Een juist berekend salaris dat op tijd wordt betaald is een belangrijke plicht voor u als werkgever. U wilt daarom dat de salarisverwerking zo min mogelijk tijd in beslag neemt en dat de kans op foutjes wordt geminimaliseerd. Met onze salarisverwerking software vereenvoudigt u het proces, legt u verantwoordelijkheden weer neer waar ze horen en geniet u van automatische controles zodat u altijd een juist salaris uitbetaalt.
Als werkgever heeft u altijd de keuze de salarisverwerking zelf te doen of uit te besteden. In beide situaties ondersteunt onze software u en geniet u naast een efficiënt proces ook van de integratie met bijvoorbeeld de belastingaangifte, de administratie en een bankkoppeling voor de betaling van het salaris.
Weten wat onze salaris software voor uw organisatie kan betekenen?
Er zijn veel redenen op te noemen om de salarisverwerking zelf te doen. Digitalisering van de processen speelt bij het maken van de keuze een belangrijke rol. Wij geloven erin dat u verantwoordelijkheden moet beleggen waar dat ze horen. Employee Self Service (ESS) noemen we dit. Een medewerker stuurt bijvoorbeeld zelf digitaal zijn declaratie of kilometervergoeding in en dit wordt direct verwerkt in de salarisadministratie. Doordat we automatische controles hebben ingebouwd wordt de salarisadministrateur gewezen op eventuele uitdagingen. Zo voorkom u dubbel werk en minimaliseert u de kans op een foutje op de loonstrook.
Voor veel bedrijven is het outsourcen van de complete salarisadministratie, hoe vereenvoudigd die ook is, een logische keuze. Er is bijvoorbeeld te weinig kennis van wet- en regelgeving in huis om de loonadministratie zelf te doen. Een administratiekantoor of externe salarisadministrateur kunt u hier vaak bij helpen. Ook wanneer u er voor kiest uw payroll uit te besteden, kunt u gebruik maken van onze salarisverwerkingssoftware. Zo maakt u gebruik van externe kennis en geniet u van de voordelen zoals integratie met uw administratie, een geautomatiseerde belastingaangifte of bankkoppeling voor het betalen van het salaris.
De minimale en maximale bedragen worden 1x per kalenderjaar vastgesteld op het gemiddelde van het minimumuurloon per 1 januari en per 1 juli. De bedragen van het minimumloon worden per 1 januari en per 1 juli geïndexeerd.
Denk aan de loonstaat, loonstrook en jaarrekening. Maar niet voor alle werkgevers is het verplicht een loonadministratie bij te houden.
Heeft u één of meer medewerkers in dienst en betaalt u ze loon, dan bent u ook verplicht om loonbelasting en premies af te dragen.
Voldoet u niet aan één of meer van de drie voorwaarden, dan kunnen er geen sociale premies worden afgedragen. En kan er ook geen loonheffing plaatsvinden. U bent dan dus niet verplicht een loonadministratie bij te houden.
“Werknemer” en “loon” hebben een andere definitie voor de loonheffingen dan voor bijvoorbeeld het arbeidsrecht. Zo valt er veel meer onder ”loon” als u het hebt over de loonheffingen, dan als u kijkt naar het arbeidsrecht.
Voor het arbeidsrecht is “loon” dat wat je ontvangt als tegenprestatie voor de arbeid die je hebt verricht. Maar voor de loonheffing worden bijvoorbeeld ook onregelmatigheidstoeslag en overwerk gezien als “loon”.
Medewerkers die voor het arbeidsrecht werknemer zijn, hoeven dat voor de loonheffingen niet te zijn. Andersom kunnen personen die geen werknemer voor het arbeidsrecht zijn, dat voor de loonheffingen wel degelijk zijn.
Voor de loonheffingen is een werknemer altijd een natuurlijk persoon die werkt in een dienstbetrekking met een gezagsverhouding.
De salarisadministratie moet u 7 jaar bewaren, volgens de zogenaamde fiscale bewaarplicht.
Uit de praktijk blijkt dat dit niet altijd duidelijk is. In deze handreiking vindt u meer informatie met een voorbeeld.
In de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ vermeldt u het loon voor de werknemersverzekeringen (loon SV) dat de werkgever als aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen betaalt.
U vult de rubriek voor de uitbetaalde aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen in als aan de volgende voorwaarden voldaan is:
De betaalde aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen is loon voor de werknemersverzekeringen. U vermeldt de aanvulling dus ook in de rubriek ‘Loon SV’. U gebruikt voor deze aanvulling dezelfde code als de code die geldt voor het arbeidsloon van de niet beëindigde dienstbetrekking.
In de volgende situaties vult u de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ niet in:
Let op!
Vult u in deze gevallen toch een uitbetaalde aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen in,
dan gaat UWV bij het vaststellen van een uitkering uit van een te laag loon.
De werknemer wordt arbeidsongeschikt en krijgt recht op een WIA-uitkering. UWV gaat voor het
bepalen van de hoogte van de uitkering uit van zijn loon in het jaar dat voorafgaat aan de arbeidsongeschiktheid.
In dat voorgaande jaar is de situatie als volgt:
In de aangifte over september en oktober vult u bij het loon voor de werknemersverzekeringen
€ 2.000 in. In de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ vermeldt u € 600, omdat u ervan uitgaat dat deze loonbetaling bestaat uit 70% loondoorbetaling en 30% aanvulling.
Dat is niet juist. Er is namelijk geen sprake van een aanvulling, maar van 100% loondoorbetaling bij ziekte. De totale loonbetaling is normaal loon. Het gevolg is dat UWV de uitkering baseert op een te laag loon. Want alles wat u invult bij de uitbetaalde aanvulling op een uitkering trekt UWV af van het loon voor de werknemersverzekeringen. In dit geval gaat UWV voor de berekening van de WIA-uitkering dan uit van € 22.800 (€ 24.000 loon – € 1.200), terwijl dat € 24.000 had moeten zijn.
Als de werkgever aan een werknemer een aanvulling op een uitkering werknemersverzekeringen betaalt en de dienstbetrekking is beëindigd, is geen sprake van loon SV. U gebruikt voor deze aanvulling code soort inkomstenverhouding/inkomenscode 61. De rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’ vult u niet in.
In de brochure ‘Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen 2019’ leest u meer informatie over de rubrieken in de aangifte loonheffingen.
Als compensatie voor de werkgevers voor de extra loonkosten, is per 1 januari 2019 al het jeugd-LIV ingevoerd. U komt alleen in aanmerking voor het lage inkomensvoordeel als de jongeren ten minste het minimumloon verdienen dat geldt voor hun leeftijd, maar niet meer dan het wettelijk minimumloon dan dat geldt voor de leeftijdsklasse boven hen. Kort gezegd: een 15-jarige mag niet meer verdienen dan een 16-jarige in dezelfde functie als u in aanmerking wil komen voor de jeugd-LIV.
Omdat 21-jarigen geen minimumjeugdloon ontvangen, maar het volwassen minimumloon, komt zij ook niet in aanmerking voor het jeugd-LIV. Voor 21-jarigen kunt u natuurlijk wel het gewone LIV aanvragen, maar alleen als zij 1.248 verloonde uren bij uw organisatie werken.
Er zijn 4 voorwaarden waar de werknemer aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor het LIV:
Als u voor een werknemer recht heeft op het LIV en het LKV, dan wordt alleen de hoogste tegemoetkoming betaald. Zijn de bedragen van het LIV en het LKV even hoog, dan wordt alleen het LKV betaald.
De voorwaarden voor het jeugd-LIV liggen net even anders. Medewerkers hebben recht op jeugd-LIV als:
Maandag t/m Vrijdag
09:00–17:30
Zaterdag-Zondag
Gesloten
Nationale feestdagen
Gesloten.
