Tag archief algemene verordening gegevensbescherming

door100% Salarisverwerking B.V.

Kopie van personeelsdossier

Werkgever weigert personeelsdossier

                                 
Een werknemer vordert bij de rechter in het kader van op te starten mediation alle stukken in zijn personeelsdossier, omdat hij daar volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) recht op heeft. De werkgever weigert de stukken af te geven, omdat de werknemer deze stukken al heeft dan wel bekend hiermee is. Wat zegt Rechtbank Den Haag?

privacywet, avg, Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Europese privacywetgeving,

Recht op kopie personeelsdossier onder AVG

Het uitgangspunt van de AVG is het transparantiebeginsel: iedereen moet in de gelegenheid zijn om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld, in te zien, en om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren.

Betrokkenen hebben dan ook het recht op inzage en op een kopie van de persoonsgegevens zonder daaraan andere beperkingen te verbinden dan de rechten en vrijheden van anderen.

Verzochte informatie moet in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek worden verstrekt.

Uitzonderingen

Artikel 41 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) noemt een paar uitzonderingen waarin het recht op inzage valt te weigeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om de bescherming van de openbare veiligheid of de onafhankelijkheid van de rechter.

Al bekend of verstrekt

De werkgever voert aan dat de stukken waarvan de werknemer nu een kopie vraagt al eerder aan hem zijn verstrekt of dat hij met de gegevens die daarin staan bekend is of moet zijn, zoals bijvoorbeeld gegevens omtrent zijn ziekteverzuim en ziekteverloop. Dit behoort echter niet tot de uitzonderingen genoemd in artikel 41 UAVG.

Bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken.

Administratieve kosten

Verder is in de AVG vastgelegd dat voor het verstrekken van bijkomende kopieën geen andere kosten in rekening mogen worden gebracht dan een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten. Daaruit volgt dat de betrokkene ook om een kopie kan vragen van stukken die al eerder (ooit eens) zijn verstrekt.

Volgens de kantonrechter heeft de werknemer dan ook een rechtmatig belang bij afgifte van de stukken in zijn personeelsdossier die hem niet al na zijn verzoek zijn verstrekt. De kantonrechter vindt ook dat de werknemer daarbij een spoedeisend belang heeft. Hij heeft een conflict met zijn werkgever en het is voor hem van belang om te weten wat er in zijn personeelsdossier zit.

De werkgever heeft de wettelijke termijn van één maand niet in acht genomen en zonder bevel van de kantonrechter is niet te verwachten dat zij de werknemer binnen een redelijke termijn zal geven waarop hij recht heeft.

Dwangsom

Oplegging van een dwangsom, als stimulans tot nakoming van de te geven beslissing, acht de kantonrechter aangewezen. De op te leggen dwangsom wordt gematigd en gemaximeerd.

De werkgever moet binnen drie werkdagen na het vonnis een kopie van de stukken waarin zij persoonsgegevens van de werknemer heeft verwerkt aan de werknemer overhandigen. Gebeurt dit niet dan volgt een dwangsom van 500 euro per dag dat de werkgever hiermee in gebreke blijft, met een maximum van 10.000 euro.

Uitspraak Rechtbank Den Haag, 31 augustus 2018, ECLI:NL:RBDHA:2018:10910

salarisverwerking,loonadministratie,uitbesteden loonadministratie,salarisverwerkers,loonverwerking uitbesteden,cloud loon,salaris in de cloud,verwerking personeel,personeel premies,goedkoop hrm management, ess,verzuimregistratie,pensioenen,urenlijsten,personeelsbestanden,

door100% Salarisverwerking B.V.

Géén boetes door AVG aan organisaties

Bij navraag Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

                                       
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.
De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

De Autoriteit Persoonsgegevens is er “niet op uit om boetes op te leggen” aan organisaties die op 25 mei 2018 nog niet helemaal klaar zijn voor het naleven van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dat zegt een woordvoerder van de toezichthouder naar aanleiding van een artikel in het AD.

Autoriteit Persoonsgegevens, Algemene verordening gegevensbescherming (AVG),Europese regels AVG, privacyregels eu,
De krant schrijft dat duizenden sportverenigingen hun administratie nog niet op orde hebben voor de nieuwe Europese regels rondom de privacyregels, die op 25 mei van kracht worden.

De AVG geldt voor alle bedrijven, overheden, organisaties en verenigingen. Dus van multinationals tot aan de korfbalclub met drie teams.

Voor (sport)verenigingen is het een extra regellast die op het bordje komt van de vaak vrijwillige bestuursleden die in hun vrije uren de club runnen.

De regels schrijven onder meer voor dat er zorgvuldig omgegaan moet worden met alle persoonsgegevens van leden, van naam en adres tot eventueel ziektes of aandoeningen.
privacy van zieke werknemers, strenge regels rond privacy van zieke werknemers, Autoriteit Persoonsgegevens (AP), verzuimbegeleiding,verzuimkosten, ziekteverzuimkosten, wet en regelgeving ziekte-verzuim, ziekteverzuim kosten, eenvoudiging verzuim, poortwachterswet,

Ook moeten clubs bijhouden welke ‘datalekken’ er zijn.

Verenigingen moeten ook kunnen aantonen dat ze hun persoonsgegevens veilig beheren.

En hoe zit het met de functionaris gegevensbescherming?

Wanneer is een functionaris gegevensbescherming nu precies verplicht?

Minister Dekker zegt hier het volgende over:

“Een belangrijk uitgangspunt bij de verordening is de risicogerichte benadering. Dat betekent dat verenigingen van
vrijwilligers, die als het ware niets bijzonders doen met persoonsgegevens, die wel een ledenbestand en dat soort
dingen hebben, maar geen gekke dingen, beduidend minder aandacht hoeven te besteden aan deze verordening dan
bijvoorbeeld bedrijven die op heel grote schaal aan complexe gegevensverwerking doen.”

Een functionaris gegevensbescherming is onder meer verplicht bij grootschalige verwerking van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens.

Dekker:

“Dat geeft al wel een beetje aan dat het gaat om de wat zwaardere verwerkingen. Of een verwerking grootschalig is, hangt met name af van de aantallen waar betrokkene mee werkt. Voor een gemiddelde sportvereniging zal dit naar mijn oordeel niet snel aan de orde zijn, hoewel ik natuurlijk niet volledig kan overzien wat zich daar in de praktijk voordoet.”

Maatwerk

Er is geen apart regime voor verenigingen, zegt een woordvoerder, maar het uitdelen van boete is geen doel op zich.

“De nieuwe regels gelden voor iedereen, dus voor grote bedrijven maar net zo goed voor kleinere organisaties. Maar we zijn er niet op uit boetes op te leggen. Onze aanpak is er een van maatwerk, dus als regels zijn overtreden, zullen we altijd goed kijken waarom dit is gebeurd”.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zal binnenkomende klachten wel altijd bekijken.

Het is inderdaad de vraag of boetes snel aan verenigingen zullen worden uitgedeeld. De AP mag die boetes opleggen. De boetes kunnen oplopen tot maximaal 20 miljoen euro.
Aleid Wolfsen stelt, de voorzitter van de AP:

“Het recht op privacy is een grondrecht voor iedere Nederlander. Soms zal een waarschuwing voldoende zijn, maar als er opzettelijk fouten worden gemaakt, kan een boete volgen. De hoogte van de boete hangt af van de ernst van de overtreding”.

Hoe hoog zijn de boetes onder de AVG?

Er zijn twee categorieën overtredingen en bijbehorende maximale boetes.

    Verantwoordelijken (organisaties die persoonsgegevens verwerken) hebben onder de AVG bepaalde verplichtingen, zoals de verantwoordingsplicht.
    Als een verantwoordelijke (een van) deze verplichtingen niet nakomt, dan kan de AP een boete opleggen van maximaal 10 miljoen euro. Of een boete van 2% van de wereldwijde jaaromzet, mocht dat bedrag hoger uitkomen.
    Als een een verantwoordelijke de beginselen of grondslagen van de AVG overtreedt of de privacyrechten van de betrokkenen (de mensen van wie de organisatie gegevens verwerkt), dan kan de AP een boete opleggen van maximaal 20 miljoen euro. Of een boete van 4% van de wereldwijde jaaromzet, mocht dat bedrag hoger uitkomen.

Hulpvaardige handhaving

Bij het aannemen van de Uitvoeringswet AVG zijn ook een aantal amendenten en moties aangenomen waaronder de motie Hulpvaardige handhaving.

Daarin staat:

“overwegende dat de Autoriteit Persoonsgegevens onafhankelijk is en zowel een handhavingstaak als een voorlichtingstaak heeft;

overwegende dat ondernemers, sportverenigingen, vrijwilligersorganisaties, kerkgenootschappen en private personen nog veel vragen hebben over de inhoud en reikwijdte van de regels inzake gegevensverwerking;

overwegende dat in de fase waarin nog veel vragen zijn over de regels, de overheid zich zo hulpvaardig mogelijk moet opstellen en zich dus primair behoort te richten op voorlichting en hulp bij de interpretatie en uitvoering van de regelgeving, onverlet haar handhavingstaak inzake bewuste schendingen;

verzoekt de regering, dit standpunt uitdrukkelijk onder de aandacht van de Autoriteit Persoonsgegevens te brengen”.

Ervaringen en voornemens na half jaar AVG

In de motie Ervaringen en voornemens na half jaar AVG staat onder meer het volgende:

“verzoekt de regering, de Kamer binnen een halfjaar na inwerkingtreding van de verordening en de uitvoeringswet te berichten over de ervaringen met, en haar voornemens inzake, de aanpak, zo nodig door middel van nieuwe wetgeving, van in ieder geval de volgende aspecten:

“de verwerking van gezondheidsgegevens in het kader van sportbeoefening, zoals van belang voor gehandicaptensport en (overige) topsport;

de verwerking van gegevens door kleinere organisaties als vrijwilligersverenigingen, sportverenigingen, kerkgenootschappen en andere”.

Autoriteit Persoonsgegevens (AP),wet en regelgeving privacy, AVG veiligheid,protocol ap, afpraken persoonsgegevens, werkgevers wet Autoriteit Persoonsgegevens,verzuimbegeleiding

door100% Salarisverwerking B.V.

Let op! Excel voor personeelsdata

Europese privacywetgeving

Gebruikt u nog Excel-sheets om personeelsgegevens te bewaren? Pas dan op!
         
Met de nieuwe Europese privacywetgeving maakt u kans op een boete.
Autoriteit Persoonsgegevens, Algemene verordening gegevensbescherming (AVG),Europese regels AVG, privacyregels eu,
Vanaf 25 mei 2018 geldt nog maar één privacywet in de hele EU: de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze nieuwe wet heeft consequenties voor werkgevers, die persoonsgegevens van werknemers opslaan en verwerken. De huidige Nederlandse Wet Bescherming Persoonsgegevens komt dan te vervallen.
Volgens de AVG moet alle software die organisaties gebruiken om persoonsgegevens te verwerken voldoen aan ‘privacy by design’. Dat betekent dat zo min mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt, dat zo min mogelijk personen er toegang toe hebben en de gegevens zo kort mogelijk worden bewaard.
20 miljoen euro boete.

Organisaties krijgen onder de AVG bovendien een documentatieplicht. Dat wil zeggen dat ze met documenten moeten kunnen aantonen dat zij de juiste organisatorische en technische maatregelen hebben genomen om aan de AVG te voldoen. Bij overtreding van de wet kunnen organisaties sancties opgelegd krijgen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet van ondernemingen.

Meer privacyrechten voor werknemer

Daarnaast worden de privacyrechten van werknemers uitgebreid. Wanneer het verwerken van de persoonsgegevens niet strikt noodzakelijk is, zullen werkgevers expliciet toestemming moeten vragen aan werknemers.
stop excelsheets,gevaar excelsheets,excel verbod,sheets excel gevaar,pas op excel sheets,gevaarlijk excel,AVG,personeelsgegevens,Europese privacywetgeving 2018,algemene verordening gegevensbescherming,privacy by design, salarisverwerking,100 salaris,

Neem uw HR-software onder de loep!

Het uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer dat strikt noodzakelijk is. Dit betekent dat organisaties nog beter dan nu moeten nadenken over de software die ze gebruiken om persoonsgegevens te bewaren en verwerken.
Ook wanneer organisaties software in de cloud gebruiken, moeten zij afspraken maken over een privacyvriendelijke verwerking van persoonsgegevens en deze afspraken vastleggen in een verwerkersovereenkomst.

Excel-sheetje, vergeet het maar!

Nog steeds zijn er bedrijven die persoonsgegevens opslaan in spreadsheetsoftware als Excel of andere toepassingen die daar niet voor zijn bedoeld.
Deze bedrijven zullen aan de AVG een zware dobber krijgen. Organisaties die al gebruik maken van HRM-software, hebben het gemakkelijker. Zij zullen deze systemen misschien anders moeten inrichten, maar beschikken al wel over de juiste tools om vanaf 25 mei 2018 te voldoen aan de nieuwe Europese privacyregels.

TIP! Hoe bereidt u zich alvast voor op de nieuwe Europese privacywetgeving?

Bel +31 (0)79 33 15 444 of mail ons!

salarisadministratie,loonadministratie,loon en salaris verwerking,wet en regelgeving personeel,personeelsdossier,hr ondersteuning,lease auto,lease concepten,payrolling,payroll,hrm scan,nmbrs salaris en loon registratie, verzuim oplossingen,ziekte registratie,verzekeringen personeel - ondernemers,personeelsverzekeringen,wet en regelgeving personeel,ess,verzuimregistratie,digitaal personeelsdossier,werk en zekerheid personeel,

close

Veel lees plezier? Delen mag.