor mensen met een tijdelijk contract hoger. Alle sectorpremies en de algemene Afw-premie komen te vervallen.
Aandachtspunt: neem contact op met de leverancier van uw (salaris)administratiesoftware en zorg dat vanaf 1 januari 2020 de nieuwe premies in het systeem kunnen worden berekend. Minister Koolmees gaat in de memorie van toelichting van de WAB uit van een lage premie van 2,78 procent en een hoge premie van 7,78 procent in 2020.
Aandachtspunt: zorg dat van elke medewerker een schriftelijke arbeidsovereenkomst aanwezig is waarin duidelijk vermeld wordt of er sprake is van een tijdelijke of vaste arbeidsovereenkomst. Dit voorkomt onduidelijkheid bij controle en voorkomt dat u tóch de hoge premie moet afdragen.
Aandachtspunt: neem de aard van het contract ook op in de loonstrook van de medewerker en vermeldt duidelijk of de hoge of lage premie werd afgedragen.
Aandachtspunt: overweeg in samenspraak met de betrokken manager en HR of het voor medewerkers die naar tevredenheid functioneren met een tijdelijk contract mogelijk is hen toch een vaste arbeidsovereenkomst te bieden. Dit kan aanzienlijk schelen in de premies.
De maximale periode waarbij de keten niet wordt doorbroken gaat naar 6 maanden, tenzij anders wordt bepaald in de cao.
Aandachtspunt: controleer of uw software door u of uw leverancier kan worden aangepast zodat de ketens juist worden geregistreerd.
Flexwerkers krijgen het recht om op tijd van hun rooster en uw planning op de hoogte te worden gebracht. Concreet betekent dat dat u de oproepkrachten ten minste 4 dagen (96 uur) voor aanvang van de arbeid moet oproepen. Roept u niet op tijd op? Dan mag de medewerker weigeren te komen, zonder opgaaf van reden. Roept u op tijd op, maar besluit u binnen de 4 dagen dat de medewerker toch niet hoeft te komen of minder hoeft te komen? Dan heeft de medewerker recht op het volledige loon over de periode dat hij of zij was opgeroepen. Het is mogelijk om hier andere afspraken te maken in een cao, maar de periode voor de oproep mag nooit korter zijn dan 24 uur. Het is niet toegestaan om in een individuele arbeidsovereenkomst af te wijken van deze regeling. Het wijzigen van die termijn is uitsluitend voorbehouden aan cao-onderhandelingen.
Zoals voor alles geldt in een arbeidsovereenkomst, kunt u dus individuele afspraken te maken over de oproeptermijn. Maar, komt het tot een rechtszaak over dit onderwerp, zal de rechter besluiten dit beding ongeldig te verklaren. De regeling is immers lager dan het wettelijk minimum en dus nietig.
Als uw administratie ook het inroosteren van medewerkers als taak heeft, zult u wellicht strenge deadlines moeten instellen voor het opleveren van roosters. Ook is het mogelijk dat u loon moet uitbetalen voor niet-gewerkte uren, simpelweg omdat de oproep niet op tijd is geannuleerd of gewijzigd. De eerdere regeling dat oproepen altijd minimaal voor 3 uur gelden, blijft van kracht. Als uw medewerker 1 of 2 uur heeft gewerkt, betaalt u nog steeds ten minste 3 uur uit.
Heeft een medewerker 12 maanden bij uw organisatie gewerkt? Dan is de werkgever verplicht om een aanbod te doen voor het gemiddeld aantal uren in die periode. Dat hoeft geen contract voor onbepaalde tijd te zijn, maar moet wel een vast aantal uren zijn. In uw administratiesysteem zal dus een mogelijkheid moeten zitten om het gemiddeld aantal uur in de afgelopen 12 maanden te berekenen. De wetgever heeft ook een consequentie voorzien, mocht u het aanbod niet doen. De medewerker heeft dan namelijk na die 12 maanden recht op zijn loon over het gemiddeld aantal gewerkte uren van het jaar ervoor.
Heeft uw medewerker een 0-urencontract? Dan geldt per 1 januari 2020 een opzegtermijn van maximaal 4 dagen. In de cao mag dit nog ingekort worden tot 24 uur. Een flinke verandering dus, ten opzichte van de maand die het daarvoor was. Als werkgever kunt u echter niet zomaar opzeggen door te stoppen met het oproepen van een medewerker, tenzij het contract van rechtswege eindigt. U dient gewoon te voldoen aan de regels van het ontslagrecht.
Het kabinet lanceerde nog in nog geen drie jaar na de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) plannen voor alweer een nieuwe wet, die de arbeidsmarkt nog beter moet reguleren. Of liever gezegd: repareren, want uit onderzoek blijkt dat de WWZ niet goed werkt.
Doel van de WWZ was het verkleinen van de kloof tussen ‘vast’ en ‘flex’. Het lijkt erop dat dit niet is gelukt: die kloof is juist groter geworden. Daarom komt het kabinet nu met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB).
Let op
Het is de bedoeling dat de nieuwe wet op 1 januari 2020 in werking treedt.
De WAB bevat een uitwerking van maatregelen die al in het Regeerakkoord waren aangekondigd. Zoals de titel van de wet doet vermoeden, is het kabinet van mening dat de arbeidsmarkt uit balans is.
Onderzoek wijst uit dat werkgevers hun keuze voor vast of flexibel personeel niet baseren op de aard van het werk, maar eerder op de kosten en de risico’s. Dit leidt tot ertoe dat steeds meer werknemers, vooral jongeren, flexwerk (moeten) doen.
Het kabinet vindt dit onwenselijk en komt daarom met een pakket aan maatregelen, neergelegd in de WAB. De nieuwe regels moeten het voor jou als werkgever aantrekkelijker maken om mensen in vaste dienst te nemen.
Het kabinet wil dit bereiken door vaste arbeid – het contract voor onbepaalde tijd – minder vast te maken. Daar staat tegenover dat flexibele arbeid minder flexibel wordt en daardoor minder aantrekkelijk.
De WAB bevat een reeks samenhangende maatregelen die in verschillende categorieën zijn onder te verdelen, namelijk:
Een aantal maatregelen rond het ontslag moeten ervoor zorgen dat vast werk minder vast wordt.
Introductie cumulatiegrond
Er komen minder strenge voorwaarden voor het ontslag van werknemers in vaste dienst. Als je nu iemand wilt ontslaan, moet je volledig voldoen aan één van de acht gronden voor ontslag. Onder de WAB is ontslag ook mogelijk als sprake is van een optelsom van omstandigheden, de zogeheten cumulatiegrond.
Neem bijvoorbeeld een situatie waarin je een werknemer wilt ontslaan wegens disfunctioneren, maar dit niet voldoende kunt aantonen omdat je geen compleet ontslagdossier hebt opgebouwd. Ook is het zo dat de verstandhouding tussen jou en je werknemer flink is verstoord. Beide omstandigheden bieden afzonderlijk beschouwd misschien onvoldoende grond voor ontslag, maar in combinatie wel.
Verlenging proeftijd
Onder de WAB mag je met nieuwe werknemers een langere proeftijd afspreken. Het kabinet hoopt dat je hierdoor eerder overgaat tot het aanbieden van vaste contracten. Je hebt dan meer tijd om te beoordelen of iemand goed functioneert.
Bij een contract voor onbepaalde tijd zou de maximale proeftijd opgetrokken worden van twee naar vijf maanden.
Bij een contract voor bepaalde tijd van twee jaar of langer gaat de proeftijd van twee naar drie maanden. Voor contracten korter dan twee jaar blijven de regels ongewijzigd.
Let op!
De verlenging van de proeftijd wordt waarschijnlijk niet ingevoerd, omdat een meerderheid van de Tweede Kamer tegen dit plan stemde. De rest van de wijzigingen gaat vooralsnog wel door.
Andere berekening transitievergoeding
Als je nu een werknemer ontslaat, hoef je hem geen transitievergoeding te betalen als hij nog geen twee jaar in dienst was. Dit gaat veranderen. Onder de WAB heeft een werknemer al vanaf zijn eerste werkdag recht op een transitievergoeding bij ontslag, ook tijdens zijn proeftijd.
Daar staat tegenover dat je een lagere transitievergoeding gaat betalen. Voor elk jaar dienstverband betaal je een 1/3 bruto maandsalaris, dus ook voor de jaren na tien jaar dienstverband. Nu betaal je na tien jaar nog 1/2 bruto maandsalaris per contractjaar. De periode voor de transitievergoeding wordt niet meer afgerond op halve jaren, maar berekend over de werkelijke contractduur.
Let op!
Ben je een kleine werkgever, dan krijg je onder de WAB compensatie voor transitievergoedingen die je moet betalen als je je bedrijf beëindigt omdat je ziek bent of met pensioen gaat.
De overheid wil flexibele arbeid minder flexibel en minder aantrekkelijk maken. Daartoe zijn de volgende maatregelen in de WAB opgenomen.
Verruiming ketenregeling
Er komt een ruimere regeling voor opeenvolgende tijdelijke contracten (de ketenbepaling). Momenteel mag je een werknemer maximaal drie aansluitende contracten aanbieden over een periode van maximaal twee jaar. Dat wordt verruimd naar drie aansluitende contracten in drie jaar.
Daarmee is de ketenregeling weer vrijwel gelijk aan die in de periode voor de invoering van de WWZ. De verplichte pauze tussen twee opvolgende contracten blijft in principe zes maanden. Wel kan in de verplichte cao voor jouw bedrijfstak worden afgesproken dat deze periode tot drie maanden wordt verkort. Dat mag alleen als sprake is van seizoenswerk dat maximaal negen maanden per jaar kan worden verricht.
Andere regels oproepkrachten
Werk je veel met oproepkrachten? Dan gaat er voor jou het nodige veranderen. De nieuwe wet schrijft voor dat een oproepkracht met een nulurencontract of een min/maxcontract alleen verplicht is te komen werken, als je hem minimaal vier dagen van tevoren oproept.
Doe je dat niet, dan heeft hij het recht het werk te weigeren. En zeg je een oproep tot werken korter dan vier dagen van tevoren af, dan moet je de oproepkracht toch uitbetalen.
Na een contractperiode van twaalf maanden ben je als werkgever bovendien verplicht om de oproepkracht een contract te bieden voor het gemiddelde aantal uren dat hij in dat jaar heeft gewerkt.
Had je een oproepkracht bijvoorbeeld ingehuurd voor 20 uur per week, maar heeft hij een jaar lang gemiddeld 28 uur per week gewerkt, dan moet je hem een contract voor 28 uur bieden. Doe je dat niet, dan nog heeft de oproepkracht recht op loon over dit aantal uren.
Andere status payrollers
Voor payrollers gelden nu nog dezelfde, lichtere arbeidsrechtelijke regels als voor uitzendkrachten. Maar dit gaat veranderen. Onder de WAB krijgen payrollers die bij jou werken vrijwel dezelfde status als je eigen werknemers. Jij gaat dus meer betalen voor de arbeid van payrollers, wat deze contractvorm waarschijnlijk minder aantrekkelijk zal maken.
De gelijkheid tussen payrollers en eigen medewerkers betreft zowel de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dus niet alleen het salaris en vakantiegeld, maar ook de prestatiebeloning of dertiende maand en de vakantiedagen, enzovoort. Alleen voor zijn pensioen valt een payroller onder de eigen regeling van het payrollbedrijf.
Voor elke werknemer die je in vaste dienst neemt, krijg je in de toekomst een bonus van de overheid. Als werkgever ga je namelijk een lagere WW-premie betalen voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een tijdelijk of flexcontract.
De WW-premie wordt dus gedifferentieerd naar de aard van het contract. Nu is die premie nog afhankelijk van de sector waartoe je bedrijf behoort.
UWV heeft onderzoek (pdf) gedaan naar de verhouding tussen flexibele contracten (tijdelijke werknemers en uitzendkrachten) en vaste contracten. Het uitvoeringsinstituut concludeert dat het aandeel flexibele werknemers dat doorstroomt naar een vast contract toeneemt sinds 2013. Deze ontwikkeling hangt samen met de economische groei. Eén op de vier tijdelijke werknemers (met een leeftijd van 25 tot 66 jaar) in 2017 had een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in 2018. Dat betekent een stijging van zeven procentpunt ten opzichte van 2013. Ook het percentage uitzendkrachten dat een vast contract kreeg nam toe. Evengoed is het aantal flexwerkers nog steeds groeiende en beginnen werknemers steeds vaker met een tijdelijk contract.
Hoe groot de kans is dat werknemers een vast contract krijgen van hun werkgever, verschilt sterk per sector. De kans is voor flexwerkers het grootst bij banken en verzekeraars. In deze sector beginnen werknemers ook relatief vaak direct met een vast contract. In de landbouw daarentegen is de kans op een vaste aanstelling klein. Slechts 13% van de werknemers met een flexibel contract in 2017 waren in 2018 in vaste dienst voor hun werkgever. UWV stipt aan dat werkgevers eerder geneigd zijn om een vast contract aan te bieden als zij actief zijn in een sector waar het lastig is om personeel te vinden, de aard van het werk specialistisch is of werknemers vervangen veel geld kost.
Het kabinet wil een snelle doorstroom naar vaste contracten verder stimuleren met de maatregelen uit het wetsvoorstel Arbeidsmarkt in balans . Een voorbeeld is de introductie van de i-grond voor ontslag. Deze maakt het eenvoudiger om een werknemer te ontslaan en dus het vaste contract minder risicovol. Ook de maatregelen voor de transitievergoeding zijn erop gericht het vaste contract aantrekkelijker te maken ten opzichte van nu. Aan de andere kant kunnen werknemers ook langer in tijdelijke dienst blijven doordat de ketenbepaling wordt opgerekt. Dat moet ervoor zorgen dat werknemers minder snel hun baan verliezen. De WAB moet per 2020 in werking treden.
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
